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Stellenausschreibungen für Anfänger: Wann stelle ich meinen ersten Mitarbeiter ein und was kann ich dabei alles falsch machen?

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Viele Kleinunternehmer und Solo-Selbständige warten zu lange, bis sie ihren ersten Mitarbeiter einstellen. Erst, wenn sie ihre Aufträge nicht mehr fristgerecht abliefern können und sich Fehler häufen, suchen sie sich Hilfe. Dann kann es aber fast schon zu spät sein: Kunden, die sich über die nachlassende Qualität und lange Wartezeiten ärgern, wenden sich schnell wieder ab. Wer zu lange alles alleine schaffen will, gefährdet die Qualität seiner Leistungen – und damit die Zukunft seines Unternehmens. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie den richtigen Zeitpunkt für die erste Stellenausschreibung ermitteln und welche Fehler bei Stellenausschreibungen Sie tunlichst vermeiden sollten.

Es gibt Unternehmen, die darauf optimiert sind, nur von einer Person geführt zu werden, indem Prozesse outgesourct werden (sogenannte Solopreneure). Die meisten Unternehmen wachsen aber mit und durch Mitarbeiter.

Wann ist die Zeit reif für den ersten Mitarbeiter?

Aber wann ist der richtige Moment gekommen, eine Stellenanzeige zu veröffentlichen? Dieser Entscheidung liegt eine einfache Frage zugrunde: Ab wann rechnet es sich wirtschaftlich, jemanden einzustellen? Anders gefragt: Ab wann könnten Sie in einer Stunde mehr Umsatz generieren, als der Mitarbeiter in der gleichen Zeit kostet?

Um diese ökonomische Gleichung zu lösen, müssen Sie natürlich zunächst Klarheit darüber haben, wie teuer Ihr erster Mitarbeiter für Sie wird. Die Kosten setzen sich vor allem aus dem vereinbarten Gehalt und den Lohnnebenkosten zusammen.

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Das Arbeitgeberbrutto umfasst alle Arbeitgeber-Kosten (recherchiert von SmartBusinessPlan)

Die Mitarbeiterkosten hängen einerseits mit der erforderlichen Qualifikation zusammen, und andererseits mit der rechtlichen Basis, auf der Sie jemanden einstellen wollen. Das führt uns zur nächsten Frage:

Aufgabenbeschreibung: Was soll der neue Mitarbeiter tun?

Definieren Sie im Vorfeld genau, was Ihr neuer Mitarbeiter eigentlich für Sie tun soll. Nur eine genaue Aufgabenverteilung verhindert, dass es später Kompetenzgerangel, Missverständnisse und Schwarze-Peter-Spiele gibt. Notieren Sie sich dafür alle in Ihrer Firma anfallenden Tätigkeiten und wie lange Sie jeweils dafür brauchen. Dann können Sie überlegen, welche davon sich sinnvollerweise bündeln und delegieren lassen und wie viele Stunden insgesamt zusammenkommen.

Wie sieht die perfekte Stellenausschreibung aus?

Wenn Sie diese Fragen geklärt haben, sind Sie schon erheblich weiter:

  • Sie wissen, dass es sich wirtschaftlich rechnet, einen Mitarbeiter einzustellen.
  • Sie wissen, wen Sie suchen, also welche Qualifikationen Ihr Mitarbeiter mitbringen sollte.
  • Sie wissen, wie lange Ihr Mitarbeiter bei Ihnen arbeiten sollte (Vollzeit, Teilzeit, auf Stundenbasis).

Sie haben damit also die wesentlichen Informationen zusammen, die Sie brauchen um eine Stellenausschreibung zu formulieren. Diese Punkte gehören in eine Stellenausschreibung:

Kurzvorstellung Ihres Unternehmens

Beschränken Sie sich bei diesem Punkt nicht auf die harten Fakten (Größe, Standort et cetera), sondern nutzen Sie die Chance, die Besonderheit Ihres jungen Unternehmens hervorzustellen. Machen Sie Werbung für sich als attraktiver Arbeitgeber!

Stellenbeschreibung

Neben einer sehr genauen Beschreibung der Aufgaben sollten Sie hier auch die Rahmenbedingungen nennen: Um was für eine Art von Beschäftigungsverhältnis handelt es sich?

Anforderungsprofil

Beschreiben Sie so aussagekräftig wie möglich die fachlichen und sonstigen Qualifikationen, die Sie erwarten. Beschränken Sie sich auf das, was Ihnen wirklich wichtig ist (die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht). Und verzichten Sie auf nichtssagende Floskeln, wie „flexibel, teamorientiert und belastbar“.

Was bieten Sie?

Es geht hier nicht um die Höhe des Gehalts, sondern vor allem um zusätzliche Leistungen, die Sie bieten, wie zum Beispiel Weiterbildungen oder Aufstiegschancen. Auch eine besondere Unternehmenskultur kann ein Anreiz für Bewerber sein, sich bei Ihnen zu melden.

