Mal ehrlich, haben Sie sich diese Frage nicht auch schon einmal gestellt? Zum einen ist in Zeiten von Vidoekonferenzen, Webinaren und „Virtual Power Teams“ die persönliche Anwesenheit nicht immer vonnöten. Zum anderen, und das war schon immer so, enden viele Meetings mit für alle Beteiligten unbefriedigenden Resultaten. Doch das muss nicht sein!
Heute sprechen wir im Rahmen der AGITANO-Interviewreihe „Digital Working – Tipps für Manager“ mit dem IT-Unternehmer, Autor und Speaker Thorsten Jekel unter anderem darüber, wie sich genau das von vornherein verhindern lässt und welche digitalen Instrumente sich zu effizienten Vorbereitung eines Meetings eignen.
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Interview mit Thorsten Jekel zum Thema Effiziente Meetings (1)
Schönen Guten Tag Herr Jekel, nach dem richtigen Umgang mit E-Mails beschäftigen wir uns heute mit effizienten Meetings. Ihr Eingangssatz im Kapitel 2 Ihres Buches „Digital Working“ lautet: „Wir meeten uns zu Tode“. Ist dies wirklich so?
Leider trifft das oft die Realität in deutschen Unternehmen. Wie häufig versuchen Sie jemanden telefonisch zu erreichen und Sie erhalten die Information, dass Ihr Ansprechpartner im Meeting ist? Wie viele Meetings werden jede Woche als so genannte Management-Meetings abgehalten, bei denen immer wieder die gleichen Rituale ablaufen, die nicht wirklich produktiv sind? Viele Meetings werden einfach abgehalten ohne die konsequente Frage zu stellen: „Was passiert eigentlich, wenn wir dieses Meeting nicht abhalten?“
Was sind die Gründe dafür?
Oft wird der Sinn eines Meetings nicht hinterfragt, sondern nach dem Motto gearbeitet: Wir haben unser wöchentliches Abteilungsmeeting. Der Mensch ist leider ein Gewohnheitstier. In großen Unternehmen werden Meetings oft auch zur Selbstdarstellung und Rechtfertigung genutzt. Der konstruktive Austausch zur Erreichung gemeinsamer Ziele gerät da leider oft in Vergessenheit
Was sind aus Ihrer Sicht die zentralen Phasen, um von A bis Z ein effizientes Meeting zu haben?
Die wichtigste Frage, die zuerst gestellt werden sollte: Brauchen wir das Meeting überhaupt und wenn ja, wen brauchen wir für wie lange zu welchen Themen? Wenn ein Meeting wirklich erforderlich ist, sollte es professionell vorbereitet werden. Danach geht es in die strukturierte Durchführung eines Meetings. Daran anschließend sollte jedes Meeting konsequent nachbereitet werden.
Fangen wir mit der Planung und der Vorbereitung eines Meetings an. Auf was kommt es hier an?
Ein Meeting wird oft dazu genutzt, um Informationen auszutauschen. Dies kann bereits im Vorfeld im Rahmen der Vorbereitung genutzt werden. Ein Meeting sollte ausschließlich dazu dienen Fragen zu klären und Entscheidungen zu diskutieren und zu fällen. Je besser der Informationsstand aller Beteiligten ist, desto zügiger können Entscheidungen getroffen werden. Verkaufsstatistiken müssen nicht per betreutem Lesen in Meetings präsentiert werden.
Eine schriftliche klar strukturierte Agenda mit Zeiten, Verantwortlichen und Zielen pro Agendapunkt sollten eigentlich Standard sein, erlebe ich in der Praxis aber leider sehr selten.
Beim Aufstellen der Agenda sollte auch darüber nachgedacht werden, ob alle Teilnehmer während des gesamten Meetings anwesend sein müssen oder ob einige Teilnehmer nur phasenweise benötigt werden. Bei diesen kann auch überlegt werden, ob Sie per Video-Konferenz in die Besprechung mit eingebunden werden können. Das spart Zeit und Reisekosten.
