Interviews

Mit cloudbasierter Software-Lösung von SEWOBE über 1 Millionen DLRG-Mitglieder effizient verwalten

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Das Augsburger Software Unternehmen SEWOBE gehört zu den Vorreitern in der cloudbasierten Mitgliederverwaltung von großen Vereinen und Verbänden. Dieser Vorsprung verschaffte dem Unternehmen einen Großauftrag: Die Vereinheitlichung und Modernisierung der Mitgliederverwaltung und Buchhaltung bei der weltweit größten Wasserrettungsgesellschaft DLRG. Die DLRG hat circa 1,6 Millionen Mitglieder, die in 18 Landesverbänden und 2.000 Gliederungen organisiert sind. Deren Verwaltung und die Erstellung einer revisionssicheren Buchhaltung werden bei einem so großen Verband zur Mammutaufgabe – besonders, wenn in der Vergangenheit über 20 verschiedene Softwareprogramme im Einsatz waren. Um die Verwaltung einheitlicher, einfacher und effizienter zu gestalten, entschied sich die DLRG für eine Internet-Software-Lösung der Augsburger SEWOBE. Wie es dazu kam und welchen Herausforderungen es zu bewältigen gab, erzählt Thomas Weishaupt, Geschäftsführer der SEWOBE GmbH, im Interview.

SEWOBE hatte für die DLRG schon die passende cloudbasierte Software-Lösung zur effizienten Mitgliederverwaltung parat – Thomas Weishaupt im Interview

Herr Weishaupt, wie kam es dazu, dass die Augsburger SEWOBE den Auftrag erhielt, für die DLRG eine einheitliche cloudbasierte Software-Lösung zu entwickeln?

Wir konnten wohl die Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft (DLRG) als Premiumanbieter mit der längsten Erfahrung in der Online-Verwaltung am besten bei ihrem Projekt unterstützen, die Mitgliederverwaltung zu vereinheitlichen und damit die Verwaltungsarbeit effizient zu vereinfachen  (lacht). Aber im Ernst: Die SEWOBE ist bereits seit 1998 mit ihrem Produkt auf dem Markt und damit wohl die erste Softwareschmiede im Bereich cloudbasierter Online-Mitglieder-Verwaltungssoftware in Deutschland. Mit unseren Softwarelösungen unterstützen wir bereits fast Tausend Verbände, Vereine, Gewerkschaften und Parteien, unabhängig von der Größe. Wir konnten deshalb auf diesem Gebiet, neben unserer Erfahrung, auch einem großen technologischen Vorsprung in die Ausschreibung des Projektes einbringen. Unser bereits bestehender und vielfach eingesetzter SEWOBE VerbandsMANAGER wurde als Basis-Software herangezogen und mit Zusatzfunktionen zum DLRG VerbandsMANAGER erweitert. Wir hatten also schon eine gutes Fundament für die DLRG-Lösung in petto, als wir uns um das Projekt beworben haben.

Welche Anforderungen musste die neue Software-Lösung erfüllen?

Der Wunsch der DLRG war es, die mehr als 20 verschiedenen Programme, die bislang zur Mitgliederverwaltung und Buchhaltung eingesetzt wurden, abzulösen und in eine einheitliche Lösung zu überführen. Damit wird die Verwaltungsarbeit im Allgemeinen einfacher und effizienter werden. Dadurch können beispielsweise Aufgaben schneller und unkomplizierter auf verschiedene Personen verteilt werden. Außerdem wird die cloudbasierte Software-Lösung zur Mitgliederverwaltung für die Benutzer schnell erlernbar sein, da auch gezielter geschult werden kann und die Einhaltung neuer EU-Datenschutz-Vorgaben damit auch eher gewährleistet ist.

Datenschutz und Generationenwechsel bei der DLRG: Eine neue Verwaltungssoftware musste her

Wieso entschied sich die DLRG ausgerechnet jetzt dazu, ihre IT zu vereinheitlichen und eine neue Software-Lösung einzuführen?

Einen Grund habe ich gerade angesprochen: Die neue Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt. Um deren erhöhte Schutzvorgaben erfüllen zu können, sollte eine neue Software-Lösung eingeführt werden, die die Sicherheit der gespeicherten Daten sowie den Zugriff darauf klar definiert.

Zum einen können mit der zukünftigen Rechtezuweisung, alle anfallenden Tätigkeiten nur noch von autorisierten Mittarbeitern ausgeführt werden, womit eine erhöhte Sicherheit bei der Datenverarbeitung gewährleistet ist. Zum anderen steht bei der DLRG derzeit ein Generationenwechsel an: In den vergangenen Jahren zeichnete sich der Trend zunehmend neuer und junger Mitglieder ab, die wichtige Management-Funktionen wahrnehmen und einen zeitgemäßen Zugriff auf Daten erwarten; eben die bereits gewohnten Freiheiten der unabhängigen mobilen Arbeit mit moderner Online-Software. Die neue Lösung der Mitgliederverwaltung und Verbandsbuchhaltung soll vor allem junge Mitglieder dazu zu motivieren, mehr Verantwortung in der DLRG zu übernehmen.

