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Meetings sind keine Kaffeekränzchen!

Vergangene Woche haben wir im Rahmen unserer Interviewreihe „Digital Working – Tipps für Manager“ mit dem IT-Unternehmer, Autor und Speaker, Thorsten Jekel, unter anderem die Frage erörtert, was in puncto Vorbereitung und Planung von Meetings alles zu beachten ist, damit diese nicht mit für alle daran Beteiligten unbefriedigten Resultaten enden. Und wie uns die moderne Technik dabei unterstützt.

Heute geht es um die Aspekte, die bei der Durchführung und Nachbereitung zu berücksichtigen sind, um Meetings zu einem Erfolg zu machen.

Digital Working: Meetings effizient durchführen und nachbereiten

Marathon, Lauf
Verhindern Sie, dass Meetings zu regelrechten Marathons mutieren. (Bild: Petra Bork / pixelio.de)

Herr Jekel, oft arten Meetings in regelrechte Sitzungs-Marathons mit unzähligen Mitarbeitern am Tisch aus. Wie würde bei Ihnen ein produktives Meeting aussehen und wie lange sollte das ideale Meeting maximal dauern?

Das optimale Meeting hat pro Agendapunkt nur die wirklich benötigten Mitarbeiter am Tisch oder per Videokonferenz-Tool zugeschaltet. Es findet am besten an Stehtischen und ohne Kekse und Süßigkeiten statt. Ein Meeting sollte nicht mit einem Kaffeekränzchen verwechselt werden. Allein die Umstellung auf Stehtische verkürzt Meetings erfahrungsgemäß um ein Drittel. Länger als eine Stunde sollte kein Meeting dauern.

Wo lauern die Fallstricke bei Meetings und wie kann ich mich davor schützen?

Der größte Fallstrick ist die mangelnde Fokussierung auf die zielgerichtete Agenda. Dies liegt zum einen an der unzureichenden Vorbereitung , zum anderen an der mangelnden Konsequenz in der Moderation des Meetings. Wichtig sind daher Verantwortliche für die Inhalte und das Timing. Diese beiden Rollen können und sollten getrennt werden.

Idealerweise gibt es:

– einen Moderator
– einen Zeitnehmer und
– einen Protokollanten

In Meetings gibt es meist das Thema „Wer schreibt heute das Protokoll?“ und jeder dreht sich demonstrativ weg. Wer kennt das nicht. Wie protokolliert und dokumentiert man am besten die Ergebnisse. Und zwar so, dass es auch wirklich funktioniert?

Wichtig ist zunächst einmal, dass es einen Protokollanten gibt. Das muss und sollte auch gar nicht derjenige sein, der das Meeting moderiert. Erfahrungsgemäß ist eine Person damit überfordert.

Ideal ist die Protokollierung in einer tabellarischen und stichwortartigen Form, die live erfolgt und am Ende des Meetings noch im Meeting einmal gemeinsam durchgegangen wird und anschließen im Meeting an alle online verteilt wird. Über einen Beamer kann man das Protokoll gut für alle visualisieren. Eine Idee ist auch die Nutzung von zwei parallelen Beamern. Auf einem wird das aktuelle Thema der Diskussion visualisiert und auf dem zweiten wird für alle sichtbar das Protokoll geführt. Es ist mittlerweile auch möglich mehrere PCs oder iPads auf einen Beamer zu übertragen. Dies ist mit dem Tool Reflector möglich.

Wie stelle ich eigentlich sicher, dass Meetings, in welchem vertrauliche Inhalte besprochen wurden, nicht nach draußen dringen und vertraulich bleiben?

Hier ist eine klare Ansage des Managements erforderlich. Darüber hinaus gibt es aber auch sogenannte Datenraumlösungen, mit denen Sitzungsunterlagen sicher an Meeting-Teilnehmer verteilt werden können. Diese Unterlagen können auch automatisch mit Wasserzeichen versehen werden oder das Drucken und Weiterleiten ganz unterbunden werden. Mit einem darin integrierten Rechte-Management kann auch nachvollzogen werden, wann welches Dokument von wem geöffnet und weitergeleitet wurde. Diese Lösungen wurden ursprünglich für den Datenaustausch bei Unternehmensverkäufen eingesetzt, werden aber auch zunehmend, zum Beispiel für die Aufsichtsratsarbeit in Unternehmen, eingesetzt. Eine führende Datenraumlösung ist beispielsweise Brainloop aus München.

