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5 Fragen – 5 Antworten: Legalisation und Apostille

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Er eilt Deutschland auch international voraus: Der Ruf der Bürokratie. Die Wege durch Ämter und Behörden sind dabei nicht nur im Inland mitunter steinig, denn die Komplikationen nehmen zu, wenn die ausgestellten Dokumente im Ausland vorgelegt werden sollen. Bisweilen wird es nötig, für Ihre öffentlichen Urkunden eine Legalisation oder Apostille einzuholen. Unsere fünf Fragen und fünf Antworten zum Thema geben einen kurzen Einblick zu Stolpersteinen, bürokratischen Hürden und wichtigen Definitionen.

Was ist beim internationalen Urkundenverkehr zu beachten?

Die Gründe für einen Auslandsaufenthalt sind vielfältig: Work and Travel, Weiterbildungen, mit der Arbeit verbundene Aufträge oder Konferenzen oder auch Urlaub und Hochzeit sind gute Gründe, die Grenzen zu überwinden. Viele unterschätzen dabei allerdings den bürokratischen Aufwand, der hinter diesen Vorgängen steckt. Zwei wichtige Punkte, an denen internationale Vorhaben nicht selten scheitern, sind die Fristen und auch die Aussagekraft der Dokumente selbst. Das Paradebeispiel der langen Wartezeiten ist dabei wohl das Visum. Zudem werden bestimmte beurkundete Dokumente, die in Deutschland ausgestellt wurden, in einigen Ländern nicht ohne weiteres anerkannt beziehungsweise müssen erst geprüft und beglaubigt werden.

Was sind Legalisation und Apostille?

Legalisation und Apostille dienen genau zu diesem Zweck: Sie bestätigen die Echtheit und die inhaltliche Richtigkeit einer öffentlichen Urkunde, damit ausländische Gerichte und Behörden sie anerkennen können. Unter einer öffentlichen Urkunde wiederum versteht man beispielsweise

  • Personenstandsurkunden
  • gerichtliche Urkunden
  • notarielle Urkunden
  • Bescheinigungen von Verwaltungsbehörden.

Als private Urkunden, und damit nicht öffentlich, werden zum Beispiel Vollmachten oder eigenhändig verfasste Testamente bezeichnet. Sobald diese allerdings notariell oder von der Behörde beurkundet worden sind, handelt es sich wiederum um öffentliche Urkunden.

Die Begriffe Legalisation und Apostille betreffen genau diese öffentlichen Urkunden und bestätigen die Echtheit der öffentlichen Urkunde, die in einem anderen Land ausgestellt wurde. Durchgeführt wird die Legalisation durch einen Konsularbeamten des jeweiligen Staates, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll. Bei der Apostille hingegen bestätigt eine Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, deren Echtheit.

Was ist der Unterschied zur Beglaubigung?

Ein zentraler Unterschied zwischen Legalisation und Apostille im Vergleich zur Beglaubigung besteht in der Vollzugsperson. Nach § 129 BGB vollzieht ein Notar eine öffentliche Beglaubigung. Des Weiteren sind bestimmte Urkundspersonen der Betreuungsbehörde dazu befähigt. Die exakten Bestimmungen sind allerdings je nach Bundesland unterschiedlich geregelt. Von diesen Verfahren ist auch die beglaubigte Kopie zu unterscheiden: Dabei geht es lediglich darum, dass eine Abschrift mit der Urschrift inhaltlich identisch ist.

Wann braucht man Legalisation oder Apostille?

Der Zweck der Legalisation und der Apostille ist nachzuweisen, dass eine öffentliche Urkunde zum einen echt und zum anderen inhaltlich richtig ist. Ob diese Urkunde auch die formalen Vorschriften erfüllt, die die Behörden des Ziellandes vorgeben, ist eine andere Frage. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre öffentliche Urkunde einer Legalisation oder Apostille bedarf, lohnt es sich, nachzufragen um sicher zu gehen: Am besten bei der Auslandsvertretung jenes Staates, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll.

Wann braucht man sie nicht?

Deutschland hat mit einer Reihe von Staaten bilaterale völkerrechtliche Verträge geschlossen. In den folgenden Ländern wird die Vorlage werden Fragen zu öffentlichen Urkunden und zum Personenstandswesen vereinfacht:

  • Belgien
  • Dänemark
  • Frankreich
  • Griechenland
  • Italien
  • Luxemburg
  • Österreich
  • Schweiz.*

In diesen Ländern ist eine Legalisation öffentlicher Urkunden nicht notwendig.

 


*Vgl. Pdf-Dokument „Deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland“ auf www.konsularinfo.diplo.de (Stand: Februar 2017). In diesem Dokument finden sich weitere Informationen zu den verschiedenen internationalen Übereinkommen.

Beate Greisel

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