Tipps & Tricks

Eine Geschäftsreise organisieren

Wer schon mal einen Urlaub geplant hat, weiß, dass das keine so leichte Aufgabe ist. Noch komplizierter wird es, wenn die Reise aus beruflichen Gründen stattfindet, denn dabei muss man unbedingt an alle nötigen Gepäckstücke und alle anfallenden Termine denken.

Wichtige Fragen

Organisieren einer Geschäftsreise
Eine Geschäftsreise organisieren (Bild: © Goodshoot/Thinkstock)

Der Erfolg einer Geschäftsreise hängt von deren Verlauf ab. Bleibt die Reise reibungslos, kann man zufrieden nach Hause fahren. Gibt es jedoch Schwierigkeiten, bedeutet das auch Probleme für die Firma. Um Pannen im Vorhinein auszuschließen, sollte das Reisemanagement stimmen. Dazu gehören Checklisten, die man extra für die Reise anlegt. So sollten lange vor Reiseantritt grundsätzliche Fragen geklärt werden. Mit den Vorgesetzten sollte zum Beispiel besprochen werden, worin genau der Zweck der Geschäftsreise liegt, wie lange diese dauern soll und wo sie hingeht. Außerdem sollte abgeklärt werden, wer die Teilnehmer der Reise und wer die Geschäftspartner vor Ort sind. Danach erfolgt die Erstellung eines möglichst genauen Ablaufplans. Dabei sollte man die Unterkunft möglichst früh reservieren, denn der luxuriöse Aufenthalt in einem Apartment mitten in der Stadt ist meist bereits lange vorher ausgebucht. Jeder Tag der Reise sollte detailliert geplant werden, ohne dass man sich selbst zu viel vornimmt. Anhand der Tagesabläufe wird dem Reisenden bewusst, was alles mitgenommen werden muss. So müssen für offizielle Termine natürlich Anzüge her, bei Reisen ins fernere Ausland muss an Zahlungsmittel gedacht werden und natürlich dürfen auch die Reisedokumente nicht fehlen und müssen meist bei der Einreise in andere Länder noch mindestens sechs Monate lang gültig sein.

Notlösungen bereitlegen

Neben den Reisedokumenten werden bei einer Geschäftsreise weitere Unterlagen erforderlich. Dazu gehören unter anderem Geschäftspapiere, Kontaktlisten und Reiseinformationen. Eine Mappe mit Daten und Fakten ist nie verkehrt, ein Wörterbuch ist unter Umständen für fremde Sprachen auch sehr nützlich. Zu einer guten Reiseplanung gehört auch ein Abschluss-Check, bei dem man den Ablaufplan nochmals detailliert durchgeht. Dabei kommt es auf die Details an – schließlich kann immer etwas schiefgehen. Bereits vorher bedachte Alternativen können in Notfällen viel Zeit und Ärger ersparen. Schlussendlich muss man auch abklären, wer den Reisenden während seiner Abwesenheit vertritt und ob die Vorgesetzten die gesamte Reise über für eventuelle Fragen erreichbar sind.

(dp)

Christoph Schroeder

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