 

Digital Working, Management
Dank Skype, Facetime & Co sind Videokonferenzen sogar gratis möglich. (Foto: © Thorsten Jekel)

Meetings mit persönlicher Anwesenheit sind wichtig, jedoch nicht immer notwendig. Mit dem heutigen technologischen Fortschritt können diese auch virtuell über Voice- und Videokonferenz-Software durchgeführt werden. Welche Erfahrungen haben Sie hier gemacht?

Als ich meine berufliche Laufbahn 1988 bei Nixdorf Computer begann, waren Videokonferenzen sehr teuer und aufwändig. Nixdorf hatte damals jeweils einen Videokonferenzraum in München und einen in Paderborn und die Kosten pro Videokonferenz lagen über 2.000 DM. Heute ist dank Skype, Facetime und anderer Dienste Videotelefonie in noch besserer Qualität sogar gratis möglich.

Welche Tools und Plattformen bieten sich hier an?

Im privaten Bereich sind Skype und Facetime gute Plattformen. Im sicherheitskritischen Unternehmensumfeld bieten sich Plattformen wie Sipgate und Lynx an. Lynx kommt – wie Skype inzwischen auch – aus dem Hause Microsoft und lässt sich sehr gut in IT-Strukturen einbinden.

Wo sehen Sie beim Thema Videotelefonie die zentralen Vorteile?

Durch Videotelefonie können Arbeitszeiten und Reisekosten eingespart und zeitweise auch jene Teilnehmer in Meetings eingebunden werden, die sonst nicht zu vernünftigen Kosten an den Tisch zu bekommen wären. Mitarbeiter können somit sogar über Smartphones und Tablets von unterwegs aus an Meetings teilnehmen und damit nicht verkaufsaktive Zeit reduzieren.

Können virtuelle Voice- und Videokonferenzen die Präsenzmeetings sogar komplett ersetzen?

Aus meiner Erfahrung können Präsenzmeetings nicht vollkommen ersetzt werden. Allerdings eignen sich Voice- und Videokonferenzen dazu, diese sinnvoll zu ergänzen. Einer meiner Kunden zum Beispiel hat das monatliche Vertriebsmeeting gegen zwei jährliche persönliche Vertriebsmeetings und zehn Videokonferenzen ersetzt. Damit wurden zehn zusätzliche Verkaufstage genutzt. Von An- und Abreisezeiten gar nicht zu reden! Wenn sich Teams einmal persönlich kennengelernt haben, können danach auch immer wieder virtuelle Kontakte gepflegt werden. Wichtig ist ein persönlicher Erstkontakt, der idealerweise regelmäßig aufgefrischt werden sollte.

Zum Abschluss könnten Sie bitte nochmals die drei wichtigsten Punkte für effiziente Meetings nennen? Wo ist der erste Hebel für Verbesserungen?

Die drei wichtigsten Punkte sind:

– unnötige Meetings streichen
– Meetings nur zum Entscheiden und nicht zum Informieren nutzen
– im Meeting die Agenda verabschieden kommunizieren und dann konsequent nachhaken

Der größte Hebel liegt, wie immer, beim Vorleben durch die Führungskräfte. Auch die besten technischen Digital Working Tools erfordern Klarheit und Konsequenz in der Führung.

Herr Jekel, herzlichen Dank für das interessante Gespräch. Seien Sie, liebe Leserinnen und Leser, auch nächste Woche dabei. Dann werden wir uns dem Thema „Smarter kommunizieren“ widmen.

Das Interview mit Torsten Jekel führte Oliver Foitzik (Herausgeber des Wirtschafts- und Mittelstandsmagazins AGITANO).

Über Thorsten Jekel:

Thorsten Jekel, Digital Working
Digital Working. Technik einfach nutzen. (Foto: © Thorsten Jekel)

Als IT-Unternehmer, Autor und Speaker ist der Betriebswirt und MBA Thorsten Jekel der Experte für Digital Working. Aus seiner über 25-jährigen Berufserfahrung im Vertrieb, in der Service- und IT-Projektverantwortung sowie als langjähriger Geschäftsführer im Mittelstand spricht er aus der Praxis, für die Praxis. Seit dem Marktstart des iPads entwickelt sein Unternehmen jekel & partner innovative Geschäftsmodelle im Umfeld des iPads und anderer Tablet-Systeme. Als Lehrbeauftragter und Speaker begeistert er seine Zuhörer mit den Grundprinzipien des effektiven Digital Working, verbunden mit konkret umsetzbaren Tipps, um Technik einfach zu nutzen.

Mehr über Thorsten Jekel auf seinem AGITANO-Expertenprofil.

Christoph Schroeder

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