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13 Tipps für erfolgreiche Meetings

Meetings, Besprechung

Sieben Besprechungen pro Woche, 19 Stunden der Arbeitszeit mit Meetings vergeudet, knapp fünf Stunden für die Vorbereitung aufgebracht…wer hat da schon Lust drauf? Dringend benötigte Arbeitszeit muss vernachlässigt werden, um teilweise sinnlose und unproduktive Besprechungen zu führen. Wir haben eine erleichternde Nachricht an Sie: Die Arbeitswoche muss nicht mit pausenlosen Meetings vollgestopft sein!

Erfolgreiche Meetings in 13 Schritten

Die Zahl 13 wird ständig negativ konnotiert und ist als Unglückszahl bekannt. Heute aber, ist es eine Glückszahl, denn diese 13 Tipps helfen Ihnen und Ihren Kollegen bei erfolgreichen Meetings.

  1. Pünktlichkeit: Pünktlichkeit erfordert Disziplin. Es mag schwer sein, diese zu erlernen, doch es ist durchaus möglich. Je pünktlicher ein Meeting begonnen wird, desto früher wird es beendet. Eine Win-Win-Situation für Teilnehmer als auch für den Vortragenden.
  2. Ein Highlight zur Eröffnung: Sie möchten die Aufmerksamkeit aller Meeting-Teilnehmer? Eröffnen Sie mit einer Anekdote oder fragen Sie, was den Kollegen besonders gut an dem Projekt gefällt. Die Aufmerksamkeit ist Ihnen garantiert.
  3. KOKS – Alltagsdrogen in Meetings: Kaffee, Obst, Kekse, Spaß – schlicht: KOKS. Ein Meeting ist anstrengend und oft nicht kurz. Um diese Zeit also zu überleben gilt es, kleine „Goodies“ parat zu haben, um die Mitarbeiter zu erfreuen und was hilft da besser als etwas Süßes.
  4. Deutsche Sprache schwere Sprache – oder? Kollegen beeindrucken Sie nicht mit der ständigen Verwendung von Fachausdrücken und eloquent gewählten Wörtern sowie verstrickten Satzbauten. Mit gewöhnlichen Worten, ungewöhnliche Dinge ausdrücken: Das sollte das Ziel jedes Meetings sein.
  5. Picture Perfect: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Halten Sie sich an dieses Motto und bestücken Sie Ihre PowerPoint Präsentation reichlich mit Bildern. Die Präsentation soll Ihren Vortrag nur unterstützen und nicht den gesamten Vortrag wiederspiegeln. Die Kollegen können sich ohnehin nur an fünf bis sieben Aspekte des Vortrags erinnern. Wozu also die Extraarbeit?
  6. Ja, ich bin ein Egoist: Seien Sie egoistisch und sprechen Sie von sich in der Ich-Person. „Du bist immer…“ zeigt eine höhere Angriffshaltung als „Ich wünsche mir, dass…“ Nutzen Sie die Kunst der Verwandlung und ändern sie Vorwürfe in Wünsche. Das stärkt das Gesprächsklima und fördert die Kommunikation.
  7. Have a Break: Nach 90 Minuten lässt die Konzentrationsfähigkeit nach. Pausieren Sie also das Meeting für einige Minuten, gerne auch in unregelmäßigen Abständen. Der Kopf wird wieder frei, man kann Gedanken zu anderen Themen finden und einfach mal durchatmen.
  8. Aus Sitzung wird Stehung: Zwei Stunden oder länger sitzen, erfordert keine Anstrengung. Zwei Stunden oder länger stehen, sehr wohl. Halten Sie die Meetings also im Stehen ab. Die Dauer der Meetings wird dadurch automatisch reduziert und die Aufmerksamkeit ist gesichert: Im Stehen kann man schlecht ein Nickerchen halten 😉
  9. Die Reihenfolge der Agenda ändern: Tagesordnungspunkt Vier an erster Stelle und Tagesordnungspunkt Zwei an letzter Stelle. Na, hätten Sie das erwartet? Überraschen Sie Ihre Zuhörer mit spontanen Änderungen in der Agenda. Insbesondere, wenn es dem Ende zugeht und die Aufmerksamkeit deutlich abflaut.
  10. Stille Wasser sind tief: Wahre Worte und doch so selten erhört. Schweigsame Menschen müssen zu ihrem Glück gezwungen werden, denn sie haben meist die besten Ideen. Sprechen Sie sie gezielt an und vermitteln Sie Ihrem Gesprächspartner Mut, seine Ideen mit den Kollegen zu teilen.
  11. Der Knigge fürs Gespräch: Zuhören, ausreden (lassen), Höflichkeit und Freundlichkeit. Vier wichtige Begleiter für jedes Gespräch. Halten Sie sich dran, als Vortragender als auch als Zuhörer. Niemand möchte sich an einer Diskussion beteiligen, in der Anschuldigungen und negatives Verhalten die Norm sind.
  12. Gemeinsame Dokumentation: Protokollieren Sie gemeinsam die wichtigsten Punkte des Meetings, sodass fehlende Kollegen effizient über die Ergebnisse des Meetings informiert werden können. Damit die Aufmerksamkeit erhalten bleibt, sollte jeder daran beteiligt sein. Verteilen Sie die Protokollierung der Tagesordnungspunkte unter den Kollegen und einigen Sie sich gemeinsam auf die wichtigsten Inhalte.
  13. Und, wie war ich? Ohne Feedback kann man nicht wachsen. Geben und fragen Sie nach Feedback von den Kollegen – zum Thema des Meetings und laufenden Projekten oder zum Vortragsstil. Akzeptieren Sie Rückmeldungen seitens Kollegen, egal, ob diese positiv oder negativ ausfallen.

Sehen Sie die Zahl 13 weiterhin als Unglückszahl? Probieren Sie diese Tipps im nächsten Meeting einfach aus und entscheiden, beziehungsweise sehen, Sie selbst, ob Sie im Glück oder im Unglück landen.

Lydia Hagen

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