…aus der Themenserie 
“Souveränität und Rhetorik im Unternehmensalltag” des internationalen Keynote Speakers und Rhetoriktrainers Stéphane Etrillard. Nach Teil 16 “Charismatische Führungskräfte sind erfolgreicher – Mit dem gewissen Extra die persönliche Wirkung steigern” folgt heute: „Souveräner Umgang mit dem Faktor Zeit – Niemand kann Zeit sparen, Sie können die Zeit jedoch sinnvoll nutzen.“
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Zeitfallen lauern überall. Wer hineingerät hat Stress, macht Fehler, ist gereizt und letztlich erschöpft. Spätestens wenn die Energiereserven zur Neige gehen, wird die aus dem Ruder gelaufene Zeitplanung zur Bedrohung für den beruflichen Erfolg und die persönliche Reputation. Deshalb ist es wichtig, konsequent gegenzusteuern und mehr Zeitsouveränität zu entwickeln.
Wer schon lange in der Zeitfalle steckt und nur noch das Allernotwendigste halbwegs in den Griff bekommt, braucht sich keine falschen Hoffnungen zu machen: Ganz von selbst wird sich nichts ändern, auch nicht, nachdem das aktuelle Projekt abgeschlossen ist oder die nächsten Termine mit Mühe und Not über die Bühne gebracht wurden. Die gute Nachricht: Wenn Sie dem Termindruck und der allgemeinen Zeitnot entkommen wollen, können Sie Abhilfe schaffen. Allerdings braucht es dafür Entschlossenheit und eigenes Dazutun. Andernfalls werden Sie wohl weiterhin vergebens auf eine Lücke hoffen oder stecken nach einer viel zu kurzen Verschnaufpause wieder im selben Dilemma.
Ein schlechtes oder überhaupt nicht vorhandenes Zeitmanagement führt zu beruflichen Rückschlägen und gesundheitlichen Belastungen und nimmt schließlich noch jede Freude an der Arbeit. Lassen Sie es am besten gar nicht erst so weit kommen. Und genau genommen wissen die meisten Menschen, die in der Zeitfalle stecken, doch ganz genau, dass sie die Fallen selbst aufstellen oder zumindest selbst hineinlaufen. Wer seine Aufgaben also methodischer und strukturierter angeht, kann schon dadurch mehr Zeitsouveränität erzielen. Der gute Vorsatz allein genügt hier jedoch nicht. Wichtig ist, dass Sie im ersten Schritt die Verantwortung für sich und das eigene Handeln übernehmen, anstatt auf widrige Umstände zu verweisen und immer neue Ausreden anzuführen.
Beginnen Sie deshalb nicht „wenn Sie mal etwas Luft haben“, auch nicht nächste Woche oder morgen, sondern sofort! Sie allein sind für Ihre Zeiteinteilung, Ihr Arbeitspensum und vor allem für die Organisation Ihrer Aufgaben verantwortlich. Nur mit diesem Selbstverständnis können Sie den Zeitfallen dauerhaft entkommen. Dabei hilft Ihnen eine systematische Vorgehensweise:
1. Beginnen Sie damit, Ihre Aufgaben in vier Kategorien zu ordnen:
- unerledigt (noch zu bearbeiten)
- erledigt (Ablage)
- „schwebende Aufgaben“ (Wiedervorlage)
- Müll
2. Sortieren Sie die unerledigten Aufgaben anschließend nach Prioritäten, und planen Sie die Erledigung dementsprechend. Die Prioritäten lassen sich ganz einfach ermitteln:
- Was muss getan werden (wichtig und dringend)? = Aufgaben mit der Priorität A
- Was soll getan werden (wichtig, aber nicht dringend)? = Aufgaben mit der Priorität B
- Was kann getan werden (dringend, aber nicht wichtig)? = Aufgaben mit der Priorität C
3. Die „schwebenden Aufgaben“ können Sie in vier Kategorien einteilen:
- Innerhalb einer Woche zu erledigen (hier fehlen zum Beispiel noch Informationen für die Erledigung)
- innerhalb von zwei Wochen zu erledigen
- innerhalb eines Monats zu erledigen
- innerhalb von drei Monaten zu erledigen
Auf diese Weise schaffen Sie zunächst einmal Ordnung in alle anstehenden Aufgaben und haben so die Möglichkeit, die Erledigung nun systematisch anzugehen, anstatt alles auf einmal und querbeet erledigen zu wollen.
Lesen Sie auf Seite 2 weiter, wie Sie Zeitfallen zukünftig vermeiden können
