Noch immer verschenken deutsche Firmen jedes Jahr viel Geld durch suboptimale Finanz- und Buchführungsprogramme. Dabei kann aktuelle umfangreiche Software viel zu einer verschlankten effizienten Buchführung beitragen und überflüssige Kosten aufdecken.
Ab und zu neue Software auszuprobieren hilft
Umfragen zufolge halten viele Firmen über Jahre hinweg an der gleichen Software fest – schließlich ist sie vertraut, hat bislang gut funktioniert und die Mitarbeiter der Buchhaltung sind daran gewöhnt. Dabei lohnt es sich, ab und zu nach Alternativen Ausschau zu halten, denn die Anbieter entwickeln immer neue effizientere Lösungen, die auch die neuesten technischen Innovationen wie die Cloud umfassen, neue Programme wie Target 2 und viele früher üblichen zeitraubenden Fehler leicht vermeiden helfen. Ein Beispiel für eine effiziente moderne Buchführungssoftware gibt es zum Beispiel hier.
Sinnvoll ist es, sämtliche Elemente des Rechnungswesen „aus einer Hand“ zu steuern, das heißt, die Finanzbuchhaltung, die Kostenrechnung und das Controlling miteinander zu verbinden. Dadurch werden fehleranfällige Schnittstellen vermieden und komplizierte Zusatzprogramme überflüssig. Ein weiterer wichtiger Aspekt der modernen Finanzsoftware ist eine vielseitige Verwendung auf Computern, Tablets und sogar Smartphones, zum Beispiel für die schnelle Zahlenkontrolle unterwegs.
Reisekosten – ein unterschätzter Faktor
Apropos Reisen: Diese sind ein weit größerer Kostenfaktor als die meisten Menschen vermuten. Sage und schreibe 46,7 Milliarden Euro gaben deutsche Unternehmen der Geschäftsreisen-Analyse 2013 des Verbandes Deutsches Reisemanagement zufolge in einem Jahr aus. Fast die Hälfte der Unternehmen (40%) überschreitet dabei ihr Budget.
Auch hier kann eine effiziente Finanzsoftware helfen, Einsparpotenziale zu finden. So können beispielsweise günstigere Hotels gebucht werden oder strengere Richtlinien zur Nutzung von Reisemitteln erlassen werden. So buchen viele Geschäftsreisende fast automatisch das Flugzeug, obwohl die Bahn nicht nur günstiger sein kann, sondern vor allem auch das sinnvollere Arbeiten während der Reise ermöglicht. Mit Online-Tools lassen sich außerdem oft günstigere Reisemöglichkeiten finden und Preise vergleichen, statt stets beim gleichen Reisebüro die gleichen Flüge zu buchen, ohne dabei auf die Kosten zu achten.
Mit Finanzsoftware Steuern sparen
Schließlich kann eine gute Software auch entscheidend dazu beitragen, die eigene Steuerlast zu senken und weniger Geld für externe Steuerberater auszugeben. Die meisten Programme bieten heute eine Schnittstelle zum Elster-Portal der Finanzämter und ermöglichen so die kinderleichte Übermittlung der Daten. Der externe Steuerberater muss dann nur noch einmal im Jahr zur großen Steuererklärung und zum Jahresabschluss hinzugeholt werden.
