Empfehlung

Nehmen Sie sich Zeit für das eigentliche Projektmanagement

Es laufen immer wieder Projekte schief. Und genau mit dieser Frage beschäftigt sich der Projektmanagement-Experte und Projekt-Sanierer Henning Zeumer. Hierbei hat er bereits die vier Hauptursachen vorgestellt, warum Projekte scheitern: Mensch, Zeit, Organisation und Aufgabe. Neben dem Faktor Mensch (Ein guter Projektmanager – Worauf kommt es an?) ist die Zeit ein wichtiger Erfolgsgarant in Projekten.

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Jeder Projektmanager muss sich Zeit für das eigentliche Projektmanagement nehmen (Bild: © Henning Zeumer)

Dieser Beitrag ist aus der zweiwöchig erscheinenden Themenserie “Turnaround in Projekten und Unternehmen”.

Projekt in Zeit abschließen, ist Standard

Heute möchte ich den Faktor Zeit als Ursache für Projekte in Schieflagen beleuchten. Darunter meine ich weniger die Dauer, die dem Projekt zur Ausführung gegeben wird. Die sollte eigentlich immer realistisch bemessen sein, nicht durch Wunschdenken oder willkürlich festgelegt. Das heißt, sie muss auf realistischen Schätzungen der ausführenden Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten und Rahmenbedingungen basieren. Damit fällt „Dauer“ für mich unter die Rubrik „Mensch“, also ob der Projektleiter einen kompetenten Job macht.

Zeit für Projektmanagement nehmen

Vielmehr habe ich jetzt die Zeit im Auge, die dem Projektmanagement eingeräumt wird. Schaut man sich viele Projektbudgets an, so taucht diese Position oft deutlich zu schmal kalkuliert oder sogar gar nicht auf. So als könne man diese Aufgabe mit billigen Kräften und/oder mal eben so nebenbei erledigen. So entstehen teure Projekte!

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Ein Projektmanager investiert im Schnitt nur 11% seiner Zeit in das Projektmanagement (Bild: © Henning Zeumer)

Tatsächlich zeigen einige Statistiken, z.B. die auf http://eobz.de/?p=852 , dass viele Projektleiter nur einen Bruchteil ihrer Arbeitszeit wirklich mit Projektmanagement verbringen. Der Großteil hingegen geht in Tätigkeiten wie Business Development, technische Ausführung, Linienaufgaben usw. Der Grund liegt zumeist in der Art und Weise, wie das Unternehmen Projektmanagement „macht“, aber oft auch im Selbstverständnis der Projektleiter, wie ich es unter „Mensch“ (Ein guter Projektmanager – Worauf kommt es an?) beschrieben habe. Wenn alles andere aber wichtiger ist als Projektmanagement, dann muss man sich über miserable Projekt-Performance nicht wundern.

Zeit für das Projekt haben

Die Zeit für Projektmanagement kann für den Projektleiter natürlich auch deshalb knapp bemessen sein, weil er mehrere Projekte gleichzeitig betreuen muss. In kleinen und mittelgroßen Unternehmen ist das wohl sogar der Normalfall. Das mag akzeptabel sein, wenn sich die Projekte in verschiedenen Phasen mit unterschiedlichem Bedarf an Aufmerksamkeit und Kommunikation befinden. Grundsätzlich – auch das belegen viele Studien – ist Multitasking aber durch das ständig wiederholte „Sich-wieder-hineindenken-müssen“ sehr ineffizient, kostet also mehr Zeit, Geld und Risiko als konzentrierte Arbeit in nur einem Projekt.

Je mehr Leute im Team zusammen arbeiten, desto höher ist der Kommunikations- und Koordinationsbedarf schon in einem einzelnen Projekt, wenn dieses effektiv und effizient laufen soll, und Projektmanagement ist ein Fulltime-Job. Da macht es auch Sinn, sich bei hohem Projektanfall personell zu verstärken, sei es mit eigenen, gut ausgebildeten Projektmanagern oder mit Externen. Denn je besser oder weniger sich der Projektmanager um sein Projekt kümmern kann, desto besser oder schlechter wird es laufen. Eigentlich logisch, oder?

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Der Projekt-Sanierer Henning Zeumer (Bild: © Henning Zeumer)

Ausblick

Aber hier sind wir schon bei der Einbettung der Projekte in die Unternehmens-Organisation und die Unterstützung durch das Management, dem Brennpunkt, warum Projekte schiefgehen, den ich im nächsten Teil meiner Beitragsreihe näher betrachten werde.

Ihr
Henning Zeumer

 

Über Henning Zeumer

Henning Zeumer ist seit mehr als 25 Jahren freiberuflicher Programm- und Projektmanager, PMI-zertifizierter PMP®, PgMPSM und auch Certified Scrum Master (CSM®). Seine besondere Expertise ist die Begutachtung und Sanierung gefährdeter Projekte. Er ist dabei auch beratend tätig im Portfolio-, Programm- und Projektmanagement als Advisor zur Entwicklung von PM-Aufbau- und Ablauforganisationen und -Infrastruktur, sowie Coach für Operational Excellence in Projekten.

Weitere Informationen zu Henning Zeumer finden Sie im AGITANO-Expertenprofil von Henning Zeumer und unter www.der-Projekt-Sanierer.de.

 

Oliver Foitzik

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