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6S – Ordnung am Arbeitsplatz muss sein

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Büroklammern und Schlüssel haben auf dem 6S – Schreibtisch eigentlich nichts zu suchen. (Bild: startupstockphotos.com)

Schauen Sie sich doch mal um. Wie sieht es auf Ihrem Schreibtisch aus? Vermutlich tummeln sich dort ein Sammelsurium von Ordnern, wild verteilten Notizzetteln, bunt durcheinander gewürfelten Kugelschreibern, dazwischen irgendwo eine Schere, Büroklammern, der Tesa-Roller, eine übervolle Dokumentenablage und noch so allerhand mehr. Eben all das, was sich Tag für Tag bei uns auf den Schreibtischen ansammelt. Bei all dem Durcheinander kann man schon mal den Überblick verlieren. Dabei ist Ordnung am Arbeitsplatz wichtig. Ein ordentlicher Arbeitsplatz fördert Effizienz, die Produktivität und Kreativität bei der Arbeit. Zeit also, mal richtig aufzuräumen. Mit der 6S Methode versuchen immer mehr Firmen dem Bürochaos ein Ende zu setzen.

Wir zeigen Ihnen wie es funktioniert.

 

Mit 6S zu mehr Ordnung auf dem Schreibtisch

Was mittlerweile als 6S Methode bekannt ist, hat seinen Ursprung in der 5S Methode zur Arbeitsplatzoptimierung. Neu ist dieses Konzept nicht, denn die Wurzeln reichen bis in die Anfänge des 20. Jahrhunderts zurück. Von japanischen Managern entwickelt, sollte 5S Arbeitsplätze, die von mehreren Mitarbeitern geteilt wurden, optimieren, um so die Effizienz und die Disziplin im produzierenden Unternehmen zu gewährleisten. Die Methode, die eigentlich aus der Industrie bekannt ist, schlägt jetzt, 100 Jahre später in den Büroräumen ein. Besonders Großraumbüros können von den Vorteilen des 6S Konzepts profitieren. Denn 6S ist nicht nur zur Verschönerung des Arbeitsplatzes geeignet. Es hilft Suchzeiten zu verkürzen, ungenutzte Kreativitätspotenziale auszuschöpfen, eine gewisse Arbeitsroutine zu fördern und die Qualität der geleisteten Arbeit zu erhöhen.

Die einzelnen 6S Schritte

6S, das heißt konkret: Sortieren, Systematisch Anordnen, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin und Sicherheit. Sechs einzelne Schritte, die in ihrer Reihenfolge aufeinander aufbauen und einen Zyklus bilden, der bei Bedarf immer wiederholt werden kann.

  1. Im ersten Schritt steht das Sortieren im Vordergrund. Unnötige Büromaterialien werden aussortiert. Nur wirklich, für die aktuelle, eigene Arbeit, notwendige Dinge dürfen auf dem Schreibtisch bleiben. Ein Kategorisierung der verwendeten Materialien in die Häufigkeit ihrer Verwendung ist an dieser Stelle denkbar.
  2. Danach folgt das Systematische Anordnen oder das Schaffen einer Grundordnung. Dabei erhält jeder Gegenstand seinen eigenen festen Platz auf dem Schreibtisch. So sollte zum Beispiel eine Schere immer an der selben Stelle im Rollcontainer unter dem Schreibtisch zu finden sein. Oder der Tesa-Roller einen festen Platz zugewiesen bekommen, damit bei Bedarf nicht erst danach gesucht werden muss.
  3. Anschließend geht es an das Säubern. Dies soll vor allem gewährleisten, dass Büromaterialien auf ihre Funktionsfähigkeit getestet und in Ordnung gehalten werden. Der alte Drucker, der schon seit Jahren nicht mehr funktioniert, muss an dieser Stelle leider in den Schrottcontainer.
  4. Bei der Standardisierung machen Sie sich die eigene Ordnung am Besten selbst zur Regel. Ein Vorher-Nachher-Foto kann hilfreich sein, um diesen Schritt zu meistern.
  5. Auch der nächste Punkt, die Selbstdisziplin, kann damit besser gesteuert werden. Es gilt nämlich, nach all diesen Schritten, das Anordnen der benötigten Arbeitsutensilien auf dem Schreibtisch, zur Routine werden zu lassen und gegebenenfalls in zyklischen Abständen das 6S Programm zu wiederholen.
  6. 6S, bei dem alle bisher genannten Schritte methodengleich mit dem 5S Konzept sind, wird um einen weiteren Punkt ergänzt. Die Sicherheit. Dies bedeutet im Großraumbüro, die gegenseitige Kontrolle der ersten fünf Schritte und die Dokumentation ihrer Einhaltung. So wird dazu in einigen Firmen ein Mitarbeiter jeder Abteilung für diese Kontrollfunktion beauftragt. Damit die Vorteile, die die 6S Methode mit sich bringt über eine längere Dauer sicher gewährleistet werden kann, darf dieser dann die Kollegen auf ihr Schreibtischchaos ansprechen und gegebenenfalls zu mehr Ordnung ermahnen.

Auf AGITANO haben wir für Sie weitere Tipps und Tricks für die Ordnung am Arbeitsplatz gesammelt. Lesen Sie dazu auch: Ordnung halten leicht gemacht

Claudia Zesewitz

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