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3 bewährte Tipps im Büroalltag: Zurück zum Wesentlichen

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Die Arbeitswelt wird immer schneller – und die Ablenkungen zahlreicher. Während manche Multi-Tasking zum Mythos erklären, sollen dennoch viele Aufgaben gleichzeitig bewältigt werden. Dabei gerät oft das Wesentliche aus dem Blick. Das Ergebnis ist Stress – und Frust, denn die Kernaktivitäten werden zusehends vernachlässigt. So werden Sie systematisch entspannter im Job: Mit diesen Tipps im Büroalltag tun Sie sich nicht nur selbst einen Gefallen, sondern tragen effektiv zum Unternehmenserfolg bei.

1. Tipp im Büroalltag: Delegieren Sie.

Wenn Sie die Frage: „Was löst bei Ihnen Stress aus?“ nur damit beantworten, dass es zu viel zu tun gibt, sollten Sie genauer hinsehen. Ein erster wichtiger Schritt ist zu klären, was genau Sie aufhält, unterbricht und damit Ihre Konzentration stört. In einem zweiten Schritt sollten Sie dann fragen: Können das wirklich nur Sie machen?

In vielen Unternehmen ist Teamwork und Aufgabenteilung gang und gäbe. Das Delegieren von Aufgaben setzt dabei jedoch keine steilen Hierarchien voraus. Die Erwartungshaltung ständiger Verfügbarkeit macht zum Beispiel das Schreiben und Beantworten von E-Mails zu einem der größten Stressfaktoren im Büroalltag.* Während immer alles gleichzeitig passieren soll, verliert man schnell die Kernaktivitäten des Unternehmens aus den Augen. Erfahrungsgemäß halten folgende Tätigkeiten im Büroalltag am meisten auf:

  • Erfassen von Daten
  • Telefonate und E-Mails
  • Aufsetzen, Verwalten und Verschicken von Dokumenten.

Um sich den Büroalltag zu erleichtern, können Sie diese Tätigkeiten an andere Delegieren. Auch professionelle Unterstützung bei Bürotätigkeiten lohnt sich – und wirkt sich langfristig positiv auf Motivation, Leistung und Effizienz im Unternehmen aus.

2. Tipp im Büroalltag: Arbeiten Sie mit den richtigen Tools.

Nur mit den richtigen Werkzeugen lässt es sich gut arbeiten. Gerade was die Software angeht, sind es maßgeblich zwei Fragen, die sich bei der Auswahl stellen:

  1. Wie gestaltet sich der Return on Investment (kurz: RoI)?
  2. Wie umfangreich sind die enthaltenen Funktionen?

Hier muss die Priorität von Anfang an klar sein: Bei den Tools im Büroalltag darf nicht gespart werden. Das betrifft nicht nur die Lizenzen, sondern auch den Umgang mit den Tools. Software-Schulungen beispielsweise sind nicht nur für die routinierte Anwendung empfehlenswert. Denn während die Arbeitsweise effizienter wird, erlebt auch die Mitarbeitermotivation einen Aufschwung.

3. Tipp im Büroalltag: Bleiben Sie in Bewegung.

Auch wenn der zu bearbeitende Stapel noch so hoch ist: Vergessen Sie nicht, sich auch zu bewegen. Dabei geht es nicht darum, Aufgaben aufzuschieben. Letztlich lässt sich vieles auch in Bewegung erledigen; probieren Sie es einfach aus. Für allgemein mehr Bewegung helfen auch einige einfache Tipps, die im Büroalltag fest integriert werden können – und das ohne Aufwand:

  • Geben Sie der Treppe den Vorzug (stärkt Kreislauf und Muskulatur).
  • Führen Sie Meetings im Stehen durch (steigert die Effizienz und Beteiligung).
  • Schauen Sie auch in anderen Abteilungen vorbei (fördert den Wissensaustausch).

Um sich immer wieder spielend zu überreden, können Sie auch die Einrichtung im Büro aktiv nutzen: Positionieren Sie beispielsweise den Mülleimer so weit entfernt, dass Sie sozusagen automatisch aufstehen.

*Siehe dazu auch unser Beitrag „Mails checken kostet einen ganzen Arbeitsmonat“.

Beate Greisel

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