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Mobile communication and collaboration – New ways of working

Fachinterview aus dem Live.TV-Studio auf der Communication World 2011 in München … mit Siegfried Schallenmüller, Servicedirektor der nextiraOne Deutschland, einem führenden europäischen Integrator für Kommunikations- und Kollaborationslösungen, und Mitbegründer des Kompetenzzentrums für SmarterWork, einem Think Tank am European Research Center for Information Systems.

Schönen guten Tag Herr Schallenmüller. Wir werden uns heute zum Thema Mobile Communication und Collaboration unterhalten. New ways of working … ein ganz spannendes Thema. Bevor wir einsteigen, stellen Sie sich bitte kurz vor.

Gerne. Mein Name ist Siegfried Schallenmüller. Ich bin bei nextiraOne in Deutschland für das Servicegeschäft verantwortlich und ein „Überzeugungstäter“, was das Thema Kollaboration, Communication und Mobility angeht, weil ich bereits fast 20 Jahre in dieser Branche aktiv bin, u.a. bei Unternehmen wie Siemens. Vor allem ein Thema ist für mich ganz wichtig: Eine End-to-End-Perspektive für das Thema Technologie … beim Nutzer bzw. Anwender angefangen bis hin zu den technischen Möglichkeiten, von Workflow-Systemen über die Office-Automation bis hin zu Unified-Communication – und jetzt eben die spannenden Themen Mobility und Social Media.

Wir sehen heute zahlreiche Entwicklungen im Mobility-Bereich, gerade was die Themen Sprache und Konvergenz betrifft. Der Trend geht hin zur multimedialen, voll integrierten Kommunikation, abgestimmt auf die Geschäftsprozesse. Wo stehen wir hier eigentlich heute? Und was nutzen Unternehmen heute schon von diesen vielen Möglichkeiten?

Die Frage ist umfangreich. Ich möchte sie einfach in zwei Teile unterteilen. Zum einen müssen wir überlegen, wo stehen wir in der technologischen Perspektive. Das ist vielleicht sogar der einfachste Punkt. Technologisch haben sich die Möglichkeiten dramatisch erweitert. Vor Jahren war die Königsapplikation der Mobility, wie kann ich Gebühren sparen, indem ich von Handy seamless auf ein Festnetztelefon umschalte und damit eben immer adäquat die Infrastruktur nutze, die Sinn macht. Heute ist Mobility die komplette Integration in den Geschäftsprozess. Unternehmen werden gar nicht so sehr aus sich heraus, sondern durch ihre Mitarbeiter mehr oder weniger „gezwungen“, eine mobile Applikationswelt anzubieten, die es erlaubt, „anytime“ und „anyplace“ zu arbeiten.
Technologisch, glaube ich, sind sehr viele Hausaufgaben gemacht. Hier geht es darum, erstens wie diese Technologie zum Anwender kommt, zweitens wie ein Unternehmen die entsprechenden Policies einführt und vor allem drittens, hat es sinnvolle Use Cases. Das ist ein Punkt, den ich nochmals näher beleuchten möchte. Für uns als Integrator ist die Technologie wichtig. Genauso wichtig ist es, diese Technologie zum Funktionieren und zur Nutzung zu bringen. Ich muss mir als Unternehmen vorher klar darüber werden, was ist mein Use Case, also was ist mein Anwendungsszenario, wo ich Mobility nutzen möchte. Da gibt es ein breites Spektrum. Für viele Unternehmen ist das Anwendungsszenario relativ einfach, z.B. Mails abrufen, Incent Massaging, Presence Lösungen. Das ist heute Standard. Das ist technologisch gefixt und Unternehmen können es einfach anwenden.

Sie fragten mich, wo wir heute stehen? Viele Unternehmen sind noch nicht so weit. Viele Unternehmen wissen um die Möglichkeiten. Und es gibt auch ganz banale Regularien, die berücksichtigt werden müssen. Das müssen sie mit einem Betriebsrat abstimmen, das müssen sie mit der Prozesslandschaft harmonisieren etc. Insofern werden Sie hier ein sehr heterogenes Bild vorfinden. Technik vorhanden, Infrastruktur vorhanden. Die nächste Stufe ist jetzt … die Unternehmen haben das Potential schon erkannt, müssen es aber häufig noch voll ausschöpfen und dann auch intern umsetzen.

