Management

Ansätze zur Homogenisierung und Standardisierung der internen IT

2teilige Themenserie: "Unternehmenszukäufe: Wildwuchs in der IT und wie Sie ihn vermeiden und auflösen"

Zu diesem Thema sprach AGITANO mit Norbert Fuchs, Geschäftsführer der Managementberatung convio Leadership Consulting. Die im 1. Teil dargelegten negativen Folgen eines Wildwuchses in der unternehmensinternen IT führen dazu, dass das Management den Missstand auf die Tagesordnung setzt, konsequent beseitigt und optimierte Strukturen aufbaut.

Norbert Fuchs steht für „Strategie, Struktur, Kultur – und Humor!“

Im 2. Teil des Fachbeitrags werden praktische Ansätze dargelegt, wie eine Homogenisierung und Standardisierung der internen IT erfolgen kann und entsprechende Synergieeffekte realisiert werden können.

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Im Fokus stehen einerseits die Möglichkeit, gezielt Kosten zu reduzieren, und andererseits die Performance des Unternehmens und somit die Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Marktsituationen gezielt zu verbessern. Dabei ist es unerheblich, inwieweit der Wildwuchs in der IT-Landschaft infolge des natürlichen Unternehmenswachstums oder im Zuge von Unternehmenszukäufen entstanden ist.

Die Homogenisierung und Standardisierung der bestehenden IT erfolgt in mehreren Schritten.

Zunächst werden die IT-Infrastruktur und die Basis-Dienste betrachtet (Netzwerke, Email, Drucken, Helpdesk etc.). Die Analysephase kann hier meist kurz gehalten werden, ebenso die Definition der zukünftigen Geschäftsanforderungen und der neuen IT-Ziellandschaft mit den dazugehörigen Standards. Die Migrations- bzw. Integrationsstrategie kann dagegen unterschiedlich aufwändig ausfallen, wobei auch hier schon organisatorische Änderungen erforderlich sein können.

Anschließend werden die Querschnittsbereiche vereinheitlicht (u.a. Rechnungswesen, Buchhaltung, Personal etc.), d.h. die geschäftliche Seite des Unternehmens wird zusammengeführt und konsolidiert. Hier ist meist schon ein höherer Aufwand für Analyse und Soll-Definition erforderlich. Die Umsetzung erfordert in der Regel organisatorische und personelle Veränderungen, die ebenfalls sauber zu steuern sind.

Der größte Aufwand entsteht für die Harmonisierung des operativen Geschäfts mit seinen spezifischen Kerngeschäftsprozessen. Insbesondere die Soll-Definition, die Entwicklung der IT-Ziellandschaft und die Planung der Migrationsstrategie erfordern eine hohe Sorgfalt. Schließlich sollen sowohl das laufende Geschäft sichergestellt als auch die zukünftigen geschäftlichen Ziele erreicht werden. Dann werden auch die operativen Geschäftsbereiche schrittweise auf die neuen Prozesse und die neue IT-Landschaft transformiert.

Der Fokus muss klar auf einer „Schlanken IT“ liegen, welche meist in einem stufenweisen Ansatz mit mehreren Optimierungsschleifen erreicht wird. Dabei müssen sich Unternehmen, insbesondere Mittelständler, fragen, inwieweit die IT intern betrieben wird oder Optionen wie SaaS oder Outsourcing eine valide Alternative darstellen. Professionelle Dienstleister können hier attraktive Lösungen für Unternehmen jeglicher Größe anbieten. Ein solcher Ansatz kann auch im Vorfeld eines Unternehmenszukaufs geprüft werden: Einfache und standardisierte Anwendungen mit wenigen spezialisierten, am Markt differenzierenden Besonderheiten erleichtern die Integration und Konsolidierung neuer Gesellschaften. Im Umfeld von Unternehmenszukäufen kann es wichtiger sein, eine Anwendung schnell wechseln zu können, anstatt die funktional umfassendste Lösung zu wählen.

Unternehmen sollten, wenn nicht gar müssen, regelmäßig ihre IT-Landschaft auf Optimierungs- und Synergiepotentiale überprüfen und sukzessive ihre IT standardisieren und konsolidieren. Denn wenn die schlanke IT ein Wunsch bleibt, werden sich diese mittelfristig aus der Marktwirklichkeit verabschieden. Mit einer schlanken und leistungsfähigen IT schaffen die Verantwortlichen dagegen eine zentrale Voraussetzung für die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens.

 

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