„Sie haben Post …“ – ein Satz, der vor Jahrzehnten die Ankunft einer E-Mail und damit Begeisterung ausgelöst hat. Diese Zeiten sind endgültig vorbei. Mittlerweile kündigt ein dezentes „Ping“ an, dass irgendjemand eine ach so wichtige Nachricht in unseren elektronischen Briefkasten eingeworfen hat. Ein Umstand, der unter vielen Beschäftigten inzwischen für wahrhaftes Grauen sorgt.
Wann kommt die E-Mail Flut?
Es ist schon eine widersprüchlich anmutende Welt, in der wir leben. So brüsten sich vor allem Führungskräfte gerne damit, ständig eine E-Mail nach der anderen zu erhalten – eine Quasi-Bestätigung für ihre Unverzichtbarkeit. Andererseits fragen sich viele Berufstätige, wann sie nun endlich kommt: die E-Mail Flut, unter der wir alle drohen zu versinken. Für just jene Berufstätige haben wir eine gute und eine schlechte Nachricht.
Die schlechte Nachricht zuerst. Befürchtete E-Mail Flut ist schon längst da. 18 bis 37 E-Mails am Tag, bekommt durchschnittlich jeder Angestellte. Kein Wunder also, dass das ein oder andere Mailprogramm seinen Dienst quittiert. Und macht man sich, beispielsweise aufgrund eigener Erfahrungen, mal bewusst wie viel Zeit in das Bearbeiten einer E-Mail durchschnittlich investiert wird, kann man sich vorstellen, dass die elektronischen Briefe wahre Zeitfresser sind.
Was ist die gute Nachricht?
Mögen sich nun viele denken. Ganz einfach: Sie sind diesem Umstand nicht machtlos ausgeliefert. Die folgenden drei Maßnahmen helfen Ihnen dem Zeitfresser E-Mail endlich Einhalt zu gebieten.
Erstens, auch wenn es viele anders sehen … eine E-Mail ist kein Echtzeit-Medium. Wem das nicht bewusst, der macht aus seinem E-Mail- ein Chatprogramm und bindet sich somit langfristig an seine Mailbox.
Zweitens, eine E-Mail bearbeiten heißt nicht eine E-Mail beantworten. Der feine Unterschied: Bearbeiten heißt, nach dem ersten Lesen sofort entscheiden, wie mit der E-Mail zu verfahren ist. Direkt antworten, an den zuständigen Kollegen weiterleiten oder als To-Do irgendwo, beispielsweise auf einem für viele antik anmutenden Post-It festhalten? Dann spukt die E-Mail in den dafür vorgesehen Ordner und nicht länger im eigenen Kopf herum.
Drittens, eine E-Mail zu bearbeiten ist eine Aufgabe. Nicht weniger, aber vor allem nicht mehr als genau das. Das heißt, machen Sie mit dieser Aufgabe das, was sie mit anderen auch tun. Feste Zeitfenster einrichten. Außerhalb dieses Zeitfensters bleibt ihr Mailprogramm geschlossen.
Den Tag nicht mit Mails starten
Und wo wir gerade bei Zeitfenster sind. Machen Sie nicht den Fehler und starten Sie mit einer Mail in den Arbeitstag, wie IT-Unternehmer Thorsten Jekel im Interview mit AGITANO betont (siehe hierzu
Digital Working. E-Mail-Flut bewältigen). Denn dann werden die To-Dos durch die E-Mails bestimmt und nicht umgekehrt – so wie es eigentlich sein sollte.
(cs)
