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Einen kühlen Kopf bewahren: So schaffen Sie Ordnungssysteme am Arbeitsplatz

Ordnung ist das A und O. Auch wenn man immer wieder hört, dass das Genie sein Chaos überblickt, sorgt ein organisierter Arbeitsplatz für eine eindeutige Entlastung der Arbeit und ein angenehmeres Arbeitsklima. Doch wie genau können auch Sie Ordnung halten?

Strukturierte Ordnung am Schreibtisch und am digitalen Arbeitsplatz

Bild: David De Lossy / Photodisc/Thinkstock
Bild: David De Lossy / Photodisc/Thinkstock

Ordnung bedeutet Übersichtlichkeit. Sowohl am privaten aber natürlich vor allem am geschäftlichen Arbeitsplatz ist es wichtig, dass eine logische und strukturierte Anordnung herrscht. Sie sollte so aufgebaut sein, dass jeder Mitarbeiter sich schnell in das Ordnungssystem einarbeiten kann und nicht nur Sie den Überblick bewahren.

Dies betrifft natürlich zum einen die Übersichtlichkeit vor Ort im Büro: Ordner und Mappen sollten am besten mit Etiketten beklebt sein, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, welcher Inhalt dort gelagert wird. Beim Händler etimark gibt es unter anderem Etikettendrucker, mit denen Sie alle Ihre Utensilien beschriften können. Dies können Sie beispielsweise auch für Waren machen, die sich im Lager befinden. Generell sollten Sie ein logisches Ablagesystem verfolgen. Das könnte zum Beispiel eine chronologische Reihenfolge nach dem Alphabet sein oder aber nach auf- oder absteigenden Zahlen oder Datum ablaufen.

Natürlich sollte auch der digitale Arbeitsplatz eine entsprechende Ordnung aufweisen. Kundeninformationen, laufende und abgeschlossene Rechnungen, das Kassenbuch, E-Mails und andere Schriftdokumente gehören in ein strukturiertes System auf Ihrem Computer. Auch wenn Sie viele Unterordner benötigen, um Dopplungen zu vermeiden, hilft Ihnen dies dennoch dabei, Missverständnisse zu vermeiden. Benennen Sie Dateien bei einem präzisen Namen, sodass sofort ersichtlich wird, um was für ein Dokument es sich dabei handelt – ein leidiges Öffnen jeder einzelnen Datei ist ein absoluter Zeitfresser!

Ältere Dokumente in ein Archiv auslagern

Wichtig für ein funktionierendes Ordnungssystem ist außerdem, dass Sie sich nicht mit zu alten Unterlagen zustellen. Von Zeit zu Zeit ist Ausmisten angesagt. Das gilt wiederum sowohl für die private als auch für die berufliche Datenansammlung. Betriebliche Rechnungen, Belege und ähnliche Unterlagen müssen Sie zum Teil mindestens 10 Jahre lang aufheben, bei privaten gibt es natürlich nicht ganz so strenge Auflagen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, sich ein Archiv einzurichten, sollten Sie dies unbedingt tun. Hier können Sie dann ältere Dokumente aufbewahren, die in den alltäglichen Arbeitsabläufen nicht mehr von Bedeutung sind. Für den Fall der Fälle – dass ein solches Dokument eben doch noch einmal gebraucht wird – haben Sie dieses schnell griffbereit. Stellen Sie sich vor dem Ausmisten am besten die folgenden Fragen:

  • Steht auf dem Dokument ein Aufbewahrungshinweis?
  • Wie lange heben Sie das Dokument bereits auf?
  • Woher können Sie sich dieses Dokument erneut beschaffen?

Interview zu Effizienz im Büro

AGITANO hat mit dem „Aufräum-Experten“  und Experten für Effizienz im Büro, Jürgen Kurz, ein Interview zu seinem Thema „7 Schritte zum aufgeräumten Schreibtisch“ geführt.

• Effizienzsteigerung um 10 bis 20 % (Mitarbeiterproduktivität)
• Einsparung von Fläche um 10 bis 20 %
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit um 30 bis 40 %
• Reduzierung der Suchzeit um 40 bis 50 %
• Verringerung der Durchlaufzeiten um bis zu 30 %
• Erhöhung der Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern

Marc Brümmer

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