Personal

Mitarbeiterbefragung: Ein Best-Practice-Beispiel

Im heutigen Beitrag der 14-tägigen Themenserie „Im Dialog – Wie Mitarbeiterbefragungen und Feedbackverfahren ihren vollen Mehrwert für Unternehmen entfalten“ präsentiert Ihnen der Berater, HR- und IT-Experte Matthias Diete ein Best-Practice-Beispiel. Dieses zeigt auf, wie der Dialog mit den Mitarbeitern Unternehmen personalstrategische Chancen eröffnet.

Drei Indices für die Arbeitszufriedenheit

Ein weltweit führender Hersteller von Bremssystemen für Schienen- und Nutzfahrzeuge entschied sich 2011 zum wiederholten Male, alle Mitarbeiter zu befragen, um herauszufinden, wie ausgeprägt Commitment, Engagement und Zufriedenheit sind. Aufgrund der Komplexität der Erhebung, immerhin waren weltweit rund 17.000 Mitarbeiter einzubeziehen, zog das Unternehmen die Cubia AG als Beratungsunternehmen hinzu. Neben der Expertise für Mitarbeiterbefragungen war ausschlaggebend, dass die Cubia AG mit Jürgen Schultz-Gambard einen profunden wissenschaftlichen Prozessbegleiter stellen konnte.

Der Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie der LMU München erarbeitete zunächst mit den Projektverantwortlichen einen Fragebogen mit 105 Items, die 14 Kategorien zugeordnet wurden. Dazu gehörten Fragen zu Arbeitsbedingungen, Stress & Belastung, Unternehmenskultur, Führung, Kommunikation, Information und Prozesse. Ziel war es, mithilfe der Items drei Indices (Commitment, Engagement und Führung) bestimmen zu können, die wiederum zu einem Gesamtwert gebündelt werden sollten, der die Arbeitszufriedenheit der Belegschaft darstellt.
Der Konzernbetriebsrat wurde von Beginn an einbezogen, ebenso der Datenschutzbeauftrage. Jedes Item wurde mit ihnen abgestimmt. Nach Fertigstellung des Fragebogens wurde dieser in 14 Sprachen übersetzt und von den HR-Administratoren in den 27 Ländern, in denen das Unternehmen aktiv ist, überprüft, ob die Fragen kulturell angemessen und verständlich formuliert waren.

Logistische Meisterleistung

Umfrage, AGITANO, Studie
Mitarbeiterbefragung online oder offline durchführen? Das war hier die Frage. (Bild: einzmedia / pixelio.de)

Die Mitarbeiter an allen 80 Standorten wurden frühzeitig über die Erhebung und Ziele sowie über das Procedere informiert, um eine möglichst hohe Teilnahmequote sicherzustellen. Das Projektteam musste zudem bei der Planung die Standortbesonderheiten hinsichtlich ihrer Struktur und die späteren Ergebniscluster berücksichtigen. Zu erfassen war, welche Mitarbeiter die Befragung online durchführen konnten und welche einen gedruckten Fragebogen benötigten.

Für die Mitarbeiter, die den Fragebogen online ausfüllten, erstellten die Experten der Cubia AG zufallsgenerierte Zugangscodes, die einer achtstelligen individuellen Transaktionsnummer (TAN) entsprechen und die wie beim Online-Banking mit Passwort und nur einmal benutzt werden können. Das TAN-Verfahren stellte zudem sicher, dass nur der eingeladene Personenkreis an der Befragung teilnehmen konnte. Die Anonymität wurde gewährleistet, da keine persönlichen Daten abgefragt wurden.

Drei globale Haupthandlungsfelder

Von den 17.250 Mitarbeitern nahmen 77 Prozent an der Erhebung teil. Die Ergebnisse wurden zunächst dem Vorstand präsentiert. Der Gesamtzufriedenheitswert lag – wie die drei Teilindices – im Zweierbereich, ein guter Wert also. Dennoch ließen sich drei standortübergreifende Handlungsfelder identifizieren: Leadership und persönliche Weiterentwicklung, Unternehmenskultur sowie Stress und Belastung.

Die Cubia AG erstellte insgesamt 400 Berichte für die verschiedenen Bereiche und Standorte, so dass jede Führungskraft erfuhr, welche globalen Herausforderungen es gab und welcher Handlungsbedarf in ihrem Verantwortungsbereich bestand. Dann wurden Workshops organisiert, in denen die Führungskräfte ihren Mitarbeitern die Ergebnisse vorstellten und mit ihnen Verbesserungsmaßnahmen erarbeiteten.

Ein webbasiertes Trackingtool, das die Cubia AG ihren Kunden zur Verfügung stellt, enthält einen Gesamtplan aller geplanter Aktivitäten, Zuständigkeiten und Zeitvorgaben. Anhand von Prozentangaben lässt sich auf einem Blick erkennen, wie erfolgreich die einzelnen Maßnahmen bereits umgesetzt wurden und wo weiterer Handlungsbedarf besteht. Bislang wurden mehr als 700 Einzelmaßnahmen dokumentiert. Die meisten sind Vorschläge, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern, Stressbelastungen zu reduzieren und Entwicklungsmöglichkeiten zu fördern.
Darüber, welche Maßnahmen an den Standorten bereits umgesetzt wurden, informierten sich die Vorstandsmitglieder bei ihren Besuchen vor Ort. In ihrem Gepäck hatten sie die jeweiligen Befragungsergebnisse des Standorts. Dadurch signalisieren sie den betreffenden Führungskräften, wie wichtig es der Konzernleitung ist, dass die Erkenntnisse aus der Mitarbeiterbefragung genutzt werden, um Prozesse und Abläufe weiter zu optimieren.

Survey-Logo

Damit die Mitarbeiter den Zusammenhang zwischen der Befragung und einzelnen Maßnahmen herstellen können, haben die HR-Verantwortlichen ein Global-Employee-Survey-Logo entwickelt. Alle Maßnahmen, die dazu beitragen, die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen, werden damit gekennzeichnet. Für die Projektleiter stellt dieses Logo zudem eine Möglichkeit dar, die Mitarbeiterbefragung intern zu vermarkten.

Die Vorstände und die HR-Verantwortlichen sind gespannt, ob sich die bisherigen Maßnahmen in den Ergebnissen der für Herbst 2014 geplanten Mitarbeiterbefragung widerspiegeln werden. Doch gleich wie die Ergebnisse sein werden, schon jetzt hat sich gezeigt, dass Mitarbeiterbefragungen ein funktionierendes Instrument darstellen, um Change Management- und Verbesserungs-Vorhaben erfolgreich zu gestalten.

Matthias Diete, Cubia AG
(Foto: © Matthias Diete)

Über Matthias Diete:

Matthias Diete studierte Betriebswirtschaft und Informationswissenschaften.  Nach Tätigkeiten in der Industrie und für Beratungsunternehmen gründete er im Jahr 2001 gemeinsam mit Partnern die Cubia AG. Matthias Diete verantwortet bei der Cubia AG die Bereiche Entwicklung, IT und Qualitätsmanagement.

Mehr über Matthias Diete erfahren Sie im AGITANO-Expertenprofil und im Internet unter: www.cubia.com.

Lesen Sie hier seinen Beitrag von vorverganener Woche (13.05.2014):

Mitarbeiterbefragung: frühzeitig über Ziele informieren

Christoph Schroeder

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