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Mitarbeiterbefragung: frühzeitig über Ziele informieren

Erfahren Sie im heutigen Beitrag der 14-tägigen Themenserie: „Im Dialog – Wie Mitarbeiterbefragungen und Feedbackverfahren ihren vollen Mehrwert für Unternehmen entfalten“ vom  Berater, IT- und HR-Experten Matthias Diete, warum es für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung so wichtig ist, die Angestellten so früh wie möglich mit einzubeziehen.

Unternehmen übertragen in der Regel die Planung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen externen Spezialisten. Sowohl bei der Auswahl von Anbietern als auch der internen Kommunikation bezüglich der Erhebung, gilt es einiges zu beachten.

Zielsetzung ist Chefsache

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Damit die Mitarbeiterbefragung den gewünschten Erfolg erzielt, sollten Führungskräfte den Angestellten gegenüber Transparenz walten lassen. (Bild: S. Hofschlaeger / pixelio.de)

Die Ziele einer Mitarbeiterbefragung sollte die Geschäftsleitung festlegen, die operative Umsetzung übernimmt ein Projektteam. Dieses ist zuständig für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Erhebung.

Wichtig ist es, frühzeitig die Mitarbeitervertretung einzubeziehen. In der Regel beteiligen sich die Arbeitnehmer gern und konstruktiv an der Mitarbeiterbefragung, denn auch sie sind an Fakten interessiert, welche die Interessen der Belegschaft besser sichtbar machen als eine nur vermutete Stimmungslage.

Das Projektteam legt fest, wann die Befragung durchgeführt wird und mit welchen Medien befragt wird (Papier und/oder Online). Ferner ist die Befragungs- und Auswertungstiefe zu definieren und festzulegen, wer später über die (Teil-)Ergebnisse informiert werden soll und wie die Erkenntnisse für die Organisations- und Personalentwicklung genutzt werden.

Externe Berater

Nahezu alle Unternehmen, die eine Mitarbeiterbefragung planen, beziehen externe Berater von Beginn an mit ein. Dies hat mehrere Gründe. Die externen Spezialisten haben nicht nur mehr Erfahrung in der Prozessplanung, Fragebogenentwicklung, Durchführung und Auswertung. Sie verfügen zudem über Instrumente, die das Datenhandling erleichtern und die Datensicherheit garantieren. Darüber hinaus wissen die Spezialisten aus vergleichbaren Projekten, wie sich aus den Ergebnissen Verbesserungsmaßnahmen ableiten, umsetzen und im weiteren Prozess steuern und dokumentieren lassen.

Um die gesetzten Ziele und einen nachhaltigen Nutzen der Mitarbeiterbefragung zu erreichen, ist bei der Auswahl des externen Dienstleisters daher neben Erfahrung auf fachliche und methodische Kompetenz zu achten. Beispielsweise arbeiten wir von der Cubia AG mit Psychologieprofessoren als Prozessbegleiter zusammen, die den wissenschaftlichen State-of-the-Art während der Projektkonzeption und -durchführung sicher stellen.

Bei der Beraterauswahl ist darauf zu achten, dass es sich wirklich um Experten handelt, die aufgrund ihrer Spezialisierung genau wissen, welche Facetten den Erfolg einer Befragung beeinflussen und wie sich jederzeit mögliche Unwägbarkeiten kontrollieren und beeinflussen lassen. Unternehmen sollten daher genau prüfen, wen sie mit ihrer Mitarbeiterbefragung beauftragen, denn es gibt auch viele Anbieter, bei denen Mitarbeiterbefragungen nur ein Teil eines weit umfangreicheren Dienstleistungsportfolios sind. Spezialisierte Anbieter hingegen verfügen über eine belegbare Expertise und können ihre Kompetenz durch belastbare Referenzen belegen. Ferner sind sie mit den spezifischen Anforderungen des Datenschutzes und den notwendigen technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Wahrung der Anonymität, Vertraulichkeit und Integrität der Befragung vertraut.

Ziele kommunizieren

Bereits im Vorfeld einer Befragung ist der Informations- und Kommunikationsbedarf hoch. Je früher damit begonnen wird, eine Mitarbeiterbefragung über die verfügbaren unternehmensinternen Kommunikationskanäle glaubwürdig zu bewerben, desto besser ist es. Mitarbeiter könnten sonst befürchten, dass es sich um eine Alibibefragung handelt und dass die Geschäftsführung die Ergebnisse nicht ernst nimmt bzw. Folgemaßnahmen ausbleiben. Ebenfalls sind möglicherweise vorhandene Bedenken hinsichtlich Anonymität und Datenschutz auszuräumen.

Im Rahmen der Kommunikationsmaßnahmen ist transparent zu machen, welche Ziele die Befragung verfolgt und wer welche Auswertungen erhält. Außerdem ist zu vermitteln, dass die Mitarbeiterbefragung zu Verbesserungen führen soll, von denen Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter profitieren. So sollen etwa die Führungskräfte erkennen, dass ihr eigenes Führungsgeschäft nach der Mitarbeiterbefragung leichter wird.

Garant für eine hohe Rücklaufquote

Gelingt es auf diese Weise, bei Führungskräften wie Mitarbeitern ein Commitment herzustellen, werden hohe Teilnehmer- bzw. Rücklaufquoten erreicht. In der Regel liegt die Beteiligungsquote im gewerblichen Bereich bei über 60 Prozent, bei Angestellten und Führungskräften sind es meist zwischen 70 und 90 Prozent.

Matthias Diete, Cubia AG
(Foto: © Matthias Diete)

Über Matthias Diete:

Matthias Diete studierte Betriebswirtschaft und Informationswissenschaften.  Nach Tätigkeiten in der Industrie und für Beratungsunternehmen gründete er im Jahr 2001 gemeinsam mit Partnern die Cubia AG. Matthias Diete verantwortet bei der Cubia AG die Bereiche Entwicklung, IT und Qualitätsmanagement.

Mehr über Matthias Diete erfahren Sie im AGITANO-Expertenprofil und im Internet unter: www.cubia.com.

Lesen Sie hier seinen Beitrag von vorverganener Woche (29.04.2014):

Wie Mitarbeiterbefragungen zum Erfolg von Managementstrategien beitragen

Christoph Schroeder

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