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Die Pressemitteilung im Web 2.0

… oder wie Sie sich als Keynote Speaker, Trainer oder Coach strategisch als Experte positionieren. Kolumne von Monika Paitl

 

Nun auch in englischer Sprache weiter unten im Text.

Please scroll down for the English version.

 

Ich höre manchmal „Die Pressemitteilung ist tot“. So weit würde ich nicht gehen. Ich sage lieber: Lang lebe die Pressemitteilung im Web 2.0.  Diese „neue“ Pressemitteilung entspricht  im ersten Ansatz durchaus dem klassischen Grundaufbau einer qualitativen Pressemitteilung. Das Verfassen von Pressemitteilungen ist Handwerk. Es gibt Regeln, die einzuhalten sind. Diese Regeln gelten auch für die Pressemitteilung im Web 2.0.

 

Wie sehen diese Regeln aus? Eine Pressemitteilung besteht aus

 

– einer Aufmerksamkeit erregenden, kurzen Headline (Überschrift). Diese soll Neugierde erwecken und die Redakteure(innen) zum Weiterlesen einladen. Ohne knackige Headline kann Ihre ganze Mühe sich mit einem Mausklick leicht im e-Papierkorb wiederfinden …

 

– Einer etwas längeren Subline (Unterüberschrift, die den Inhalt der Pressemitteilung näher umreißt.

 

– Danach folgt der erste Absatz, oder  „Lead“ Paragraph. Nach dem Lesen des Lead-Paragraphs muss der Leser wissen, worum es geht. Genau genommen reicht ein gelungener Lead aus, um über das Thema informiert zu sein und mitreden zu können. Nur wer sich dann wirklich für die Thematik interessiert, dringt tiefer in den Text ein und liest die gesamte Pressemitteilung.  Ein unzureichend ausgefeilter Lead-Absatz führt ebenso zum Schicksal des e-Papierkorbes wie eine langweilige Headline …

 

– Wie stellen Sie sicher, einen gelungenen Lead-Paragraph verfasst zu haben? Ganz einfach: Durch die Anwendung der W-Fragen: Wer, Was, Wann, Wie, Warum, Wo und eventuell noch Wozu. Wenn alle diese Fragen zufriedenstellend beantwortet sind im ersten Absatz, können Sie zum Folgetext weitergehen. In den Pressemitteilungen, die ich verfasse, stelle ich den Lead in Fettdruck dar, das ist aber Geschmacksache. Vor dem Beginn des Textes stellen Sie das Datum der Mitteilung und den Ort, an dem sie verfasst wird.

 

– Der Text oder Body: Stellen Sie sich die Pressemitteilung wie eine umgekehrte Pyramide vor. Oben ist sie breit, nach unten läuft sie spitz zu. Sie geben alle wichtigen generellen Informationen oben im Text und gehen immer mehr ins Detail, je weiter sie nach unten kommen beim Schreiben. Bringen Sie alle wichtigen Informationen zu Beginn des Textes. Nicht jeder liest bis zum Ende.

 

– Lockern Sie den Text durch Zitate auf. Stellen Sie sicher, dass die Zitatgeber mit dem Text einverstanden sind und bitten Sie um Freigabe vor der Versendung.

 

– Verwenden Sie aussagekräftige Zwischenüberschriften.

 

– Verfassen Sie Ihre Pressemitteilung in der dritten Person. Schreiben Sie sachlich und knapp. Ein Satz zu max. 12 Wörtern. Vermeiden Sie werbliche Ausdrücke und Superlative. Literarisch hochstehende Formulierungen können kontraproduktiv sein. Schreiben Sie aktiv. Verwenden Sie Verben. Vermeiden Sie Wörter mit der Endung – ung, keit, heit sowie Fachausdrücke, Fremdwörter und Abkürzungen.

 

– Der letzte Absatz – Footer – enthält alle Details und Informationen. Hier spätestens setzen Sie den Link auf eine Landing Page oder direkt zu Ihrem Online-Presseportal.

 

– Am Ende der Pressemitteilung kommt der Boilerplate, also der Text „Über … „, der in kurzen Worten über Ihr Portfolio/Ihre Person informiert.

 

– Und last but not least: Ihr Pressekontakt für Rückfragen oder Interviewwünsche.

 

Ihre Pressemitteilung wird nach Fertigstellung an Ihren Presseverteiler per e-Mail gesandt, mit allen üblichen Beilagen, hochaufgelösten Fotos etc. Stellen Sie sicher, den Text der Pressemitteilung auch in den e-Mail Text einzukopieren. Redakteure(innen) haben oft nicht die Zeit, umständliche Anhänge zu öffnen.

