Tipps & Tricks

Effiziente Meetings – so tragen Sie dazu bei!

Sind Sie einer dieser modernen Wissensarbeiter? Einer von denen, die im Büro sitzen und mit modernen Kommunikationsmitteln arbeiten? Dann werden Sie sicher auch hin und wieder zu Meetings eingeladen. Und oft denken Sie sicher: warum ist es so schwer, effiziente Meetings zu organisieren? Aber: Oft sind Sie selbst schuld daran, dass Meetings so ineffizient sind. Warum? Das Video von David Grady zeigt es sehr anschaulich.

Quelle: TED / YouTube

Einladung zum Meeting

Sie checken Ihre Mails und sehen eine Einladung zu einem Meeting. Ohne lange zu überlegen, nehmen Sie die Einladung an. Obwohl Sie eigentlich gar nicht wissen, wie Sie zum Thema beitragen können. Den Namen der Kollegin, die Sie eingeladen hat, kennen Sie auch nur vom Hörensagen. Eine Tagesordnung fehlt ebenfalls. Kurz gesagt: Sie wissen eigentlich schon vorher, dass dieses Meeting keinen Preis für effiziente Meetings gewinnen wird. Trotzdem sagen Sie: Ja, ich komme.

effiziente meetings, screenshot, david grady
Screenshot aus: David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings (© TED / YouTube; Originalvideo unter https://www.youtube.com/watch?v=F6Qo8IDsVNg)

Wer ist Schuld an ineffizienten Meetings?

Wir machen es uns leicht. Wenn wir frustriert aus dem Meeting kommen, ärgern wir uns über unsere Kollegen, die nicht in der Lage sind, effiziente Meetings zu veranstalten. Wir geben ihnen die Schuld daran, dass sie nicht in der Lage sind, ein Meeting strukturiert zu moderieren. Und wir regen uns über die Kollegen auf, die keine Ahnung vom Thema hatten und nichts Sinnvolles beitragen konnten. Aber: Einer dieser Kollegen waren wir selbst.

Wir selbst!

Durch unser eigenes Verhalten tragen wir dazu bei, dass sich nichts verändert. Dass Meetings langweilig und unproduktiv sind und uns einen großen Teil unserer Zeit stehlen. Es kommt uns so vor, als habe sich alle Welt gegen uns verschworen – aber wir sind ein Teil der Verschwörung. Wir sind selbst mitverantwortlich dafür, dass effiziente Meetings so selten sind.

Was können wir selbst für effiziente Meetings tun?

Wir müssen unser eigenes Verhalten ändern. Statt einfach gedankenlos auf den „Ja“-Button zu klicken, sollten wir es wagen den „Vielleicht“-Button zu benutzen! Und dann sollten wir

1. Die Person kontaktieren, die das Meeting einberuft
2. Fragen, was das Ziel des Meetings ist
3. Fragen, wie wir konkret zu diesem Ziel beitragen können
4. Nach einer Tagesordnung fragen!

Dann entscheiden wir, ob es sinnvoll ist, an diesem Meeting teilzunehmen – oder nicht. Gleichzeitig haben unsere Nachfragen noch zwei weitere Effekte:

1. Der Moderator ist gezwungen, sich strukturierter vorzubereiten, wenn er eine Agenda verfassen muss und Ziele formulieren
2. Durch unser Nachfragen schaffen wir es vielleicht, effiziente Meetings zur Regel zu machen. Denn wenn wir ein paar mal nachgefragt haben, dann kommt Tagesordnung und Zielsetzung vielleicht schon von ganz allein.

Übrigens: Dieses ältere Video von David Grady zeigt ein beispielhaft ineffizientes Meeting, über das man sich sehr amüsieren kann – obwohl es irgendwie auch traurig ist.

Quelle: David Grady / YouTube

Katja Heumader

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.