Finanzen

Buchhaltung für Kleinunternehmer – Was müssen Sie beachten?

Unterlagen fuer die Buchhaltung auf dem Schreibttisch zurechtgelegt, Arbeitsplatz mit Unterlagen und Notebook

Auch wenn Sie als Kleinunternehmer im Vergleich zu großen Konzernen eine überschaubare Anzahl an Geschäftsvorfällen haben, kommt der Buchführung dennoch eine wichtige Aufgabe zu. Sie ist die Basis für Ihren Jahresabschluss und liefert sowohl Ihnen selbst als auch Dritten wie beispielsweise Kapitalgebern ein genaues Bild der finanziellen Lage Ihres Unternehmens. Aufgrund ihrer Bedeutung gelten auch bei der Buchhaltung für Kleinunternehmer bestimmte Regeln, Gesetze und Fristen, die Sie einhalten müssen. Welche sind das?

Zunächst ist wichtig die Unterschiede der beiden Buchhaltungsarten zu kennen und zu wissen, wann Sie welche anwenden dürfen. Die einfachere Variante ist die Einnahmen-Überschussrechnung, kurz EÜR, die lediglich in einem Journal (Grundbuch) alle Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens gegenüberstellt. Sie darf von Freiberuflern, Gewerbetreibenden mit geringem Einkommen sowie landwirtschaftlichen Betrieben durchgeführt werden.

Die andere ist die sogenannte Doppik, die doppelte Buchführung. Sie ist Basis für Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Zu dieser Variante sind alle Unternehmen ab einem bestimmten Umsatz und Gewinn sowie all jene, die im Handelsregister eingetragen sind, verpflichtet. Weiterführende Informationen über die Buchführung können Sie auf dieser Seite nachlesen.

Die Pflichten der Buchhaltung

Müssen Sie als Kleinunternehmer doppelt Bücher führen, müssen sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig, genau, geordnet und zeitnah auf den verschiedenen Konten und Büchern der Doppik verbucht werden. Doch auch bei der EÜR ist eine ordentliche Erfassung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben wichtig, um am Jahresende einen Abschluss erstellen zu können, der den tatsächlichen Verhältnissen entspricht.

Weitere Vorgaben bei der Aufzeichnung:

  • Jeder Buchung muss ein Beleg zugeordnet werden, welcher den Zeitpunkt und Betrag des Geschäftsvorfalls nachweisen kann. Die Belege sollten chronologisch und sortiert aufbewahrt werden.
  • Änderungen der Buchungen sind nur möglich, wenn der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleibt und der Zeitpunkt der Korrektur vermerkt ist.
  • Bareinnahmen und –ausgaben sind am besten am Ende jedes Geschäftstages im Kassenbuch zu erfassen.
  • Nutzen Sie eine Buchhaltungs-Software müssen die elektronischen Daten während der Aufbewahrungsfrist zu jedem Zeitpunkt verfügbar und lesbar sein.

Neben den Vorschriften zur Erfassung der Geschäftsvorfälle schreibt der Gesetzgeber außerdem vor, dass Sie die Unterlagen und Belege der Buchhaltung für zehn Jahre aufbewahren müssen. Geschäftsbriefe, Emails und weitere Schriftstücke, die für das Finanzamt ebenfalls von Bedeutung sein könnten, müssen Sie 6 Jahre zur Einsicht bereithalten.

Welche Fristen müssen Sie einhalten?

Wenn Sie nicht die Kleinunternehmerregelung nach Paragraph 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) anwenden, müssen Sie Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und sind gleichzeitig zum Vorsteuerabzug berechtigt. Dazu müssen Sie nicht nur am Ende des Geschäftsjahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben, sondern auch jeden Monat eine Umsatzsteuer-Voranmeldung vornehmen. Diese ist spätestens zehn Tage nach Monatsende fällig und muss online ans Finanzamt übermittelt werden. Den entsprechenden Betrag müssen Sie im Anschluss gleich überweisen.

Ausnahmen:

  • Umsatzsteuerbetrag pro Jahr < 7.500 Euro: Voranmeldung ist nur alle drei Monate erforderlich
  • Umsatzsteuerbetrag pro Jahr < 1.000 Euro: keine Voranmeldung notwendig

Ein wichtiger Termin in Sachen Steuern ist außerdem der 31. Mai. Bis zu diesem Tag müssen Sie spätestens Ihre Gewinnermittlung zusammen mit Ihrer Steuererklärung für das vergangene Geschäftsjahr beim Fiskus eingereicht haben.

Wenn Sie sich an die entsprechenden Regelungen halten, hilft Ihnen dies dabei, eine ordnungsgemäße Buchführung durchzuführen und über die verschiedenen Geschäftsvorfälle einen sehr guten Überblick zu haben. Gleichzeitig erleichtert Ihnen dies auch die Einhaltung bestimmter Fristen, weil Sie durch eine ordentliche Buchhaltung auf diese bereits vorbereitet sind und die Abgabe der entsprechenden Daten unproblematisch zum Stichtag erfolgen kann.

Christoph Schroeder

Ein Kommentar zu “Buchhaltung für Kleinunternehmer – Was müssen Sie beachten?

  1. Interessanter Artikel für Gründer. Selbständig einen Weg durch den Steuerdschungel zu finden, wird allerdings schwierig. Wir bitten Hilfe und erledigen alle diese Wege und Fragen. Trotz der vielen hilfreichen Informationen im Internet, kommen immer wieder Mandanten zu uns die überfordert sind, mit allen Anforderungen der Finanzbehörden. Viele Gründer sind der Meinung sie können die Wege mit den Behörden allein schaffen, da es ja genügend Information im Internet gibt und so schwierig kann das ja nicht sein. Es kommt immer wieder vor, dass wir Berge an angehäuften Sachen bekommen, da viele Gründer überfordert sind mit den Anforderungen. Wir halten es dennoch für sinnvoll, dass solche Artikel veröffentlicht werden um den Umfang einer Buchhaltung zu verdeutlichen.

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