Der Datenschutz ist ja nicht nur aus rechtlichen Gründen wichtig, sondern generell ein sensibles Thema. Wie wird der Schutz der gespeicherten Daten im SEWOBE DLRG VerbandsMANAGER gewährleistet?

Die Einführung der neuen Software erfolgt in verschiedenen Phasen: Anfangs trainieren die unterschiedlichsten Organisationseinheiten der DLRG in einem Schulungssystem mit Testdaten. Erst wenn der Umgang damit sicher ist, werden die Daten ins neue System migriert. Zugang zu den Mitgliederdaten erhält nur, wer konkret zuständig ist. Die Daten müssen bei Bedarf jeweils von der Ortsgruppe für die höheren Ebenen freigeschaltet werden, zum Beispiel wenn Ehrungen oder Qualifikationen zu den Kontakten hinzugefügt werden sollen. Wer also Zugriff auf welche Daten hat, ist sehr restriktiv geregelt und muss gegebenenfalls erst freigeschalten werden. Alle DLRG-Programm-Nutzer werden auf das Datengeheimnis und Verschwiegenheit verpflichtet, bevor sie personenbezogene Daten verarbeiten dürfen. Selbstverständlich wird auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login angeboten, die heute Standard jeder Online-Software-Lösung sein sollte.

SEWOBE und DLRG: So geht die Zusammenarbeit weiter

An welchem Punkt befindet sich das Projekt zurzeit?

Gestartet haben wir das Projekt 2014 mit dem Landesverband Württemberg. Dort wird der DLRG VerbandsMANAGER schon seit 2015 als cloudbasierte Software-Lösung zur Mitgliederverwaltung –erfolgreich eingesetzt. Zurzeit finden bereits Schulungen und Seminare für die Mitglieder aus anderen Landesverbänden statt, damit wir auch hier zügig in die „neue“ DLRG-Zukunft starten können.

Wie geht es jetzt weiter?

Sowohl wir von der SEWOBE als auch der ehrenamtliche Projektleiter aus Württemberg, Jürgen Radecke, sind mit dem bisherigen Verlauf sehr zufrieden. Aktuell ist geplant, in den nächsten drei Jahren den Gesamtverband mit seinen 18 Landesverbänden und 2.000 Gliederungen mit dem DLRG VerbandsMANAGER auszustatten. Außerdem wurde eine bundesweite Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die die deutschlandweite Einführung, den Anwender-Support und die zukünftige Programmweiterentwicklung koordiniert.

Welches Zwischenfazit ziehen Sie nach der bisherigen Zusammenarbeit mit der DLRG?

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Thomas Weishaupt ist einer der beiden Geschäftsführer von SEWOBE. Die cloudbasierte Software-Lösung zur einheitlichen Mitgliederverwaltung und Buchaltung für die DLRG ist ihr neuester Erfolg. (Bild: © SEWOBE | Thomas Weishaupt)

Die DLRG ist ein hochprofessioneller Verband. So ist auch die Zusammenarbeit. Man darf dabei nicht vergessen, dass die Funktionsträger und Projektleiter alle ehrenamtlich arbeiten und alles neben dem Beruf in der Freizeit erledigen. Gerade unter diesen Bedingungen ist ein Top-Projektmanagement besonders wichtig und erfolgsentscheidend. Die DLRG ist in den Bereichen Projektmanagement, Abwicklung und Supportbetreuung sehr gut aufgestellt. So macht die Zusammenarbeit Freude – und bringt beste Ergebnisse.

Herr Weishaupt, herzlichen Dank für das Gespräch. Ich wünsche Ihnen weiterhin eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der DLRG.

Das Interview mit Thomas Weishaupt führte Dr. Katja Heumader, Redakteurin AGITANO.

Über Thomas Weishaupt

Thomas Weishaupt bildet mit Eiko Trausch die Geschäftsführung der SEWOBE GmbH. Sie leben und arbeiten nach dem Unternehmensmotto „miteinander.online.arbeiten“. Zusammen haben sie die SEWOBE zu einem Spezialanbieter und technologischen Vorreiter für integrierte und hochfunktionale cloudbasierte Software-Lösungen für Verbände, große Vereine und Mitgliederorganisationen aufgebaut. Thomas Weishaupt ist als IT-Chef für die Programmierung, die Softwareentwicklung und alle IT-Projekte verantwortlich.

Katja Heumader

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