Wenn Sie sagen, die Unternehmen erkennen die Chancen und sind dabei, diese auch für sich selbst zu entdecken und diese auch einzusetzen. Inwieweit unterstützen Sie von nextiraOne die Unternehmen dabei? Haben Sie auf all die Fragen der Unternehmen Antworten?

Wenn Sie so fragen, muss ich natürlich ja sagen. Natürlich kennen wir die Antworten. Nein, die Antworten sind sehr vielfältig. Ich greife nochmals den Punkt auf, wie unterstützen wir Kunden in der Anwendung. Natürlich ist eine nextiaOne aus einem Technologiebereich heraus entstanden. Wir haben eine Kernexpertise, wie man die Technologien zum Zusammenspielen bringt. Wie Sie eine klassische Infrastruktur von Alcatel, von Cisco, oder auch von anderen Herstellern reibungslos zusammenbringen … mit mobilen Devices. Wie Sie „seamless User Experience“ schaffen, das ist das Schlagwort in diesem Kontext. Dies bedeutet, dass Sie Ihr Adressbuch genauso verfügbar haben, dass Sie Ihre Email abrufen können, Ihre Presence auf Ihrem Telefon setzen können, genauso wie auf dem mobilen Endgerät/Device. Wir unterstützen die Kunden auch darin, wie sie dieses Anwendungsszenarios designen. D.h. wir führen Workshops durch, sprechen intensiv mit dem Kunden, führen eine Analyse durch, legen die Pilotbereiche fest etc.
Das Thema „wie Mobility in einem Unternehmen wachsen muss“, das können Sie nicht verordnen. Sie können vorschreiben, welches Device sie einsetzen, aber sie können nicht sagen, dass die Mitarbeiter auch die Potentiale von Mobility wirklich nutzen müssen. Das sind Themen, wo wir sehr stark mit den Kunden arbeiten, auch sehr branchenspezifisch und spezifisch auf den Kunden eingehen.

Wo liegen hier, wenn es um die Integrationsthematik geht, die „Knackpunkte“ bei den Unternehmen?

Es hängt davon ab, wie breit ich den Use Case, das Anwendungsszenario sehe. Wenn wir bei den Basics bleiben, bei Presence-Lösungen, fängt es schon an ein bisschen tricky zu werden, weil Sie dann über verschiedene Systeme gehen müssen. Da steht Sicherheit im Vordergrund. Habe ich Verschlüsselungen auf meinem mobilen Device? Ist das die Policy des Unternehmens? Das bringt bestimmte Einschränkungen mit sich. Ein anderer Aspekt ist dann sicherlich, wo macht Mobility Spaß? Mobility macht Spaß, wenn ich tatsächlich darüber nachdenken kann, dass ich einen Arbeitsplatztyp habe, der iPad heißt. Ich will das jetzt gar nicht populistisch formulieren, aber in vielen Unternehmen könnte man durchaus Arbeitsplatzunterstützung im Management rein durch mobile Devices unterstützen. Das setzt aber voraus, dass ich eine komplette Anwendungsbreite, Datenzugriff, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, PowerPoint, Zugriff auf die gesamten Unternehmensdaten zur Verfügung stelle, damit ich die Mobility auch voll ausschöpfen kann. Dann gibt es, meine persönliche Killer-App, Video. Dass ich zusätzlich auch Video auf das mobile Device bringe, auch das ist heute technisch möglich, es ist keine Rocket-Science mehr, und ist Bestandteil einer Kommunikationskultur, die ich versuche im Unternehmen zu erzielen. Wenn ich in diesem Bereich denke, den ich jetzt als zweiten genannt habe, dann haben Sie sicherlich das Thema „Security, Security, Security!“ auf der einen Seite, auf der anderen Seite Komplexität. Muss ich jetzt neue Applikationen lernen, um das gleiche zu tun wie auf meinem Desktop? Idealerweise nein. Dann sind Sie beim nächsten Thema Technologie und Desktop-Virtualisierung. Nehmen Sie einen Cisco mit Ihren Desktop-Virtualisierungs-Tools, wo Sie letztendlich den kompletten Desktop, den Sie am Schreibtisch haben, auf Ihr mobiles Endgerät wie ein iPad bringen. Dann haben Sie auch eine durchgehende User-Experience geschaffen.
Die Knackpunkte würde ich jetzt nochmals fokussieren, Security und Trainings-Transformations-Aufwand, wo natürlich das Thema der Desktop-Virtualisierung eine ganz entscheidende Rolle spielt.

