Management

Das papierlose Büro: Wozu noch Stempel?

Die Ausbreitung von modernen Kommunikationsmitteln und der Siegeszug des Computers ließ in den späten 80er Jahren das Schlagwort vom papierlosen Büro aufkommen. Das erwies sich aber als Irrglaube: Nach wie vor wird in Büros gedruckt, was das Zeug hält. Oft unnötigerweise. Mindestens genauso oft braucht man die Drucke aber wirklich – und auch Stempel sind im heutigen Arbeitsalltag nach wie vor notwendig.

 

Stempel, Büro, Büroorganisation
Stempel sind für die Büroorganisation unersetzbar. (Bild: Tim Reckmann / pixelio.de)

Braucht man Stempel noch?

Vor allem Rechtsanwälte oder Notare, aber auch Gerichtsvollzieher brauchen in ihrer täglichen Arbeit Stempel. Denn mit einem Stempel, den man z.B. über www.stempelservice.de beziehen kann, wird die Echtheit des Dokuments bestätigt. Auch wenn unterschriebene Dokumente vorgelegt werden müssen, geht das nicht ohne Papier. Das papierlose Büro ist hier also nicht umsetzbar, denn der Schriftverkehr muss aus Rechtsgründen in Papierform vorliegen.

Stempel oder digitale Signatur?

Aber auch in anderen Büros helfen Stempel, Organisation und Ablage zu erleichtern. Mit einem Posteingangsstempel versehene Briefe lassen sich leichter sortieren und die Gefahr, etwas zu übersehen, ist kleiner. Ordnung halten wird so einfacher. Zwar können auch digitale Signaturen – in manchen Fällen – Stempel ersetzen. Oft sind die Geräte, die man für elektronische Signaturen braucht, nicht allgemein verfügbar. Zudem sind sie mitunter umständlich und teuer. Wie man sie richtig nutzt, ist den meisten unbekannt – deshalb ist ihre Einführung mit hohem Aufwand verbunden. Ein Stempel erfüllt den gleichen Zweck und ist zudem noch günstig und einfach zu nutzen.

Warum es mit dem papierlosen Büro nicht klappt

Das papierlose Büro klingt anfangs verlockend. Schaut man genauer hin, dann zeigen sich aber die Probleme. Das zeigt auch die Praxis: Sonst hätte es mit dem papierlosen Büro ja längst klappen müssen.

Worin liegen – neben Rechtsgründen – die Hauptursachen für das Scheitern des papierlosen Büros?

  • Mangelhafte EDV-Kenntnisse. Die Mitarbeiter haben zu wenig Knowhow, was Serverspeicherung, Links, semantische Auszeichnung und Metadaten angeht. Auch veraltete Betriebssysteme können ein Hinderungsgrund sein.
  • Koordinationsprobleme. Selbst wenn das eigene Unternehmen das papierlose Büro umgesetzt hat, heißt das noch lange nicht, dass Geschäftspartner das auch tun. Für die Korrespondenz bedeutet das, dass Dokumente eingescannt bzw. ausgedruckt werden müssen und das papierlose Büro und die damit verbundene erhoffte Kostensenkung ad absurdum geführt werden.
  • Doppelter Aufwand. Wer sowohl EDV als auch Papier nutzt, erhöht meist den Papierbedarf noch. Häufiges Ausdrucken ist einfach, wenn man am PC sitzt. Das senkt die Hemmschwelle und kann dazu führen, dass der Papierbedarf noch steigt.

Für Unternehmen wäre es wichtig, einen konsequenten Kurs in der Frage „Papier oder nicht?“ zu verfolgen. Denn die Nutzung beider Möglichkeiten führt zu Ineffizienzen und Kostensteigerungen. Deshalb müssen Konzepte und Strategien erarbeitet werden, die sich auch in konkreten Handlungsanweisungen gegenüber den Mitarbeitern zeigen.

Katja Heumader

Ein Kommentar zu “Das papierlose Büro: Wozu noch Stempel?

  1. Hallo,

    die Bedenken hinsichtlich der mangelnden Kompetenz der Mitarbeiter sind auf jeden Fall gerechtfertigt – dies kann aber nicht auf ewig als Ausrede dafür herhalten, nichts zu ändern. In den USA zum Beispiel wechseln schon viele kleine Firmen, Rechtsanwaltskanzleien etc. in die Cloud, weil a) sie von überall mit Smartphones und Tablets arbeiten möchten b) sie das tun müssen, um auf längere Sicht wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier sind Programme wie PracticePanther etc. aber auch deutlich einfacher als viele Lösungen, die man hierzulande kennt, und der Support ist sehr gut. Hier kann man sich eine Scheibe abschneiden.

    LG
    Laura

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