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Angestellte wollen papierloses Büro …

Laptop auf dem Online-Marketnig-Analyse-Tools angezeigt werden ohne digitale Wirtschaft ein undenkbarer Arbeitsplatz. Digitalisierung im Büro

… und halten dieses auch für machbar. Das zeigen Ergebnisse einer Studie, für die über 800 Büroangestellte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt wurden.*

Digitalisierung kommt im Büro gut an

Laut einer aktuellen Studie von TNS Emnid im Auftrag des Softwareherstellers Sage halten 71 Prozent der über 800 befragten Büroangestellten „die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren“ für sinnvoll. Ein Drittel stimmt der Aussage sogar voll zu, nur 27 Prozent stimmen eher nicht oder nicht zu. Damit ist klar: Die Digitalisierung der Geschäftsabläufe im Büro kommt bei den betroffenen Mitarbeitern mehrheitlich gut an. Doch ist ein nahezu papierloses Büro überhaupt machbar? Auch diese Frage stellten die Marktforscher den Teilnehmern der Sage Studie – und registrierten eine Zustimmung von mehr als zwei Drittel (67 Prozent) der Befragten in diesem Punkt.

Zeitersparnis und Umweltschutz wichtigste Treiber

Als Hauptargument für das papierlose Büro führt ein gutes Drittel (34 Prozent) der Befürworter in Deutschland Zeitersparnis im Arbeitsalltag an, beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Unterlagen und Informationen. In der Schweiz teilen diese Einschätzung nur 17 Prozent der Befürworter. Die Schweizer nennen zu 38 Prozent, die Österreicher gar zu 44 Prozent den Umweltschutz als wichtigsten Treiber. In Deutschland ist dieser Aspekt für 32 Prozent der Befragten von Bedeutung.

Langsame Fortschritte

Eine deutliche Mehrheit (54 Prozent) der deutschen Studienteilnehmer hat in den vergangenen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro registriert. Ein knappes Drittel (30 Prozent) stellte keine Veränderung fest und nur 15 Prozent nahmen eine Zunahme des Papierverbrauchs wahr. In Österreich (67 Prozent) und der Schweiz (60 Prozent) hingegen fiel der Rückgang des Papiereinsatzes deutlich stärker aus. Eine Ursache dieser unterschiedlichen Entwicklungen liegt offenkundig im Umgang der Unternehmen mit dem Thema: Während in Österreich 65 Prozent und in der Schweiz immerhin 61 Prozent der Unternehmen Schritte unternommen haben, um dem papierlosen Büro näher zu kommen, wurden in Deutschland nur 56 Prozent aktiv. Aber auch das persönliche Handeln der Befragten unterscheidet sich teilweise deutlich: So drucken in Deutschland mehr als ein Fünftel der Befragten (21 Prozent) geschäftliche Unterlagen, die sie per Mail erhalten, fast immer aus. In der Schweiz tun das nur 15 Prozent. „Fast nie“ hingegen drucken in der Schweiz 30 Prozent, in Deutschland nur 22 Prozent ihre E-Mails aus.

Angst vor Datenverlust und Bürokratie bremsen die Digitalisierung

Die größten Hindernisse, die deutsche Unternehmen davon abhalten, den Papierverbrauch durch Software-Einsatz zu reduzieren, sind der Studie zufolge die Angst vor dem Verlust von Daten (62 Prozent) und hohe bürokratische Hürden im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit (46 Prozent).

Dazu erklärt Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei der Sage Group plc: „Wenn fast die Hälfte der Unternehmen durch bürokratische Hürden gehindert wird, die Digitalisierung im Büro voranzutreiben, ist das eine erhebliche Einschränkung ihrer Wettbewerbsfähigkeit und eine Gefahr für den Standort Deutschland. Aus der Studie »Bürokratie im deutschen Mittelstand« wissen wir, dass die Belastung der Unternehmen durch die Bürokratie infolge zahlreicher Gesetzesänderungen und neuer Vorschriften wie der »Grundsätze zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)« permanent steigt. Wir von Sage fordern deshalb die politischen Entscheidungsträger auf, den Kampf der Wirtschaft gegen die Bürokratie weiter wirkungsvoll zu unterstützen und die Digitalisierung stärker voranzutreiben. Gleichzeitig ermuntern wir die Entscheider in den Unternehmen, die Aufgeschlossenheit ihrer Mitarbeiter konsequenter zu nutzen und sie auf dem Weg zum nahezu papierlosen Büro mit geeigneten Lösungen auszustatten – zum Beispiel für die elektronische Archivierung oder digitale durchgehende Prozesse.“

Bislang, auch das zeigt die aktuelle Sage Studie zum papierlosen Büro, erlebt ein gutes Viertel der deutschen Befragten (26 Prozent) im eigenen Unternehmen immer noch mangelnde Änderungsbereitschaft als ein Haupthindernis bei der Reduzierung des Papierverbrauchs.

*Über die Studie:

Die Umfrage „Büroarbeit digitalisieren! Eine Studie zum papierlosen Büro der Zukunft“ wurde unter 808 Büroangestellten in Deutschland (400), Österreich (207) und der Schweiz (201) durch das Marktforschungsunternehmen TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH durchgeführt. Weiterführende Informationen zum Inhalt und Aufbau der Studie finden am Thema Interessierte unter folgendem Kurzlink: http://bit.ly/2dHzTJX

Über Sage:

Sage ist unternehmenseigenen Angaben zufolge Marktführer für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- und Bezahlsysteme und unterstützt die Ambitionen von Unternehmern weltweit. Mehr zum Unternehmen, seinen Produkten und Services erfahren am Thema Interessierte unter www.sage.de.

Christoph Schroeder

Ein Kommentar zu “Angestellte wollen papierloses Büro …

  1. Die Zeitersparnis ist enorm! Ich habe hier über 200.000 Dokumente in meinem DMS, darunter E-Mails, Projektunterlagen, Fachartikel, E-Books,… Da müsste ich aber lange suchen, wenn das in irgendwelchen Aktenordnern abgeheftet wäre. Der Drucker kommt fast gar nicht mehr zum Einsatz.

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