Management

Erfolgsfaktoren in der Erhebungsphase

Im heutigen Beitrag der 14-tägigen Themenserie „Im Dialog – Wie Mitarbeiterbefragungen und Feedbackverfahren ihren vollen Mehrwert für Unternehmen entfalten“ erläutert Ihnen der Berater, HR- und IT-Experte Matthias Diete, warum der Erfolg beziehungsweise Misserfolg einer Mitarbeiterbefragung vor allem mit der Erhebungsphase zusammenhängt.

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung hängt von vielen Faktoren ab. Zu denen, die häufig unterschätzt werden, gehört auch die eigentliche Erhebungsphase.

Erhebungsphase: vieles kann misslingen

Puzzleteil
Ein wichtiges Puzzleteil für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung: die Erhebungsphase. (Bild: Claudia Hautumm / pixelio.de)

Eine Mitarbeiterbefragung professionell durchzuführen, erfordert eine sorgfältige und umfassende Planung jedes einzelnen Projektschritts. Denn vieles kann misslingen, wenn die Projektverantwortlichen nicht akribisch genug sind. Das gilt auch für die Phase, in der die eigentliche Befragung durchgeführt wird, der Datenerhebung.

Beispielsweise ist frühzeitig zu klären, wann die Erhebung stattfinden soll. Idealerweise sollte der Erhebungszeitraum nicht zu groß sein, um die Vergleichbarkeit der Daten zu gewährleisten. Bei international durchgeführten Befragungen, die noch dazu auf verschiedenen Kontinenten stattfinden, wenn es etwa um einen Global Player geht, stellen bereits zwei Wochen als Erhebungsphase ein ehrgeiziges Ziel dar. Denn alle Aufgaben, die für eine erfolgreiche Erhebung gelöst werden müssen, sind so zu koordinieren, dass sie mit den üblichen Abläufen an den einzelnen Standorten harmonisiert werden können.

Zu empfehlen ist es, die Personaler an den jeweiligen Standorten auf das genaue Prozedere der Erhebung vorzubereiten. Nur so wird erreicht, dass die Beteiligungsquote möglichst hoch ist.

Anonymität und Datensicherheit gewährleisten

Üblicherweise werden Mitarbeiterbefragungen heutzutage online durchgeführt. Doch es gibt gerade auch in produzierenden Unternehmen Mitarbeiter, die keinen Zugang zum Internet haben. Zu klären ist, wie viele und welche Mitarbeiter den Fragebogen in Papierform ausfüllen sollen und bis wann der zuständige Projektbeteiligte diese Bögen benötigt, um diese pünktlich verteilen zu können.

Die Anonymität und Datensicherheit ist grundsätzlich zu 100 Prozent zu gewährleisten. Allen Teilnehmern sollte das nachprüfbar zugesichert werden. Wir von der Cubia AG erstellen daher für jeden befragten Mitarbeiter zufallsgenerierte Zugangscodes. Diese Codes, die einer achtstelligen individuellen Transaktionsnummer (TAN) entsprechen und wie beim Online-Banking nur einmal benutzt werden können, erhalten die Mitarbeiter per Losverfahren.

Das TAN-Verfahren stellt zudem sicher, dass nur der eingeladene Personenkreis an der Befragung teilnehmen kann. Die erfassten Daten werden zentral auf einem geschützten Server verwaltet, dessen Sicherheit regelmäßig durch ein externes Fachinstitut überprüft werden sollte. Nur Beratungsunternehmen, die diesen seriösen Umgang mit sensiblen Daten gewährleisten, empfehlen sich für Mitarbeiterbefragungen.

Rücklauf beobachten

Während der Erhebung sollte ein kontinuierliches Monitoring dafür sorgen, dass der  Projektleitung die aktuelle Beteiligung in anonymisierter Form vorliegt. Hiervon abhängig kann ein entsprechendes Erinnerungsmanagement über verschiedene Kanäle erfolgen.

Nach Abschluss der Erhebung gilt es, den Rücklauf der Bögen zu kontrollieren und alle Papierfragebögen einzusammeln. Diese sind verlässlich denjenigen zu übereichen, die für die nun folgende Auswertung verantwortlich sind.

Welche Aspekte bei der Auswertung und Analyse einer Mitarbeiterbefragung zu beachten sind, erfahren Sie im nächsten Beitrag.

Über Matthias Diete:

Matthias Diete, Cubia AG
(Foto: © Matthias Diete)

Matthias Diete studierte Betriebswirtschaft und Informationswissenschaften.  Nach Tätigkeiten in der Industrie und für Beratungsunternehmen gründete er im Jahr 2001 gemeinsam mit Partnern die Cubia AG. Matthias Diete verantwortet bei der Cubia AG die Bereiche Entwicklung, IT und Qualitätsmanagement.

Mehr über Matthias Diete erfahren Sie im AGITANO-Expertenprofil und im Internet unter: www.cubia.com.

Lesen Sie hier seinen vorangegangen Beitrag:

Fragebogen: Je besser, desto aussagekräftiger

Christoph Schroeder

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