Management

Outsourcing der Telefonarbeit: Externes Telefon-Sekretariat für KMU und Mittelständler

Im Netz entdeckt: Das Outsourcing der Telefonarbeit / professionelles externes Telefon-Sekretariat ermöglicht Mittelständlern optimale Erreichbarkeit, Kundenbetreuung und Freiräume für die eigentliche Unternehmensarbeit

Die Kommunikationsflut aus Emails und Telefonanrufen hinterlässt in vielen Unternehmen deutliche Spuren: Die Arbeiten werden ständig unterbrochen und müssen jedesmal neu aufgegriffen werden, worunter die Effizienz der Arbeit leidet, Mitarbeiter sind gestresst und Anfragen werden soweit nach hinten hinaus geschoben, dass die potenziellen Kunden entnervt aufgeben und zur Konkurrenz gehen.

Jeder zweite Arbeitnehmer in Deutschland bekommt im Schnitt mehr als 15 E-Mails am Tag. 25 Prozent der Befragten bekommen sogar über 30 E-Mails pro Tag – so eine Studie der Initiative IT und Mensch. Das hat zur Folge, dass sich beinahe 40 Prozent der Befragten täglich ein bis zwei Stunden ihren E-Mails widmen müssen und 30 Prozent sogar zwei Stunden und mehr – das entspricht über einem Viertel der Arbeitszeit. Die Belastung führt dazu, dass 20 Prozent gar nicht erst alle E-Mails lesen, die sie bekommen.

Unterbrechungen sind die größten Produktivitätskiller

Muss die Arbeit alle paar Minuten unterbrochen werden, vermindert das unsere Leistungsfähigkeit deutlich, denn das Herausreißen aus der Arbeit erfordert immer wieder einen Neustart der bereits begonnenen Tätigkeit. Studien bestätigen, dass Unterbrechungen die größten Produktivitätskiller sind. Nach jeder Unterbrechungen müssen Sie sich wieder in den Stand der vorherigen Aufgabe hineindenken und einarbeiten. In der Folge schlagen einige Unternehmer, Selbstständige und Firmen zum Teil radikale Wege ein: Zu bestimmten Uhrzeiten oder Tagen werden die E-Mailserver abgeschalten oder die Telefone bleiben verwaist und einzig ein Anrufbeantworter empfängt den Geschäftskontakt oder potenziellen Kunden.

Dies lässt sich oftmals auch gar nicht umgehen. Denn in Meetings, Besprechungen oder wichtigen Gesprächen ist es nicht nur unhöflich, eingehende Anrufe anzunehmen, es ist auch ineffizient, da Sie aus ihrem Gesprächsthema herausgerissen werden, aber zugleich auch so kurz angebunden sind, dass Sie auch dem Anrufer nicht gerecht werden können.

Nichterreichbarkeit ist der häufigste Grund für Kundenverlust

Laut einer Studie von Fittkau & Maaß Consulting GmbH sprechen 59 Prozent der Deutschen nicht auf Anrufbeantworter sondern legen wieder auf. 68 Prozent wählen statt dessen gleich die Nummer des nächsten Anbieters, sprich Wettbewerbers. Und 77 Prozent finden es frustrierend, wenn Unternehmen während der Geschäftszeiten telefonisch nicht erreichbar sind.

Outsourcing der Telefonarbeit

Um sich und die Mitarbeiter vor den Unterbrechungen der Kommuniktaiuonsflut zu schützen, aber zugleich die ständige Erreichbarkeit Ihres Unternehmens zu gewährleisten, ist vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen das Outsourcing der Telefonarbeit eine Möglichkeit. Ziel ist die Effizienzsteigerung in der Kommunikation und damit zugleich durch den neu geschaffenen Freiraum auch die Effizienzsteigerung in der Arbeit sowie eine optimale Kundenbetreuung.

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen gibt es keine genuin eigene Telefonabteilung, die sich um die Anliegen der Kunden kümmert. Die Mitarbeiter oder der Chef selbst nehmen die Anrufe entgegen und unterbrechen dafür Ihre Arbeit. Findet eine Teambesprechung statt übernimmt dies häufig auch ein Anrufbeantworter. Schaffen Sie sich wieder Freiräume, indem Sie den Telefondienst an einen professionellen Anbieter auslagern. So hat sich beispielsweise das Telefonsekretariat von Bueroservice24.de auf Mittelständler, Existenzgründer und Startups spezialisiert.

Das geschulte Team des Telefon-Sekretariats nimmt je nach Auftrag – ständige Rufumleitung oder einer Rufumleitung bei Bedarf, wie Urlaubszeiten etc. – die Anrufe kompetent und freundlich stellvertretend in Ihrem Firmennahmen entgegen. Dabei wird jedes Telefonat schriftlich festgehalten und die Art des Anliegens notiert. Diese Anrufnotiz erhält man dann kostenlos per E-Mail oder SMS zugesandt. Dadurch können Sie sich nicht nur konzentriert Ihrer Arbeit widmen, die Kommunikation wird auch effizienter gestaltet, da die Gesprächsinhalte längerer Telefonate für Sie auf das Wesentliche heruntergebrochen werden. Der Service beinhaltet außer der Telefonannahme auch die Bearbeitung der Kundenanfragen. Somit bleibt dem Auftraggeber auf Wunsch lediglich die Erledigung von Spezialfällen.

Das Telefon-Sekretariat von Bueroservice24.de

Das Angebot richtet sich vorwiegend an kleine Unternehmen in allen Branchen und Existenzgründer sowie Unternehmensberater, Agenturen, Internet-Portale und Online-Shops. Dabei öffnet sich im Telefon-Sekretariat bei jedem eingehenden Anruf das jeweilige Kundenprofil mit detaillierten Informationen zum Unternehmen, FAQs oder dem direktem Log-In auf die Shop-Webseite. Damit kann dem Anrufer sofort Auskünfte gegeben werden, ein Terminwunsch entgegengenommen oder eine Bestellung direkt in das Shopsystem eingebucht werden.

Bueroservice24.de hat seit 2012 das Zertifikat des TÜV Saarland und ein „sehr gut“ im Bereich Kundenzufriedenheit erhalten. Existenzgründer zahlen für die Dienstleistung beispielsweise durchschnittlich zwischen 100 € und 150 € für einen kompletten Monat. Das Telefon-Sekretariat kann man jederzeit für zwei Wochen unverbindlich und kostenfrei testen.

So funktioniert Ihr persönliches Telefon-Sekretariat

(mb)

Marc Brümmer

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