Sie empfehlen hier die Planung zum Beispiel mit Outlook oder anderen Online-Diensten vorzunehmen. Welche Programme können Sie hier empfehlen und worin liegen die Vorteile?
In Unternehmen bietet der Einsatz eines Exchange-Servers sehr gute Möglichkeiten zur Online-Abstimmung von Besprechungsterminen. Damit können freie Zeiten bei den benötigten Teilnehmern automatisch ermittelt werden. Das ersetzt die früheren zeitraubenden Telefonate zwischen den Sekretariaten.
Auch Unternehmensübergreifend gibt es Online-Services, wie Doodle, mit denen Termine ganz einfach online abgestimmt werden können. Mit diesen meist kostenfreien Tools lassen sich Termine deutlich schneller finden und kommunizieren.
Es gibt einen Spruch: „Gut vorbereitet ist die halbe Miete“. Ist dies bei Meetings auch so?
Definitiv! Das gilt sowohl für den Einladenden als auch für die Teilnehmer des Meetings. Alle benötigten Informationen sollten im Vorfeld elektronisch bereitgestellt werden, damit alle Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand sind.
Sie schlagen hier so genannte Collaboration-Tools vor. Welche Tools würden Sie hier empfehlen und was bieten diese Tools?
Ideal sind hier Intranet-Plattformen mit Zugriff auf Hintergrundsysteme. Sharepoint ist beispielsweise eine Plattform von Microsoft, mit denen relevante Informationen sicher bereitgestellt werden können und sogar Workflows abgebildet werden können.
Eine der von vielen privat genutzten Austauschplattformen im privaten Bereich ist Facebook. Hier werden Links, Tipps und Fotos ausgetauscht. Natürlich ist Facebook als öffentliche Plattform nicht für den sicheren Austausch in Unternehmen geeignet. Diese Lücke schließen Collaboration-Tools von Anbietern wie Yammer, die quasi ein unternehmensinternes Facebook nachbilden. Gerade jüngere Mitarbeiter kennen und nutzen solche Plattformen zum informellen und hierarchieübergreifenden Informationsaustausch.
Welchen Nutzen haben diese für die Vorbereitung?
Der Informationsstand ist damit deutlich einheitlicher und besser. Darüber hinaus können sogar in Vorfeld Erfahrungen aus anderen Unternehmensbereichen erfragt werden. So wie Sie in Facebook die ganze Welt um eine Meinung und Tipps bitten können, können sie das mit diesen Collaboration Tools auch im Unternehmen.
Herr Jekel, herzlichen Dank für das interessante Gespräch. Ich freu mich bereits auf nächste Woche. Dann besprechen wir unter anderem, wie sich Sitzungsmarathons vermeiden lassen und welches digitales Rüstzeug zur Durchführung effizienter Meetings wirklich hilfreich sind.
Das Interview mit Thorsten Jekel führte Oliver Foitzik (Herausgeber des Wirtschafts- und Mittelstandsmagazins AGITANO).
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Über Thorsten Jekel:
Als IT-Unternehmer, Autor und Speaker ist der Betriebswirt und MBA Thorsten Jekel der Experte für Digital Working. Aus seiner über 25-jährigen Berufserfahrung im Vertrieb, in der Service- und IT-Projektverantwortung sowie als langjähriger Geschäftsführer im Mittelstand spricht er aus der Praxis, für die Praxis. Seit dem Marktstart des iPads entwickelt sein Unternehmen jekel & partner innovative Geschäftsmodelle im Umfeld des iPads und anderer Tablet-Systeme. Als Lehrbeauftragter und Speaker begeistert er seine Zuhörer mit den Grundprinzipien des effektiven Digital Working, verbunden mit konkret umsetzbaren Tipps, um Technik einfach zu nutzen.