 

Bisher war dies ausreichend. Pressemitteilungen im Jahre 2010 benötigen jedoch ein wenig mehr Aufmerksamkeit. Was ist nun wichtig, damit unsere klassische Pressemitteilung  zu einer Web 2.0 fähigen wird?

 

Nun, Sie wollen doch via Suchmaschinen von Ihren Zielgruppen gefunden werden? Eben. Dazu ist es notwendig, die Schlüsselworte, unter denen sie gefunden werden wollen – und die Sie am besten zusammen mit einem Search Engine Optimization- Experten im Vorfeld definieren – in Ihren Text zu integrieren. Dies ist subtil und wohldosiert durchaus unauffällig möglich und wird der Qualität der Pressemitteilung keinen Abbruch tun. Es ist möglich, Mensch und Maschine hier gleichzeitig zufriedenzustellen! Auf den Medien des Web 2.0 wie Presseportale, Social News Portale und in Social Communities können Unternehmen Ihre Neuigkeiten pro-aktiv publizieren. Um Suchmaschinen-optimiert zu sein und gefunden zu werden, ist es wichtig, auf möglichst vielen online-Kanälen präsent zu sein. Deswegen empfehle ich, Ihre Pressemitteilung in alle wichtigen kostenlosen PR-Portale einzustellen.

Die sind aufgrund der ständigen Aktualität ihrer Inhalte sehr gut gelistet und indiziert durch die Suchmaschinen.  Außerdem sehen sich Journalisten durchaus auf diesen Portalen um und Ihre Meldung kann aufgegriffen werden. Des weiteren gibt es die Option, Ihre Pressemitteilung über Twitter und Facebook zu verbreiten. Darauf werde ich in den kommenden Kolumnen noch eingehen.

 

Suchmaschinen lieben neue Texte. Sie durchsuchen das Internet kontinuierlich nach neuen Inhalten (Content) zu bestimmten Begriffen, also den Keywords. Geben Sie Ihnen doch, was sie suchen! Durch den großen Textanteil sind Pressemitteilungen dafür prädestiniert, Suchmaschinen „glücklich“ zu machen. Durch die Veröffentlichung Ihrer Texte auf verschiedenen Online-Portalen kommt es zu einer Verlinkung mit Ihrer eigenen Website (Backlinks). Die Archive der Portale speichern die Pressemitteilung lange Zeit und damit ist Ihre Meldung nachhaltig in den Suchmaschinen auffindbar. In der Pressemitteilung 2.0 können Sie auch Links setzen und dadurch elegant auf Ihre eigene Website verlinken.

 

Bitte beachten Sie unbedingt: Versenden Sie eine Pressemitteilung an Ihren klassischen Presseverteiler nur, wenn Sie etwas wirklich Neues/Nützliches/Aktuelles /Originelles zu vermelden haben! Der Anlass muss das Versenden einer Pressemitteilung rechtfertigen. Redakteure haben wie wir alle sehr volle e-Postfächer, die nicht mit trivialen Non-Events noch mehr aufgebläht werden wollen. Bei wirklich wichtigen Meldungen, wo Sie die Presse an Ihrer Seite benötigen, empfiehlt es sich auch, die Pressemitteilung zuerst an den üblichen Presseverteiler und dann zeitversetzt nach einigen Tagen an die Presseportale zu senden. Aber dies muss von Fall zu Fall eingeschätzt und entschieden werden.

 

Ab und an eine Meldung mit Ihren Keywords in die Presseportale zu stellen, auch wenn die Nachricht vielleicht nicht so funkelnd neu ist, um die Suchmaschinen von Neuem für Sie auf Trab zu bringen, ist natürlich etwas anderes.  Auch hier sollte die Meldung aber professionell abgefasst sein und ansatzweise News oder einen neuen Blickpunkt Ihrer schon älteren News enthalten .. Aber das haben Sie nicht von mir gehört …

 

In der folgenden Kolumne geht es um den Blog als zentrales Element Ihrer Social Media Strategie …

 

 

 

Über Monika Paitl:

Monika B. Paitl ist Inhaberin von communications9, eine auf PR und Management für deutsche und internationale Keynote Speaker, Trainer und Coaches spezialisierte PR-Agentur. communications9 verbindet gemäss dem Motto „linking the speaking world“ die Welt der Sprecher, Trainer und Coaches mit der der Medien und Unternehmen. Monika B. Paitl gründete nach Jahren in der Automobil- und Elektronikindustrie ihre eigene Agentur und bringt ihre internationalen Erfahrungen in den Bereichen Presse, Events und Weiterbildung ein. Neben klassischer PR ist Monika B. Paitl auch Expertin für Social Media-PR.