Um noch einmal auf das Technologie-Thema einzugehen. Wenn Unternehmen auf Sie zukommen, gehen Sie eher in Richtung Standardisierung oder Individuallösungen? Was empfehlen Sie? Selbst unter dem Punkt, dass man natürlich mit Individuallösungen mehr verdient!

Keine boshaften Unterstellungen bitte! [lacht] Das ist sehr schwierig zu beantworten. Es hängt sehr stark von der Kultur des Unternehmens ab. Standardisierung kann im Best Case bedeuten, nicht nur eine Protokollstandardisierung, Standardisierung des Massaging-Systems und der Software-Systeme, sondern auch der Devices. Jetzt bringt ein neuer Trend das ein bisschen durcheinander. Bring your own device – jeder will sein eigenes Endgerät nutzen. Meine 8 Monate alte Tochter ist jetzt schon perfekt im Umgang mit der Malapplikation auf meinem iPad. D.h. sie wird mit Sicherheit irgendwann sagen, ich bring doch mein eigenes Device mit in die Firma, wo ich dann mal arbeiten werde. Viele tun das bereits heute schon. Es wird sehr stark von der Unternehmenskultur abhängen, wir stark ich zulasse, dass individuelle mobile Devices eingesetzt werden und das macht mir natürlich das Thema mit der Standardisierung ein ganzes Stück weit kaputt. Das ist für den IT-Helpdesk ein Thema, das wirklich nicht trivial ist – und es ist sicherlich auch in der gesamten Sicherheitsdiskussion nicht einfach. Deswegen, aus der Sicht einer IT-Administration, sage ich, möglichst hohe Standardisierung. Aus einer User-Perspektive, hohe Durchdringung, Motivation, Potentiale des Arbeitens ausschöpfen und hohe Individualisierung. Dann wird es von der Unternehmensleitung und vom Sicherheitsbedürfnis abhängen, für welchen Weg man sich entscheidet. Ich sage, wenn man die Security technisch und durch die Policies im Unternehmen hinbekommt, dann bin ich für eine Individualisierung in bestimmten Grenzen.

Wir haben technologisch gerade die relativ „großen“ Zeiten, gerade was auch das Mobile-Wettrüsten betrifft. Wir haben die Apple-Fraktion, die Android-Fraktion, die Windows-Franktion. LTE steht vor der Tür. Brauchen wir immer noch mehr, noch bessere Technologie? Wenn ja, warum?

Klares nein. Sie können es auf der Messe hier beobachten, es setzen sich bestimmte Marktplayer durch. Sie diskutieren bei den mobilen Devices jetzt nicht mehr, ob noch ein drittes Betriebssystem dazu kommt. Das ist ein Rennen, das zwischen IOS und Android zur Zeit läuft. Vielleicht auch hier interessante Informationen, eine Million iPhones 4S sind schon vorbestellt worden. Deutlich mehr als iPhone 4. D.h. es spielt nicht immer nur Vernunft eine Rolle, auch sicherlich viel Branding und Marketing. Wobei ich nicht sagen möchte, dass IOS unvernünftig ist. Ganz klar, wir brauchen keine neuen Technologien, sondern wir brauchen Rezepte, Methoden, Vorgehensweisen, wie wir diese Technologien im Unternehmen zur Wirkung bringen.
Der Worst Case ist jetzt, dass sie sehr breit Mobility-Device ausrollen, dass sie sehr breit das Thema versuchen zu puschen, Invest-Treffen, und nur ein Buchteil wirklich die Funktionalitäten auch nutzt. Das ist das, was es gilt anzugehen. Wie kann ich hier die Transformation schaffen, aus der Technologie, aus der Infrastruktur, die heute zum funktionieren gebracht werden muss – ich will nicht sagen, dass es ein Kinderspiel ist – aber die ich zum funktionieren bringen kann, wie kann ich die wirklich auch dazu führen, dass eine andere Kommunikationskultur entsteht? Und dabei auch noch das wichtige Thema der Work-Life-Balance noch im Auge habe, so dass ich nicht zu einer kompletten Ausbeutung durch always on und 24×7 kommt.

