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Haben Sie die Kosten für Drucker & Co. im Blick?

Nein? Sollten Sie aber! Denn einem Bericht von Info Trends/Cap Ventures zufolge machen Druckkosten bis zu sechs Prozent des Jahresgewinns aus. Mit anderen Worten: beim Thema Drucker & Co. bestehen erhebliche Einsparpotenziale, die zudem niemandem im Betrieb weh tun. Im Folgenden haben wir ein paar sofort und leicht umsetzbare Tipps & Tricks zusammengetragen, wie Sie in Ihrem Unternehmen Druckkosten signifikant reduzieren.

Trotz E-Mail: Der Drucker lebt!

E-Mail, Mail, Kommunikation
Mit der E-Mail verbanden viele die Hoffnung auf ein Büro ohne Drucker – zu unrecht! (Bild: S. Hofschlaeger / pixelio.de)

Wohl kaum eine Erfindung hat den Alltag in Büros und Behörden derart gewandelt, wie die E-Mail. Für viele ist ohne elektronischen Postverkehr noch nicht einmal der Betriebsalltag aufrecht zu erhalten. Zeitgleich mit der Einführung der Mail hatten viele Mitarbeiter die Hoffnung, dass der Traum vom papierlosen und druckerfreien Büro nun endlich wird in Erfüllung gehen. Die Realität ist eine andere. Denn aller Innovationen zum Trotz: Der Drucker lebt! Neben Lesegewohnheiten sind hierfür auch Rechtsvorschriften ursächlich. Und genau deshalb sollten Unternehmer ihre Druckkosten im Blick haben und die Einsparpotenziale nicht unterschätzen

Sparen fängt bereits beim Einkauf an

Damit ist nicht nur der Drucker selbst gemeint, denn neben Papier gehören vor allem Tintenpatronen, wie zum Beispiel günstige Druckerpatronen bei www.guenstigtinte.de, zu den Verbrauchsmaterialien, die am häufigsten nachgekauft werden müssen.

Wer sich also für einen Tintenstrahldrucker entscheidet, der sollte darauf achten, dass nicht alle drei Farben in nur einer Tintenpatrone untergebracht sind. Denn auch wenn nur eine der Farben leer ist, muss die komplette Patrone ausgewechselt werden. Bei Modellen mit einzelnen Tintentanks wird nur die Farbe gewechselt, die auch wirklich leer ist.

Nachbildungen statt Originale

Für den Drucker muss es nicht immer die teure Original-Toner- beziehungsweise -Tintenkartusche sein. Drittanbieter verfügen oft über qualitativ gleichwertige, jedoch deutlich kostengünstigere, Alternativen. Allerdings sollte man auch hier ausschließlich bei vertrauenswürdigen Anbietern kaufen. Tipp: eine kleine Suchmaschinen- beziehungsweise Testbericht-Rechcherche verschafft hier einem den ersten Überblick.

Bei Meldung nicht sofort reagieren

Manchmal ist der Letzte der Erste. Das gilt auch für den Wechsel der Tintenpatrone beim Drucker. Denn oft meldet sich die Füllstandsanzeige viel zu früh. So können in den meisten Fällen mit einer „leeren“ Tintenpatrone noch einige Seiten ausgedruckt werden. Wechseln Sie also erst, wenn die Druckqualität nachlässt.

Drucker, Druck, Papier
Nur drucken, was auch wirklich gebraucht wird. Und das am besten bedseitig. (Bild: Rainer Sturm / pixelio.de)

Papier beidseitig bedrucken

Und zwar nur mit dem, was auch wirklich benötigt wird. Wer meint, dass sei Alltag, der irrt. Dem Lexmark Ipsos Survey zufolge, landen in Europa etwa 20 Prozent aller ausgedruckten Dokumente ungelesen im Papierkorb. Häufig, weil zehn Seiten gedruckt werden, obwohl nur eine Seite des Dokuments benötigt wird. Dabei lässt sich genau das lediglich durch ein paar wenige Mausklicks vermeiden.

So wählen Sie in den Druckereinstellungen einfach die Option „Seiten“ und geben die Seite an, die gedruckt werden soll. Auch nacheinander folgende Seiten können so einfach ausgedruckt werden. Doppelseitiges Drucken geht am einfachsten mit einem Drucker, der über eine Duplex-Einheit verfügt. Alternativ kann man auch einfach zwei Seiten auf die Vorderseite des Blattes drucken.

Im Sparmodus und nicht in Graustfen drucken

Unternehemnsintern kommt es nicht immer auf die Druckqualität an. Diesen Umstand kann man nutzen, um im Spar- oder auch Entwurfmodus zu drucken. Dadurch wird weniger Tinte beziehungsweise Toner verwendet.

Übrigens: viele denken farbige Ausdrucke seien teurer als Graustufen. Doch das ist nicht immer der Fall! Denn viele Drucker mischen die Graustufen aus den Farben und nicht nur aus der schwarzen Tinte. Daher sollten Farbausdrucke stattdessen lieber im oben genannten Sparmodus, und zwar in Farbe, gedruckt werden.

Fazit: Auch Kleinvieh macht Mist

Wer sich an diese einfachen Tipps & Tricks hält, kann seine Druckkosten im Betrieb senken, und zwar deutlicher als gedacht. Denn laut Gartner geben Unternehmen bis zu drei Prozent ihres Jahresgewinns für Druckkosten aus. Das heißt, summa summarum zahlt sich eine Senkung Ihrer Druckkosten unter dem Strich sicherlich aus, und zwar deutlicher, als Sie auf den Blick vermuten mögen.

Christoph Schroeder

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