 

 

 

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English Version

 

Your Press Release Web 2.0

Sometimes I hear „Press Releases are dead“.  I would not go that far. I prefer: „Long live the Press Release Web 2.0“. The basic structure of this „new“ Press Release Web 2.0  is however pretty much the same. The rules how to write a successful Press Releases do not change.

 

A Press Release consists of

 

– A short and gripping headline. The headline must awake curiosity and invite to read the full story. Without a kind of  „juicy“ headline your carefully written Press Release might easily end in the electronic trash basket …

 

– A longer sub-line outlining the reason and content of the Press Release.

 

– Followed by the first paragraph, called lead. After having read the lead, readers must know what this  news release is about. Those who do not wish to read more can stop here and must still be informed about the general content. A badly written lead can condemn the Press release as well to the poor destiny of the electronic trash basket …

 

– How do you ensure your lead is worthwhile? By answering the questions: Who, What, When, Why, How. After having these answered satisfyingly you move on to the rest of the text.

 

– Follows the main text: Imagine your Press Release like an upside down triangle. Very broad at its top, extremely narrow at its bottom. You state all important, general information at the beginning and get more and more into less important details towards the end. This is important as not everybody is having the time/patience to read the whole text. So make sure that busy readers grasp the most important facts in the first 2-3 paragraphs.

 

– Add quotations and make sure to ask for  approval of the persons quoted.

 

– Use imaginative subheadings.

 

– Write in the third person modus. Write factually and concisely. One sentence should contain a maximum of 12 words. Avoid marketing language and superlative expressions. Highly literally language is to be avoided as well. Write actively and use verbs. Avoid technical terms and foreign words.

 

– The last paragraph contains all details and additional information. A link to a landing page or your Online Press Portal is recommended.

 

– At the very end you put the boilerplate „About …. „ concerning your porfolio.

 

– And last but not least you add your press contact for further questions or interview requests.

 

After careful completion you send your Press Release and all relevant attachments like high resolution pictures to your usual press distribution list. Make sure to copy the text of the press release also in the text body of your e-mail. Editors are extremely busy and do not always take the time to safe and open attachments.

 

So far so good. Before Web 2.0 we could have stopped here and have hoped for coverage. However, in 2010 and beyond we do need to give a little more attention to our Release to adapt it to Web 2.0 requirements.

 

I presume you wish to be found by your target readers via the search engines? Exactly. For this purpose you need to identify your relevant keywords (preferably use the help of a search engine optimisation specialist) and integrate them in the text of your news release. Subtly done this is not influencing the quality of the text and is still effective for the search engines. It is indeed possible to satisfy man and machine.

 

Web 2.0 enables us to pro-actively place our news on press portals, social news portals and social communities. Try to be present on as many as possible, to be found by  search engines. This is why I recommend to place all your press releases on cost-free press portals. These are very well listed with search engines. And media representatives also consult press portals when looking out for the latest news. Other options are to spread out your news releases  via Twitter and Facebook. I will come to those in more detail in the following columns …

 

Search Engines love text! They search the internet continuously for new content. This is why press releases with their high share of text are great for search engines. When publishing your text on online portals and placing links in the text you create backlinks to your own website. In addition your text remains a long time in the Search Engines‘ archives.

 

Please pay attention to two things: Only send a press release to your usual press distribution list, when you really, really have worthwhile, interesting, new and latest news to report. Otherwise you might annoy editors and they put you on their „black list“ ..  And in case of huge and important announcements I normally recommend sending the press release to your press distribution list some days before you publish the news on the press portals. Editors will appreciate receiving this exclusively before it gets out on other channels.

 

If you wish, you can distribute a news release to press portals from time to time even when the news is not a breaking latest news bulletin … Just in order to invite search engines getting active and moving again for you … But make at least sure to  publish a professional text with maybe a new viewpoint on your older news to make it still a bit interesting. And of course this tip is not coming from me, when asked …

 

In the following column we will talk about your Blog as central element for your social media strategy …

 

 

 

About Monika Paitl:

Monika B. Paitl ist the owner and founder of communications9, based in Munich, Germany. communications9′ core business is PR and Management for German and international Keynote-Speakers, Trainers and Coaches. The Agency’s motto is "linking the speaking world". Its  mission is to connect speakers, trainers and coaches with the media  and interested companies. Monika B. Paitl founded communications9 after long years of an international career in the car- and electronics industry in France and USA. Today her experience in global PR, media relations, events, training and education serves the German and international speaking community. Monika B. Paitl is furthermore an experienced Social Media expert. 

  

  

 

 

 

 

Ein Kommentar zu “Die Pressemitteilung im Web 2.0

  1. Der Meinung bin ich auch. Eine gut geschriebene Pressemitteilung ist auch heute noch aktuell.
    Und gerade die vermeintlich Tote Pressemitteilung ist dadurch wieder gut im Rennen als seriöse Methode.

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