Form wahren: Formelle Anforderungen und Vorgaben
Ein Geschäftsbrief kann sowohl Rechnung, Angebot, Quittung, Bestätigung einer Anfrage oder eines Auftrages, aber auch ein Bestell- oder Lieferschein sein. Mit dem Geschäftsbrief werden Geschäfte vorbereitet, durchgeführt oder storniert. Für Unternehmen ohne Eintrag im Handelsregister gehören folgende Angaben zu den Pflichtangaben:
- Der vollständige Name sämtlicher Gesellschafter
- Die ladungsfähige Anschrift von Unternehmen oder Unternehmer
- Falls zutreffend: Die Abkürzung GbR oder der Zusatz „Gesellschaft bürgerlichen Rechts“.
Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, sind folgende Angaben Pflicht:
- Name des Unternehmens und Rechtsform
- Anschrift der Handelsniederlassung
- Das zuständige Registergericht und die Nummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister zu finden ist
- Im Fall einer GmbH: Die Geschäftsführer der GmbH und der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit vollem Namen
- Im Fall einer AG: Die Mitglieder des Vorstands der AG müssen genannt, der Vorsitzende gekennzeichnet und der Aufsichtsratsvorsitzende mit vollem Namen genannt werden.
Zudem sind folgende Angaben im Geschäftsbrief empfehlenswert:
- Ort, Datum und Anschrift
- Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Faxnummer
- Website des Unternehmens
- Bankverbindungen
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Logo des Unternehmens.
Die richtigen Formulierungen im Geschäftsbrief
Da jeder Geschäftsbrief ein formelles Anschreiben ist, sollte die Kommunikation darin immer respektvoll gehalten werden. Wird der Empfänger persönlich angesprochen, fühlt er sich ernst genommen. Sämtliche Formulierungen sollten sowohl sachlich als auch am Kunden orientiert sein. Eine Sie-Ansprache führt beispielsweise zu einer positiven Aufnahme. Die einzelnen Sätze sind nicht zu lang, sondern übersichtlich zu formulieren. Phrasen blähen einen Geschäftsbrief nur auf; verwenden stattdessen Sie kurze und präzise Formulierungen. Diese bringen den gewünschten Inhalt direkt auf den Punkt. Ein persönlicher Schreibstil entsteht durch die Verwendung von aktiven Satzkonstruktionen und Formulierungen.
Je unbekannter der Adressat ist, desto förmlicher sollte die Anrede gewählt werden. Auch wenn der Empfänger vertraut ist, gilt es, höfliche Formulierungen zu verwenden. Der Geschäftsbrief wird mit der klassischen Formel „Mit freundlichen Grüßen“ beendet. Ist das Verhältnis bereits vertrauter, kann der Geschäftsbrief auch mit „Viele Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ geschlossen werden.
Hochwertiges Briefpapier für den Geschäftsbrief verwenden
Soll der Geschäftsbrief begeistert vom Empfänger aufgenommen werden, sollte das verwendete Briefpapier zur Philosophie des Unternehmens passen: Setzt sich das Unternehmen für den Schutz des Klimas ein, sollte dementsprechend ein umweltfreundliches Briefpapier zum Einsatz kommen. Während ein kreatives Start-up oder ein Malerbetrieb mit farbigem Papier punkten kann, sollten sich Anwaltskanzlei oder Versicherungsagentur lieber klassische und hochwertige Designs wählen. Grundsätzlich gilt: Die Wünsche des Kunden zählen. Der Empfänger soll sich möglichst gut auf den Inhalt des Geschäftsbriefes konzentrieren.
Mit dem richtigen Material machen Sie einen guten Eindruck
Mit dem richtigen Briefpapier in Kombination mit dem passenden Briefkuvert wird das Image des Unternehmens zum Empfänger transportiert. Das gilt auch im umgekehrten Fall: Wird zu dünnes und billig wirkendes Papier gewählt, hinterlässt dies einen eher knauserigen Eindruck. Mit einem schweren Briefpapier kann das Unternehmen dagegen beim Empfänger eine entsprechende Wertschätzung hervorrufen. Das gilt vor allem dann, wenn auf eine nachhaltige geschäftliche Beziehung Wert gelegt wird. Briefkuvert und Briefpapier nimmt der Empfänger in die Hand und fühlt die Qualität: Hier spielt die Haptik* eine wesentliche Rolle. Zu hochwertigem Briefpapier passende Briefkuverts bieten beispielsweise spezialisierte Onlineshops wie Blanke Briefhüllen an.
Des Weiteren wird die Qualität von Briefpapier durch die Grammatur angegeben. Sie gibt das Gewicht eines Papierbogens an, der genau einen Quadratmeter groß ist. So hat ein Papierbogen mit einer Grammatur von 80 Gramm pro Quadratmeter (80 g/m²) ein Gewicht von 80 Gramm. Wird für den Geschäftsbrief ein Briefpapier mit einer höheren Grammatur verwendet, liegt es schwerer in der Hand und wirkt exklusiver. Einfaches Druckerpapier hingegen, wie etwa mit einem Gewicht von 80 g/m², kann diese Wertigkeit nicht erreichen.
Zur Orientierung: Diese Grammaturen gibt es
Kopierpapier mit 80 g/m²: Es ist zwar nicht hochwertig, bietet jedoch Vorteile: Ein Geschäftsbrief kann bis zu drei Blätter enthalten und lässt sich immer noch als Standardbrief verschicken. Für mehrseitige Geschäftsbriefe und Rechnungen ist das Kopierpapier gut geeignet.
Briefpapiere mit 90 g/m²: Auch wenn es etwas hochwertiger wirkt, fällt ein Geschäftsbrief mit diesem Briefpapier noch nicht beim Empfänger auf. Die Schrift schimmert im Gegenlicht beispielsweise auf der Rückseite eines Briefbogens weiterhin durch.
Briefpapiere mit 100 g/m²: Wer sich und sein Unternehmen abheben will, liegt mit der Wahl dieser Grammatur richtig. Allerdings sind hier die Kosten aufgrund der höheren Qualität höher, also im Vergleich zu den beiden zuvor genannten Grammaturen.
Premiumpapier mit 120 g/m²: Dieses Papier ist zwar recht steif, wird jedoch vom Drucker und den Falz- und Kuvertiermaschinen noch problemlos verarbeitet. Soll der Geschäftsbrief hochwertig wirken, ist Premiumpapier eine ausgezeichnete Wahl.
Feinpapiere: Wer seinen Geschäftsbrief noch exklusiver gestalten möchte, kann sogenannte Feinpapiere wählen. Diese zeichnen sich durch ihre Oberflächen, Strukturen und Farben aus. Es gibt Papier, das wie Aquarellpapier anmutet, aber auch Papiere mit einer Struktur, die an Filz oder Leinen erinnert.
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Siehe dazu auch unser Beitrag Mit Haptik Punkten: 7 Tipps für das Erstellen von Broschüren und Katalogen.
