Tool Nr. 1: Papier, Siegel und Stempel
Umfragen zufolge träumen 71 Prozent der hiesigen Angestellten den Traum vom papierlosen Büro. Dennoch gibt es mehrere Gründe, die dafür sprechen, dass man künftig nicht wird auf Papier, Siegel und, gerne auch individuell gestaltete, Stempel verzichten können. Erstens gibt es zahlreiche Gesetze und Rechtsvorschriften, wie die vom Bundesfinanzministerium festgelegten „Grundsätze zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Diese Vorschriften verhindern, dass Dokumente ausschließlich digital aufbewahrt werden dürfen. Zweitens befürchtet ein Großteil der Unternehmen den Verlust digital aufbewahrter Daten. Und drittens, das haben mehrere, aufwendig durchgeführte Marketinguntersuchungen bewiesen, ist und bleibt die Kundenkommunikation mit Postbrief oder -karten eine der nachhaltig wirksamsten Instrumente zur Kundengewinnung beziehungsweise -bindung.
Tool Nr. 2: Desktop-PC beziehungsweise Notebook, Smartphone et cetera
Die Mühlen der Justiz mahlen langsam. Doch inzwischen hat selbst der Bundesgerichtshof (BGH) bestätigt, was Angestellten sowie Selbstständigen, quer durch alle Branchen, seit Langem bewusst ist: Dass das Internet so wichtig wie Autofahren ist. Keine Firma, in der nicht, von der Produktion bis hin zum Versand an den Endkunden, alle Abteilungen untereinander vernetzt sind. Das Büro als Schaltzentrale braucht daher neben einer stabilen High-Speed-Internet-Verbindung mindestens einen Computer. Die meisten nutzen für die stationäre Anwendung immer noch den guten alten Desktop-PC. Unter Berücksichtigung ergonomischer Aspekte lässt sich an diesem besonders gut arbeiten. Doch auch die mobilen Geräte erhalten zunehmend Einzug in die betrieblichen Abläufe. So können im Außendienst tätige, für sie wichtige, Informationen aus dem Unternehmensnetzwerk abrufen beziehungsweise für ihren Arbeitgeber relevante zeitnah einpflegen.
Tool Nr. 3: Kalender für Wand und Tisch
Ein weiteres Büro-Werkzeug, dem man im Zuge der digitalen Revolution schon oft den Tod vorhergesagt hat, ist der Kalender. Zugegeben, Social Collaboration-Tools wie Slack, Dropbox oder Yammer eignen sich hervorragend für unternehmensinternes Management. Vielen bleiben allerdings, sowohl aktuelle wie künftige Termine, nur bewusst, wenn sie sich diese auf einem großzügigen Wand- oder Tischkalender visualisieren. Streiten lässt sich allenfalls über den Taschenkalender. Zumindest bei uns, hier im Redaktionsbüro, hat sich das Smartphone als Alternative durchgesetzt.
Tool Nr. 4: Ergonomische Möbel für das Büro
Der Wandel zur Dienstleistungsgesellschaft hat dafür gesorgt, dass der deutsche Arbeitnehmer im Schnitt rund siebeneinhalb Stunden sitzt. Besonders ungesund ist langes Sitzen, wenn die Möbel darauf gar nicht ausgerichtet sind. Rückenschmerzen und damit verbundene Fehltage sind die Folgen. Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen in die Ausstattung ergonomischer Büromöbel investieren. Dazu zählen höhenverstellbare Stühle, versehen mit Armlehnen und Lordosenstützen sowie, ebenfalls höhenverstellbare, Schreibtische.
Tool Nr. 5: Ordner beziehungsweise ein funktionierendes Ablagesystem
Online wie offline ist nichts wichtiger, als den Überblick zu behalten. Etwa, um Kunden schnell weiterhelfen zu können, Behörden fristgerecht Unterlagen zu senden oder die Finanzen im Blick zu behalten. Ein Ablagesystem funktioniert dann am besten, wenn man dieses, grob zusammengefasst, in drei Bereiche einteilt:
- Ordner für die Buchhaltung (Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen und Steuerunterlagen)
- Ordner für Lieferanten, Geschäftspartner und Kunden
- Ordner für weiterführendes Informationsmaterial
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