Management

Das Leben im Büro clever organisieren

„Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen“, wie der Volksmund so schön und gerne sagt. Nun mag jeder für sich selbst entscheiden, welchen Grad an Ordnung er oder sie für seine beziehungsweise ihre eigenen vier Wände für angemessen erachtet. Im Büro liegt der Fall jedoch anders.

So müssen wichtige Dokumente wie Termine, Verträge, Rechnungen nicht nur für einen selbst, sondern auch für Kollegen und Vorgesetzte auf nachvollziehbare Art und Weise geordnet sein, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.

Folgende Tipps, helfen Ihnen und Ihren Kollegen den Überblick zu behalten:

Klebezettel nicht länger als acht Stunden nutzen

Ordnder, Akten, Bank, Etiketten
Etikettierte Ordner sind das A und O für einen reibungslosen im Büro (Bild: GG-Berlin / pixelio.de).

Das Verb „sich verzetteln“ hat vor allem im Arbeitsalltag durchaus seine Daseinsberechtigung. Auf einigen Büroarbeitsplätzen sind derart viel Post-Its geklebt, dass sie jedem Spam-Ordner eines E-Mail-Postfachs locker Konkurrenz machen können und es einem unmöglich machen einen kühlen Kopf zu bewahren. Seien Sie konsequent! Nutzen Sie die kleinen Klebezettel ausschließlich für Aufgaben, welche die Halbwertszeit eines Arbeitstages nicht überdauern.

Bauen Sie sich ihr eigenes Informationszentrum

Wichtige Unterlagen, wie zum Beispiel Telefonnummern, Log In-Daten, Aktenzeichen et cetera, sollten Sie in einem Foliensichtbuch sammeln und dieses stets griffbereit haben. Dank zuvor erstelltem Inhaltsverzeichnis haben Sie jede Information bei Bedarf sofort zur Hand.

Der „drei-Fächer-Posteingang“

Ob nun digital oder analog. Das Prinzip ist bei beiden Postfächern das gleiche.: Eingang, Bearbeiten, Ausgang – wer seine Firmenpost dergestalt sortiert, verliert schon mal nicht den Grundüberblick. Dann heißt es aber auch: konsequent bleiben! Denn jedes Blatt im jeweiligen Fach darf nur einmal am Tag bearbeitet werden. Will heißen, entweder gleich abheften, sofort erledigen oder wegwerfen beziehungsweise an den zuständigen Kollegen weiterleiten.

Trotz Digitalisierung – Ordnder sind das halbe Leben


Der Traum vom papierlosen Büro wird, aller Innovationen innerhalb der Informations- und KommunikationsBechnologie-Branche (IKT) zum Trotz, wohl immer genau das bleiben – ein Traum. Wohl auch deshalb, weil in Bezug auf die Unterlagen aus steuerrechtlichen Gründen oft einen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt. Und genau aus diesem Grund werden auch weiterhin Berge von Akten anfallen, die archiviert werden müssen. Deshalb gehört der gute, alte Ringordner weiterhin zum Büroalltag. Damit in diesen die Dokumente, die man wirklich braucht von einem selbst, den Kollegen und Vorgesetzten zeitnah gefunden werden, sind hochwertige, selbstklebende Universaletiketten ein unbedingtes Muss.

Zudem haben sie eine weitere, nicht zu unterschätzende Funktion. Werden in Firmenbereichen, wo auch Kunden Zutritt haben (wie zum Beispiel das Vorzimmer) genutzt, so präsentieren die Klebeetiketten die Professionalität des Unternehmens. Diese sich zu beschaffen, ist inzwischen sehr einfach. Auf für den Bürobedarf spezialisierten Internetportalen wie zum Beispiel diesem hier findet man Etiketten und alles weitere, was man zum cleveren Organisieren seines Arbeitsplatzes braucht.

Christoph Schroeder

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