Sie sprechen es gerade an, das wäre auch schon mein nächster Punkt. Die heutige Art der Kommunikation erfordert auch von mir eine Verhaltensänderung. Ich bin always on. Wenn ich heute nicht innerhalb von wenigen Stunden auf die Email reagiere, dann wird schon nachgefragt, ob ich nicht endlich einmal antworten möchte! Es ist eine ganz andere Erwartungshaltung da. Wie kann ich nun meine Mitarbeiter dafür sensibilisieren oder davor auch schützen, dass sie darüber nicht ausgebrannt werden? Wie können sie sich auch selber schützen? Die Kommunikation wird sehr stark über das Thema Social Media mitgesteuert. Wir sind sehr viel auf Twitter, Facebook, Google+, auf vielen dieser sozialen Netzwerke und im Internet unterwegs, nutzen das Internet auch sehr stark als Informationsquelle. Wie spielt dieses wiederum, als zweite Frage kombiniert, mit dem Thema Mobility zusammen?

Ok, versuchen wir es in Häppchen zu beantworten. Zum einen gehen wir jetzt ein ganzes Stück weiter. Sie sprechen eine Kommunikationsrevolution an. Ein new way of working. Da ist Mobility so gesehen fast nur noch eine Trägerplattform, weil die Anwendung Social Media kann ich genauso auf mobilen Devices fahren, wie auf meinem Desktop oder meinem PC zu Hause. Im Gegenteil, es hilft sogar, das Thema Social Media zu pushen. Ich hatte Consumerization als Trend angesprochen, und in der Tat ist es so, dass die Anwender den Push inzwischen auslösen. Es sind die Endkonsumenten, die als Mitarbeiter in Unternehmen die Art und Weise der Kommunikation verändern, die neue Ansprüche stellen. Das bringt, um nochmals auf den Burn-out oder die Überlastungssituation zurückzukommen, eine große Herausforderung mit sich, weil ich muss ja zunehmend einen größeren Gap an Generationen im Unternehmen schließen. D.h. wie ich immer etwas lax formuliere, das Social Media kid als das eine Extrem, das andere ist der erfahrene etwas ältere Mitarbeiter, der mit traditionellen Technologien aufgewachsen ist und für den die 50-60 Emails pro Tag schon ein Graus sind. Wir erleben gerade, dass sich Kommunikationskulturen clashen, oder ein clash von Kommunikationskulturen im Unternehmen. Die Antwort, wie kann ich mich und meine Mitarbeiter davor schützen, ist tatsächlich Coaching und Transformation. Das mag ein bisschen abgedroschen klingen, weil Coaching und Transformation macht man halt, ist doch eine Schulung – nein, es ist keine Schulung, die ich gebe, sondern es ist das Vorleben vom Management, wie nutze ich die Kommunikationsmittel. Wann versende ich Informationen und auch wo setze ich Schwerpunkte auf welchem Medium. Jetzt kommt ein Trend hinzu, Sie haben es Social Media genannt, wo plötzlich die ersten Unternehmen sagen, in ein paar Jahren haben wir kein Email mehr. Das ist natürlich eine sehr populistische Aussage. Auf der anderen Seite ein bisschen Wahrheit ist daran, weil Kommunikationsströme, sei es vom mobilen Devicer, sei es aus dem Social Media Umfeld, wachsen zusammen. Ich kann mir gut vorstellen, dass die Arbeitsweise, wie wir Sie heute in unseren Facebook und Social Media Plattformen haben, durchaus auch künftig in Unternehmen Eingang finden, so dass ich mein Social Media Portal habe, auf denen ich mit meinen Kollegen kommuniziere. Es gibt ein ganz interessantes Beispiel von Cisco, den Cisco Quad, wo auch Kommunikation und Social Media zusammenkommen. D.h. Sie finden einen Blog, Sie können direkt den Verfasser des Blogs sehen, ob sein Präsent-Status auf grün ist, Sie können ihn kontaktieren, in eine Videokommunikation eintreten und ein Dokument teilen. All das, was wir aus Unified-Communication kennen, kommt zusammen mit Soial Media. Sie werden jetzt vielleicht fragen, was für eine Komplexität! Ja, und diese Komplexität ist auch nicht einfach wegzudiskutieren, sondern hier sind Sie wieder bei dem Punkt, Training, Coaching, Vorleben und Poweruser zu motivieren, ihre Informationen und ihre Arbeitsweisen zu sharen.

