Ein Großteil der Unternehmen nutzt E-Mails als Marketinginstrument. Auf den ersten Blick scheint dies eine einfache Möglichkeit, schnell und kostengünstig sowohl Bestandskunden als auch Neukunden zu erreichen. Allerdings gibt es rechtlich einige Vorgaben zu beachten, wenn man E-Mail-Marketing für sein Unternehmen nutzen möchte. Ignoriert man diese, kann es schnell teuer werden.
Einwilligung rechtlich erforderlich
Bevor man mit dem Versand seines Newsletters starten kann, braucht man E-Mail-Adressen. Aber wie kommt man an die, ohne sich rechtlich in eine Grauzone zu begeben? Am effektivsten ist es, Mailadressen für einen Verteiler beispielsweise über die eigene Homepage zu sammeln. Denn Kunden, die ihre Adresse freiwillig für einen Newsletter zur Verfügung stellen, öffnen und lesen diesen auch. Der zeitliche Aufwand, der mit dem Sammeln der Mailadressen verbunden ist, lohnt sich also. Auch rechtlich sind Sie so auf der sicheren Seite. Aber auch wenn der Kunde den Newsletter durch die Angabe seiner Mailadresse bestellt hat, muss der Versender noch einige weitere Anforderungen erfüllen. Denn rechtlich ist er in der Beweispflicht, wenn es darum geht, dass der Kunde die Firmenmails auf eigenen Wunsch hin erhält. Die Einwilligung muss daher immer separat protokolliert sein. Das heißt: Mündliche oder telefonische Einwilligungen muss der Abonnent schriftlich bestätigen. In der Praxis wird dies meist durch eine E-Mail gewährleistet, in der der Kunde über einen Link seine Newsletter-Bestellung bestätigt
Fristen einhalten: rechtlich auf der sicheren Seite
Was aber, wenn die Bestätigungsmail nicht zurückkommt? Wie lange darf ein Unternehmen die erhobenen Daten speichern, ohne dass der Newsletter eindeutig bestellt wurde? Der rechtliche Rahmen ist hier äußerst schwammig. Es ist lediglich von einer „angemessenen Frist“ die Rede. Experten beziffern diese auf zwei Wochen – sollte der Abonnent im Urlaub sein und seine Mails nicht abrufen, scheint dies rechtlich ein gerade noch akzeptabler Zeitraum zu sein. Zumal es auch keine eindeutige Auffassung darüber gibt, wann und ob überhaupt eine Erinnerungsmail zulässig ist.
Datenschutz hat oberste Priorität
Internetnutzer sind aufgrund aktueller Ereignisse wie dem NSA-Skandal für das Thema Datenschutz sensibilisiert. Zudem tauchen in regelmäßigen Abständen Meldungen über Datenklau auf, die Kunden zusätzlich verunsichern. Verständlicherweise führt dies zu mehr Zurückhaltung, wenn es darum geht, die eigene E-Mail-Adresse für einen kommerziellen Verteiler zur Verfügung zu stellen. Als Unternehmer sollte man diese Bedenken unbedingt ernst nehmen und auf einen E-Mail-Marketing-Anbieter setzen, der hier höchste Sicherheitsstandards erfüllt. Nur wer Kundendaten effektiv schützen kann, kann sich langfristig das Vertrauen seiner Abonnenten und Abnehmer sichern.
