… oder wie Sie sich als Keynote Speaker, Trainer oder Coach strategisch als Experte positionieren. Kolumne von Monika Paitl
Nun auch in englischer Sprache weiter unten im Text. Please scroll down for the English version.
Keine Angst. Ich schlage nicht vor, Pressemappen abzuschaffen. Dazu sind sie zu wichtig, um die grundlegenden Informationen Ihres Expertenstatus an die Öffentlichkeit zu tragen. Der Fokus liegt hier auf dem Wort „klassisch“. Ich bin der festen Überzeugung, dass Pressemappen, wie Sie bisher aussahen, langsam aber sicher der Vergangenheit angehören. Vielleicht nicht betreffend Produkte oder Unternehmen. Auf jeden Fall aber betreffend Experten wie Sie!
Die Digitale Welt setzt ihren Vormarsch fort. Wir machen uns mehr und mehr über Social Media bekannt. Pressemappen müssen sich dieser Entwicklung logischerweise anpassen. Aber gleichzeitig auch so aufgebaut sein, dass Sie (noch) für Print ebenfalls gut zu gebrauchen sind. Wir befinden uns im Moment in einem Transitionsprozess. Manche Medien wünschen die klassischen Varianten. Andere, progressivere, wünschen neue Wege des Informationserhaltes. Auf Messen oder anlässlich einer Pressekonferenz ist die gedruckte Pressemappe sicherlich noch teilweise erforderlich.
Für mich gibt es drei Varianten: die klassische Pressemappe in Print, die klassische Pressemappe, die elektronisch versandt wird und das vritable „Electronic Press Kit“, EPK.
Wie gehen Sie also vor? Eine Pressemappe enthält – egal auf welchem Wege sie verteilt wird – am besten die folgenden Elemente:
– Eine 1 – 2 seitigen Informationstext (A4) über Sie und Ihr Portfolio (Backgrounder). In dem Text legen Sie Ihr Thema dar, wie Sie sich zu diesem Thema hinentwickelt haben und ihre Expertise dazu. Schreiben Sie in der dritten Person. Sehen Sie bitte von werblicher Sprache und der Nennung von Kundenreferenzen ab. Dies ist kein Verkaufs-, sondern ein Reputationstext über Sie. Ihre Erfolge können Sie – sachlich formuliert – natürlich nennen. Am Ende des Textes fügen Sie Ihren Website, Ihre e-Mail Adresse, die Adresse Ihres Blogs und sonstige Social Media Adressen hinzu.
– Aus dieser längeren Version kreieren Sie eine knappe Version, die in max. 500 Zeichen Ihr Thema und Ihr Portfolio umreißt. Dieser Text, in der Fachsprache „Boilerplate“ gennant, wird im Anschluss an Ihre Beiträge als Kurz-Info „über den Autor“ in allen Publikationen, in denen Sie erscheinen, gebracht. Medien verwenden diese Kurz-Infos gerne, wenn sie über Sie berichten. Es ist also sehr wichtig, in diesem kurzen Text präzise darzulegen, wer Sie sind, welches Wissen als Experte Sie bieten und wofür Sie stehen. Tipp: Wenn jemand, der Sie nicht kennt, Ihren Boilerplate liest und genau versteht, was Sie machen, dann ist der Boilerplate gut und kann verwendet werden!
– Stellen Sie sicher, dass die Formate es zulassen, dass die Medien-Empfänger leicht auf alle Texte zugreifen können.
– Des weiteren enthält die Pressemappe mind. 3-5 hochaufgelöste (300 dpi) Pressefotos inklusive Bildunterzeile.
– Ergänzend fügen Sie eine repräsentative Auswahl Ihrer zuletzt erschienenen Pressemitteilungen und Fachartikel hinzu.
– Sie können auch ein vorgefertigtes Interview zu Ihren Hauptthemen anfügen.
– Im Falle einer Pressekonferenz enthält die Pressemappe auch die aktuelle(n) Pressemitteilungen zum direkten Anlass der Pressekonferenz. In diesem Fall wird der Inhalt gedruckt und die Pressemappe vor Ort an die Medienvertreter verteilt. Hier ist die Beigabe einer CD/DVD mit dem gesamten Inhalt – Text, Fotos erforderlich. Die Pressemappe an sich sollte im Design Ihre Farben und Ihre CI widerspiegeln.
– Bisher bleibt es klassisch. So haben wir es bisher gemacht. So werden manche es weiterhin tun. Anlässlich von Medienanfragen oder pro-aktiver Medienansprache versenden Sie diese Pressemappe elektronisch. Das ist üblich. Der elektronische Versand bedeutet jedoch noch nicht, dass dies ein „Electronic Press Kit“ als solches darstellt.
