Soziale Medien sind aus der Kommunikation mit Kunden, insbesondere mit jungen Zielgruppen, nicht mehr wegzudenken. Bereits 47% aller Unternehmen nutzen diesen Kommunikationsweg*. Unternehmen sollten bei der Nutzung von Social Media als Marketingwerkzeug darauf achten, keine vertraulichen Informationen preiszugeben.
1. Eine Social Media Richtlinie ist heute idealerweise Bestandteil des Arbeitsvertrags. Wer mit weniger auskommen möchte, sollte seinen Mitarbeitern mit ein paar Regeln deutlich machen, was vom Arbeitgeber gewünscht ist und was nicht. Damit Geschäftsgeheimnisse nicht an die Öffentlichkeit gelangen, ist es z.B. sinnvoll, bestimmte Themen zu benennen, die entweder verstärkt oder keinesfalls in Social Media aufgegriffen werden sollen.
2. Vor der Erstellung eines Firmenauftritts in einem sozialen Netzwerk sollte in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen sorgfältig nachgelesen werden, welche Rechte die Betreiber an eigenen Bildern, Texten und Informationen erhalten.
3. Mitarbeiter können über private und berufliche Accounts in Sozialen Netzwerken auftreten. Dadurch wird der Unterschied zwischen Privat- und Berufsleben klar gemacht. (Beispiel privat: Lieschen Müller; Beispiel Firmen-Account: Lieschen Müller, Firma XY).
4. Alle Zugänge sollten durch sichere Passwörter geschützt werden, die mindestens 8 Zeichen lang sind sowie Klein- und Großschreibung, Ziffern und Sonderzeichen beinhalten.
5. Vorsicht vor Schnüfflern: In den Einstellungen sollte festgelegt sein, dass fremde Personen nicht die Kontaktlisten (Kollegen, Geschäftspartner) einsehen können. Kontaktanfragen sollten vor der Bestätigung kritisch geprüft werden, denn Konkurrenten können soziale Netzwerke nutzen, um ihre Wettbewerber auszuspähen (Social Engineering).
6. Diskussionskultur: In manchen Foren oder Diskussionsgruppen tummeln sich notorische Nörgler. Beschimpfungen können Imageschäden verursachen, da sie meist nicht löschbar sind. Wenn Unternehmenseinträge in einem Netzwerk sehr negativ kommentiert werden, sollten die Mitarbeiter die Vorwürfe in Ruhe mit dem Chef bzw. Kollegen besprechen. Es empfiehlt sich, die Vorwürfe sachlich zu beantworten, die Diskussion dabei aber nicht endlos zu führen.
7. Bevor ein Mitarbeiter selbst als Autor aktiv wird, sollte er als „Follower“ bzw. Leser Erfahrungen sammeln. Berührungsängste können z.B. durch einen internen Workshop abgebaut werden, bei dem sich Mitarbeiter über ihre Erfahrungen austauschen.
8. Vor der Verwendung von Fotos sollte sichergestellt werden, dass die Bildrechte auch für Online-Medien erworben wurden. Auch ein Impressum ist bei allen Internetangeboten Pflicht.
9. Äußern sich Mitarbeiter in Sozialen Netzwerken in unerwünschter Form, so gilt die Reihenfolge Ermahnung, Abmahnung, Kündigung. Bei schwierigen Fällen in den Bereichen Personal, Recht und Business Development ist es ggf. sinnvoll sich extern beraten zu lassen.
10. Kriminelle nutzen soziale Netzwerke für Phishing. Daher sollten Mitarbeiter nicht unvorsichtig auf jeden Link klicken und erst recht nicht auf dahinterliegenden, gefälschten Seiten Benutzernamen und Kennwort eingeben.
Weitere Informationen zu IT-Sicherheit bei Sozialen Medien erhalten Sie auf www.sicher-im-netz.de/unternehmen/2103.aspx.
*Die BITKOM-Studie „Social Media in deutschen Unternehmen“ ist auf www.bitkom.org verfügbar.
Quelle: Angelika Pelz | Deutschland sicher im Netz e.V.