Das bedeutet also, dass das, was ich heute aus den Social Media als User lerne, in die Unternehmen transferiert wird, natürlich in einer geschlossenen Box – nicht etwa bei Facebook und datenschutzrechtlich einsehbar, sonst hätte ich ja im schlimmsten Fall meine gesamte Unternehmenskommunikation in den Händen von Facebook gelegt. Die Funktionalitäten, die ich tagtäglich nutze, werden also ins Unternehmen gebracht, um die Chancen der Kommunikation, der Zusammenarbeit besser zu nutzen. Gleichzeitig muss ich aber auf der anderen Seite aufpassen, dass ich nicht die negativen Punkte, die Risiken, mit einführe.

Ja, ein kurzes und knappes ja. Ich möchte das an zwei, drei Stellen noch einmal ein bisschen unterstreichen. Was macht denn die Social Media Arbeitsweise heute aus? Social Media Arbeitsweise macht heute aus, dass ich bereit bin, freiwillig über mich etwas mitzuteilen. Vollkommen unabhängig von einer Betriebsvereinbarung, von einer Regelung, die mir jemand vorgibt, sondern ich bin bereit, gewisse Informationen über mich zu sharen. Schauen Sie sich LINKin, XING und Facebook an, Sie erfahren mehr über Mitarbeiter und Menschen, als Sie jemals als HR-Abteilung oder als Chef wissen würden. Der zweite Punkt ist, ich lerne mich zu vernetzen. Dass was ich früher nur im kleinen Kreis, im Kollegenkreis schaffen konnte, plötzlich kann ich in einem multinationalen Unternehmen mit Kollegen aus Australien oder bleiben wir bei Europa: Wir können mit Kollegen aus Frankreich, aus Italien, aus Skandinavien Seamless kommunizieren und connecten. Ich sehe, hier gibt es Interessengebiete, die jemand in einem anderen Land hat, oder in einer anderen Stadt. Dann kann ich sofort entscheiden, da möchte ich Mitglied werden. In dieser Community möchte ich mich beteiligen. Damit schaffen Sie diese Arbeitsweisen, die Sie aus XING, LINKin, Facebook kennen, ins Unternehmen zu übertragen, das hat aus meiner Sicht einen sehr positiven Effekt aufs Wissensmanagement, also die soziale Kultur des Wissensteilens im Unternehmen zu heben. Und noch einmal die Analogie zur Kommunikation: Facebook hat vor kurzem Skype integriert und eine Schnittstelle mit Skype geschaffen. Das gleiche findet im Unternehmen statt. Sie haben Social Media Plattformen, für Unternehmen intern Quad und andere, die Kommunikation integriert haben, so dass man wirklich versucht, diese gesamte multimediale Interaktionsbreite, vom Video über Telefon, über Chat, über Dokumente sharen, durch solche Systeme zu unterstützen. Ich glaube, da haben wir eine ganz große Aufgabe noch vor uns. Wir als ein Integrator, aber auch als ein Berater für Unternehmen und auch die Unternehmen selbst. Diese Komplexität, die eine immense Power und ein hohes Potential bietet, diese Dinge wirklich in eine sinnvolle Nutzung zu bringen und die Power, die dahinter steht, zu erschließen. Sie merken, die Begeisterung geht mit mir durch, vielleicht sollten wir jetzt aufhören…

Ich stimme Ihnen voll auf zu: Wir leben in einer sehr spannenden Zeit und viele Herausforderungen stehen vor der Türe. Wir werden sehen was kommt, was erfolgreich ist und wie es die Unternehmen dann auch bewerkstelligen. Gerade auch mit Ihrer Hilfe.

Genau, wir freuen uns darauf!

Vielen Dank für das Gespräch.

Danke auch Ihnen.

(Das Interview führte Oliver Foitzik, Herausgeber von AGITANO – Wirtschaftsforum Mittelstand)

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