Recht

Digitale und analoge Dokumentenführung noch immer parallel

Die Welt und mit ihr die Dokumentenführung sind in den letzten Jahren derart digital geworden, dass man fast schon meinen könnte, es gäbe überhaupt keinen analogen Schriftverkehr mehr. Doch zwischen all den E-Mails, PDFs und Co. sind viele Firmen, Kanzleien und Ämter zur Dokumentenführung im Papierformat verpflichtet – und archivieren sie auch auf diese Weise. Das hat oft rechtliche oder sicherheitstechnische Gründe. Der gute alte Stempel spielt bei dieser antiquiert wirkenden Dokumentenführung immer noch eine große Rolle.

Dokumentenführung – nur noch digital?

Digitale Dokumentenführung spart Zeit, Materialkosten und realen Speicherplatz. Dateien und deren Inhalt lassen sich leicht in Datenbanken einpflegen. Per Querverweis und Suchfunktion können relevante Informationen sehr viel schneller gefunden werden. Noch dazu passt alles auf kleine Speichereinheiten mit immer größeren Speicherkapazitäten. Kein Zettel- und Indexkasten und kein riesiges Archiv sind vonnöten und selbst bei versehentlicher oder mutwilliger Löschung lassen sich Dateien oder Spuren davon immer noch wiederherstellen. Klingt alles super. Wozu dann überhaupt noch Dokumentenführung in Papierform? Wie Abhörskandale und Hackattacken auf Clouds oder sogar Behörden uns immer wieder vor Augen führen, sind digitale Daten selbst mit den besten Verschlüsselungen vor

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Auch in der digitalen Welt wird vieles noch zu Papier gebracht. (Bild: © istock.com/feellife)

kriminellen Händen nicht sicher. Papier kann man nicht hacken. Sicherlich könnte man auch einen Wandsafe knacken oder das Archiv anzünden – der Aufwand steht jedoch in keiner Relation zum Ergebnis. Zudem hat Papier eine viel längere Lebenszeit als eine digitale Datei jemals haben kann. Auch in hundert Jahren wird man das Schriftstück noch einwandfrei und ohne Lesegerät entziffern können.

Der hohe Stellenwert des Papierformats in Ämtern und Kanzleien

Daher kommt wohl der immer noch hohe Stellenwert des Papiers bei wichtigen Unterlagen. Denn für geschäftliche Dokumente gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist zwischen 6 und 10 Jahren. Banken haben bei der Dokumentenführung sogar noch die gesetzliche Verpflichtung, ihre Kundendaten auch in analoger Form, meist auf Mikrofilm, aufzubewahren. Auch wenn Kanzleien und Behörden bereits einen diskreten und gesicherten E-Mail-Verkehr nutzen, wird oft noch von Kanzlei- wie Kundenseite auf den traditionellen Postweg zurückgegriffen. Viele ältere Mandanten trauen den neuen Kommunikationswegen in wichtigen Fällen nicht über den Weg oder haben lieber ein Papier in der Hand. In deutschen Ämtern und Behörden wird ebenfalls noch viel auf dem Papierwege erledigt. Formulare können zwar am PC ausgefüllt, müssen aber ausgedruckt und unterschrieben abgegeben werden.

Die bestehende Wichtigkeit des Stempels

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Stempel sind einfache Möglichkeiten, zu signieren und zu kennzeichnen. (Bild: © istock.com/acilo)

In diesen Bereichen spielt der traditionelle Stempel weiterhin eine entscheidende Rolle. Für eingehenden Briefverkehr beglaubigt ein Posteingangsstempel mit Datums-Signatur das genaue Eingangs- oder Bearbeitungsdatum. Kritikpunkt hieran ist, dass es sich schneller und leichter fälschen lässt als bei einem digitalen Dokument.

Anders verhält es sich bei Siegelstempeln für Urkunden und Beglaubigungen. Die Tinte kann leicht auf ihre Echtheit überprüft werden. Digitale Signaturen bieten zwar heutzutage schon hervorragende Verschlüsselungsmöglichkeiten, für amtliche Beglaubigungen und Urkunden reicht das allerdings nicht aus.

Die Möglichkeiten für kleine Unternehmen und das Home Office

Auch für Start-ups, kleinere Unternehmen und das Home Office bieten Stempel eine günstige Lösung für analogen Schriftverkehr und Dokumentenführung. Namens- oder Firmenstempel können als Signatur unter Papierschriftstücke und Verträge gesetzt werden. Mit dem Firmenlogo sieht es besonders professionell aus. Adressetiketten müssen außerdem nicht extra gedruckt werden. Ein Stempel kann also auch dabei helfen, Papier und Kosten effizient einzusparen. Wer dieses praktische und günstige Büroutensil für die Firma oder sein Home Office nutzen möchte, kann neben anderen Stempelarten z. B. hochwertige Trodat Printy Stempel bestellen auf trodatstempel.de.

Katja Heumader

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