In Deutschlands Büros wird lediglich drei Tage pro Woche gearbeitet. Das ist das zentrale Ergebnis einer aktuellen Studie zur Arbeitseffizienz im Büro. Schuld daran: Gestiegene Kommunikationsanforderungen und Ineffizienzen in der Büroorganisation.
Trotz Überstunden zu wenig Leistung?
Effizienz stellt eine dringende Notwendigkeit der Zeit dar. Aus diesem Grund hat die AKAD Hochschule in Leipzig, in Zusammenarbeit mit der tempus GmbH die größte Online-Befragung im deutschsprachigen Raum zur Arbeitseffizienz im Büro durchgeführt. Dabei kam heraus: Im Durchschniit kommen die über 1.500 Befragten auf 16 Prozent Überstunden. Bei einer 40 Stundenwoche entspricht das fast einem ganzen Arbeitstag. Dennoch beschleicht fünf von sechs das unangenehme Gefühl, nicht genügend geleistet zu haben.
Ein Tag nur für E-Mails
„Eine Ursache liegt im beständig wachsenden Kommunikationsaufwand“, so Prof. Dr. Daniel Markgraf zu den Ergebnissen der Studie. Ob die Kommunikation mit Kunden, interne Absprachen oder die Überwachung von Aufgaben – aufsummiert verbringen Bürotätige im Durchschnitt einen Tag pro Woche mit der Bearbeitung von E-Mails und einen weiteren in Besprechungen. Jeder Vierte empfindet mehr als die Hälfte der empfangenen Mails als unproduktiv. Dennoch lesen 60 Prozent der Befragten E-Mails auch außerhalb ihrer Arbeitszeit. Hinzu kommen Aktivitäten in Online-Netzwerken und Instant-Messenger-Angeboten. „Facebook und Skype sind“, wie der Professor bemerkt, „auch im beruflichen Umfeld auf dem Vormarsch, dort aber noch nicht etabliert.“
Mehr als jede dritte Aufgabe bleibt unerledigt
Gleichzeitig werden in Besprechungen vereinbarte To-dos nur zu 60 Prozent umgesetzt. Mit anderen Worten: mehr als jede dritte Aufgabe bleibt unerledigt- Jürgen Kurz, Geschäftsführer der tempus GmbH, überraschen diese Ergebnisse nicht: „Die Erfahrungen aus meiner Beratungspraxis decken sich mit den ermittelten Zahlen. In Großunternehmen werden laut Aussagen der Mitarbeiter eher nur 30-40 Prozent der in Besprechungen vereinbarten Aufgaben tatsächlich erledigt.“
Aber die Studie zeigt auch, dass ein großes Verbesserungspotenzial in der Büroorganisation steckt. Knapp die Hälfte der Befragten geht davon aus, dass sie allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz um mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten könnten.
(cs mit Informationsmaterial der AKAD Hochschule in Leipzig)
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Hintergrundinformationen zu Inhalt und Aufbau der Studie:
„Arbeitswelten im Wandel. Auswirkungen von etablierten Kommunikationsmittel und sozialen Medien auf die Effizienz modernen Arbeitens“, so der vollständige Titel der Arbeitseffizienz-Studie, die in zwei Teilen als Online-Befragung durchgeführt wurde. Zu Fragen der Arbeitsbelastung durch klassische Herausforderungen der Arbeitsorganisation und der E-Mail-Kommunikation standen 2.068 verwertbare Datensätze zur Verfügung, zum Umgang mit sozialen Netzwerken und Instant-Messenger 1.501, da deren Verbreitung im beruflichen Umfeld noch nicht so hoch ist. Die Befragung wurde im Januar (E-Mails) bzw. März (Neue Medien) 2013 durchgeführt. Befragt wurden Büro-Mitarbeiter und Selbstständige aus allen Branchen und Hierarchieebenen.
