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Neuer Firmensitz? Was Sie jetzt nicht vergessen sollten

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Der Bezug eines neuen Firmensitzes ist mit vielen Aspekten verbunden: Von der Büropflanze über die EDV-Systeme bis hin zum Maschinenpark und natürlich den Mitarbeitern zieht ein ganzes Unternehmen um. Möglichst ohne Unterbrechung des operativen Geschäfts beziehungsweise mit zu minimierenden Ausfällen muss das Unternehmen in ein anderes Gebäude und vielleicht sogar einen anderen Ort umziehen. Neben all den Formalitäten dürfen Sie allerdings gerade Ordnung und Sauberkeit nicht vernachlässigen. An diese Punkte sollten Sie denken!

Ist alles vorbereitet?

Sobald am alten Firmensitz das Licht ausgeht, wird gegen die Uhr gearbeitet. Denn die mit einem Umzug des Unternehmens verbundene Zeit steht nicht für die Wertschöpfung des Unternehmens zur Verfügung. Da auch gemietete Räumlichkeiten für den jeweiligen Mieter zugeschnitten und vorbereitet werden, ist Hand in Hand zu arbeiten: Wo zum Beispiel werden welche Stromanschlüsse und sonstigen Medien benötigt? Es sind demnach frühzeitig alle Anschlüsse zu planen und zu verlegen. Starkstrom, Dampf, Wasser, Druckluft, IT – am besten ist es, die jeweiligen Abteilungen von vornherein in die Planungen einzubeziehen. Denn dort kennt man den Bedarf des eigenen Bereichs genau.

Auch eine Ist-Analyse von Problemen am alten Standort ist hilfreich. So werden Ineffizienzen des alten Standorts künftig vermieden. Auf diese Weise kann der Bezug eines neuen Unternehmensstandorts als Gelegenheit genutzt werden, um Kosteneinsparungspotenziale zu realisieren. Denn was vielleicht am alten Standort vermeidbare Mehrarbeit verursacht hätte, kann durch geschickte Planung am neuen Standort optimiert werden. Sollten die Maschinen und die entsprechenden Anschlüsse am neuen Standort anders angeordnet werden? Sind gar ganze Abteilungen anders zueinander anzuordnen um gegebenenfalls Transportwege zu minimieren?

Baustaub und Bauschutt – Baureinigung einplanen und budgetieren

Sofern der neue Firmensitz in Eigenregie entwickelt wird, ist ausreichend Zeit für die Baureinigung einzuplanen. Zudem ist diese ausreichend zu budgetieren. Grundsätzlich wird zwischen der Baugrob- und Bauendreinigung unterschieden.

Die Baugrobreinigung und Bauzwischenreinigung umfassen die Reinigung der Baustelle während der Bauarbeiten. Fällt während der Bauphase Grobschmutz an? Ist Bauschutt fachgerecht zu entsorgen? Diese Überlegungen helfen übrigens auch während der Planung, Entwicklung und bedarfsgerechten Einrichtung des neuen Standorts. Denn nur dann, wenn die Baustelle nicht im Chaos versinkt, lässt sich der neue Firmensitz auch bedarfs- und sachgerecht entwickeln und einrichten.

Nach Beendigung der Bauarbeiten ist das Objekt bezugsfertig zu machen. Das bedeutet vorrangig, dass sämtliche Oberflächen zu reinigen sind. Denn niemand möchte in einem neu bezogenen Gebäude noch Baustaub vorfinden. Schließlich ist Baustaub Gift für hochwertige Maschinen oder die EDV-Systeme des Unternehmens.

Auch am alten Firmensitz fallen mitunter Bauarbeiten an, denn die alten Geschäftsräume werden ja an einen neuen Nutzer vermietet. Um das Objekt in den vertraglich festgelegten Zustand zurückzuversetzen, werden Maßnahmen notwendig, die beim bloßen Austausch von Bauteilen beginnen und bis hin zu regelrechten Bauarbeiten reichen. Oder aber der alte Firmensitz steht zum Verkauf und muss für den Immobilienmarkt oder den Käufer hergerichtet werden. Auch hier fällt Schmutz und Bauschutt an, sodass selbst in diesem Fall für den alten Firmensitz eine Baureinigung einzuplanen und zu budgetieren ist.

Alles sauber? Dann steht dem Umzug ja fast nichts mehr im Wege

Grundsätzlich ist der Umzug eines Unternehmens ähnlich zu planen wie der des eigenen Hausstands. Da jedoch ein Unternehmen umfangreicher und komplexer ist, ist hier eine präzise Planung umso essenzieller. Ist alles sachgemäß und fachgerecht verpackt, nach Abteilungen geordnet und leicht wieder auffindbar? Was muss für den neuen Standort neu angeschafft werden? Kleiner Tipp: Auch hier ist die Endreinigung nicht zu vergessen, damit das Tagesgeschäft nach dem Auspacken nicht im Chaos versinkt.

Beate Greisel

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