Bewerbungsmodalitäten

Hier beschreiben Sie, in welcher Form Sie die Bewerbungen wünschen, welche Unterlagen Sie sehen wollen und wann die Frist endet.

Vermeiden Sie in Ihrer Stellenausschreibung unbedingt diskriminierende Formulierungen: Sie dürfen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zum Beispiel keine Altersgruppe ausschließen (nähere Informationen dazu finden Sie auf der Homepage des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales).

Überlegen Sie auch, wo Sie Ihre Stellenausschreibung am besten veröffentlichen.  In der Printausgabe einer überregionalen Tageszeitung? Am Schwarzen Brett in der Uni? Auf Facebook? Oder doch lieber auf einer bekannten Online-Jobbörse? Vergessen Sie nicht, Ihr persönliches Netzwerk zu aktivieren und unter Ihren Fachkollegen und Bekannten zu streuen, dass Sie jemanden für Ihr Unternehmen suchen.

Typische Fehler bei Stellenausschreibungen

Damit Sie keine negativen Erfahrungen mit Ihrem ersten Mitarbeiter machen, sollten Sie aus den Fehlern lernen, die andere Unternehmer in diesen Zusammenhang vor Ihnen gemacht haben. Wenn Sie weiterlesen, erfahren Sie, welche das sind.

1. Nicht bereit sein für Veränderungen

Die größte Herausforderung liegt darin, Ihr junges Unternehmen und sich selbst auf die Veränderungen einzustellen, die mit der Einstellung des ersten Mitarbeiters verbunden sind. Wenn Ihre Firma wächst, müssen Sie mitwachsen.

Tipp: Gerade, wer noch keine Erfahrung mit Personalführung hat, ist gut beraten, sich schrittweise an dieses Thema heranzutasten: Stellen Sie nicht gleich einen Geschäftsführer ein, sondern verschaffen Sie sich Entlastung, indem Sie eine Bürokraft in Teilzeit oder einen studentischen Mitarbeiter auf Stundenbasis beschäftigen.

2. Falsch delegieren

Viele Unternehmer empfinden unmittelbar, nachdem sie ihren ersten Mitarbeiter eingestellt haben, vor allem eines: Tiefe Erleichterung. Endlich scheint die Arbeit wieder machbar! Und alles, was nervt, übernimmt der Neue: Die mühevolle Buchhaltung, die leidige Akquise – und das sogar ohne, dass sie sich darum kümmern müssen.

Doch halt – so läuft das nicht! Was, wenn der neue Mitarbeiter kündigt und Sie plötzlich wieder allein dastehen? Was, wenn er schlampig arbeitet oder Fehler macht? Verantwortlich sind und bleiben letztlich immer Sie selbst. Ihr Job ist es, Aufgaben zu delegieren, aber gleichzeitig klare Vorgaben zu machen und die Kontrolle zu behalten. Sie müssen den Rahmen setzen, innerhalb dessen Ihr Mitarbeiter seine Aufgaben erfüllt. Vertrauen ist gut, aber bitte nicht blind.

Tipp: Übertragen Sie Ihrem ersten Mitarbeiter nicht gleich elementare Schlüsselaufgaben, von denen die Zukunft Ihrer Firma abhängt. Und stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben, die Sie abgeben, vorher selbst verstanden haben.

3. Zu hohe Erwartungen

Mal ehrlich: Würden Sie als Angestellter eines Unternehmens genauso viel leisten, wie Sie es als Gründer tun? Würden Sie bis zur Erschöpfung ackern, damit die Kunden glücklich sind? Ohne zu murren jeden Abend Überstunden machen, weil es nun mal nötig ist? Wohl eher nicht.  Natürlich dürfen Sie durchaus Leistungsbereitschaft und Engagement von Ihren Mitarbeitern erwarten. Aber nicht in demselben Maße, wie Sie es selbst einbringen.

Tipp: Wecken Sie bei Ihrem Mitarbeiter Begeisterung für Ihr Unternehmen und schenken Sie ihm Anerkennung für seinen Einsatz. So können Sie ihn am besten zu Höchstleistungen motivieren.

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Julius Pankoke. (Bild: © Julius Pankoke | SmartBusinessPlan)

Wenn Sie diese typischen Fehler vermeiden und sich darauf vorbereiten, dass die Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters ein bedeutsamer Meilenstein in der Geschichte Ihres Unternehmens ist, legen Sie damit die Basis für den Aufbau eines engagierten und gut funktionierenden Teams.

Über den Autor

Julius Pankoke ist Content Contributor und Startup-Enthusiast. Seine Spezialgebiete sind Entrepreneurship, Business Development und Digitales Marketing. Er schreibt und liest gern gute Blogartikel. Bei SmartBusinessPlan hilft er Gründern exzellente Businesspläne zu schreiben.

Beate Greisel

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