– Dazu gehört mehr: Was Sie heute positiv abhebt und nach vorne bringt, ist ein von Profis erstelltes Electronic Press Kit (EPK), eine audiovisuelle Pressemappe in elektronischer Form. Diese wird von TV-Journalisten und Internetmedien sehr geschätzt. Ein EPK ermöglicht es Medien, hochprofessionelles, gut aufbereitetes Filmmaterial von Qualität zu verwenden. In einer der nächsten Kolumnen werde ich auf dieses Thema noch gesondert eingehen. Besonders interessant ist Bewegtbild für Online- und Themenportale. Innerhalb dieses Electronic Press Kit stellen Sie einen Imagefilm, Kurz-Videos von Interviews zu Ihren Themen, ev. Mitschnitte von Ihren Auftritten zur Verfügung. Erstklassige Qualität und professionelle Produktion sind hier Voraussetzung für Erfolg im Netz. Dieser Einsatz von Bewegtbild erlaubt es Ihnen, sich individuell, anders, persönlich und professionell authentisch darzustellen. Sie haben damit definitiv die Nase vorn und positionieren sich als moderner, dynamischer Experte zu Ihrem Thema.
Das nächste Mal geht es um die Pressemitteilung im Web 2.0. Auch hier reicht es nicht mehr aus, sie einfach nur nach den bisherigen klassischen Regeln zu konzipieren …
Über Monika Paitl:
Monika B. Paitl ist Inhaberin von communications9, eine auf PR und Management für deutsche und internationale Keynote Speaker, Trainer und Coaches spezialisierte PR-Agentur. communications9 verbindet gemäss dem Motto „linking the speaking world“ die Welt der Sprecher, Trainer und Coaches mit der der Medien und Unternehmen. Monika B. Paitl gründete nach Jahren in der Automobil- und Elektronikindustrie ihre eigene Agentur und bringt ihre internationalen Erfahrungen in den Bereichen Presse, Events und Weiterbildung ein. Neben klassischer PR ist Monika B. Paitl auch Expertin für Social Media-PR.
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English Version
The good old Press Kit – a phase-out-model?
Do not worry. I am not suggesting to eliminate press kits. They are fare too important for establishing your expert status. The focus here is on „old“ like „former“. I am totally convinced that press kits like they exist today will soon be relegated to the past.
The digital world takes over. We make ourselves mostly known by using Social Media. Press Kits need to adapt to this development. But – as we are still in a kind of transition phase – some media wish a traditional press kit, some wish for a more fanciful one – we need to provide for both requirements. For shows or press conferences we definitely still need the printed version of the press kit.
We will deal with the following three options: the classical printed Press Kit, the classical Press Kit sent out electronically and the Electronic Press Kit (EPK).
How to proceed? I suggest the following basic elements:
– A 1-2 pages Backgrounder text (A4) about you and your portfolio as an expert. You describe your subject, and your expertise. Please use the third person and abstain from using marketing language or mentioning customer references. This is not a text intending to sell, but to make media and multipliers aware of your performance as an expert. You can mention your successes – in a factual way. At the end of the text you add your homepage, e-mail-address, address of your blog and all relevant social media addresses.
– You use the backgrounder text and shorten it to create your boilerplate. The boilerplate is max. 500 characters long and will be added at the end of all your official releases, articles etc. „About XY“ … Media will gladly use this version to talk about you. So take your time to write it, these few lines really must reflect the core of who you are and what you offer. Tip: If a person not knowing you, really understands what you are doing when reading your boilerplate, then the boilerplate is a good one and can be used!
– Make sure that all these text formats are easily accessible for the media.
– Furthermore your press kit needs to contain 3 – 5 high resolution (300dpi) press pictures including the legend.
– You add as well a representative selection of your most recent press releases and professional articles.
– Feel free to offer a pre-given interview covering your main subjects.
– In case of a press conference you include the relevant topical press releases for the event. In that case the press kit will be printed out and distributed on site to the present media. Here you need to add a CD/DVD with the content of the press kit, including pictures. The press kit itself should reflect your design and CI.
– So far this is usual procedure. This is what we have always been doing. This is how some will continue doing it. In case of media enquiries or pro-active approach of the media you can send this press kit electronically. Attention: in my opinion this does not make it automatically an Electronic Press Kit (EPK)!
– This takes more: What will really bring you forward and make you stick out of the crowd is a professional Electronic Press Kit, an audiovisual one in electronic form. These are highly appreciated by TV journalists and internet media. EPKs can contain your image film, short videos of your personalized interviews, recording of your performance on stage in front of your public. I will emphasize on video material in one of the next columns. Using moving image material allows you to present yourself differently, individually, personally and to demonstrate your professional authenticity. You will definitely be ahead of your time and enhance your reputation as a modern and dynamic expert.
Next time I will write about press releases in Web 2.0 and their special requirements …
About Monika Paitl:
Monika B. Paitl ist the owner and founder of communications9, based in Munich, Germany. communications9′ core business is PR and Management for German and international Keynote-Speakers, Trainers and Coaches. The Agency’s motto is „linking the speaking world“. Its mission is to connect speakers, trainers and coaches with the media and interested companies. Monika B. Paitl founded communications9 after long years of an international career in the car- and electronics industry in France and USA. Today her experience in global PR, media relations, events, training and education serves the German and international speaking community. Monika B. Paitl is furthermore an experienced Social Media expert.
