Management

Teil 8: Korrespondenz und dazugehörige Formalien

… aus der Interviewreihe "Briefe optimieren – In 30 Tagen zum perfekten Werbebrief" von und mit Stefan Gottschling, einem der Spezialisten für verkaufsstarke Texte und Inhaber des SGV-Verlags. In den ersten Beiträgen wurden folgende Inhalte behandelt: Einführung in die Thematik (1. Teil), Struktur & Konzept (2. Teil), Schreibblockaden & mehr (3. Teil), Redigiersystem (4. Teil), Redigiersystem – Detail und die „Ansprache“ (5. Teil), Formalien bei Werbebriefen (6. Teil) und mehr Formales, wie Adressierung, Anrede, PS, Unterschrift, Hervorhebungen, … (7. Teil). Im heutigen Interview geht es u.a. um "warum Korrespondenz manchmal so viel schlechter formuliert ist, der große Fehler, den Wert von Text zu unterschätzen, die Unterschrift, …".

Bitte achten Sie auch auf das Nikolaus-Spezial zur Interviewreihe (siehe Ende des Beitrags)!

 

Machen Sie einen Unterschied zwischen Werbebriefen und Korrespondenz, Herr Gottschling?

Jeder Brief, den ein Unternehmen verschickt, ist ein Werbebrief. Und ich kann bis heute nicht verstehen, dass es noch immer Unternehmen gibt, die Noch-nicht-Kunden mit wunderbaren Briefen „umschmeicheln“, um sie dann – sobald sie Kunde geworden sind – mit Textbaustein-Monstern wieder zu verärgern. Das ist unvorstellbar, welches Gestammel deutsche Unternehmen manchmal noch versenden, wenn der Kunde Fragen hat oder wenn’s mal schwierig wird. Gerade dann, wenn wir bestens kommunizieren sollten, machen es Firmen manchmal ganz schlecht.

Woran liegt das?

Dafür gibt’s viele Gründe. Zum Beispiel: Den Werbebrief schreibt die Agentur, bei der Korrespondenz lässt man dann die Mitarbeiter allein. Es ist in vielen Unternehmen immer noch nicht klar, dass Sprache ein bedeutender Wettbewerbsfaktor ist. Oder man legt zu wenig Wert auf schriftliche Kommunikation: Wer textet, erfährt keine Wertschätzung und muss das nebenbei machen … Welcher Chef hat denn schon mal eine Antwort auf einen Beschwerdebrief an sein eigenes Unternehmen gelesen?

Können Sie noch etwas zur Korrespondenz und den Formalien ergänzen?

Ja, gerne. Grundsätzlich behandeln wir Korrespondenzbriefe wie Werbebriefe, allerdings gibt es hier ja ein weitergehendes Leseinteresse. Deshalb braucht und hat Korrespondenz auch Kürzel, die ausschließlich der Zuordnung dienen: Vorgangsnummern, Abteilungskennungen usw. Bei der formalen Gestaltung von Geschäftsbriefen gibt es insgesamt auch einige gesetzliche Vorgaben. Die hängen allerdings stark von der Rechtsform des Unternehmens ab. Was immer auf Ihren Briefbogen gehört, sind Angaben über Rechtsform und Sitz des Unternehmens. Dazu zählen auch die Handelsregisternummer (HRB) und der Sitz des Registergerichts. Bei einer GmbH sind auch die Namen aller Geschäftsführer zu nennen.

Ach ja, und nicht zu vergessen: Dann gibt es noch die DIN 5008. Die regelt die Positionierung der einzelnen Elemente auf dem Briefbogen, Schreibweisen usw. Allerdings muss man hier auch sagen: Allein die DIN zu erfüllen ist noch keine Garantie für kundenorientiertes Schreiben. Die DIN ist – salopp gesagt – entstanden, weil es Regelungsbedarf gab, wie man das Blatt Papier einteilt und formal befüllt.

 

Welche Tipps geben Sie denn unseren Lesern?

Jede schriftliche Kommunikation sagt etwas über Sie und Ihr Unternehmen. Egal ob Werbebrief, Mail, persönliche Korrespondenz. Werfen Sie also ruhig mal einen kritischen Blick auf Ihre „alltäglichen“ Briefe: Stimmt Ihr Auftritt? Sieht Ihr Briefpapier professionell aus? Der Brief selbst muss flüssig und in klarer Sprache geschrieben sein, sollte sich mit Absätzen präsentieren und die Regeln der Rechtschreibung und Grammatik einhalten. „Kleider machen Leute“, sagt ein Sprichwort. Denn wie die Kleidung eines Menschen sagen auch Briefe schon durch ihr Erscheinungsbild etwas über den Absender aus. Darum geht’s im Workbook „Briefe optimieren“.

Und was ist mit der Unterschrift?

Die muss sein. Leserlich. Richtig verstehen – das heißt nicht Schulausgangsschrift. Aber das, was da steht, sollte noch etwas mit dem Namen darunter zu tun haben. Die Reihenfolge: Unterschrift, drunter Name und Vorname, dann Position oder Tätigkeit, die der Leser möglichst verstehen sollte. Also keinen Unsinn wie „Assistant Account Manager B2C“ an Privatkunden.

Herr Gottschling, vielen Dank für die hilfreichen Details rund um das Thema Korrespondenz. ich freue mich bereits auf morgen, wenn es um Emotionen geht.

 

Das Interview mit Stefan Gottschling (SGV Verlag) führte Oliver Foitzik (Herausgeber AGITANO / Geschäftsführer FOMACO GmbH).

 

 

P.S.

1. Die hier vorgestellten Tipps sind allerdings nur ein Ausschnitt all der Dinge, die Sie im Workbook von Herrn Gottschling erfahren und in seinen Coaching-Mails lesen können. Die Mails begleiten Sie sechs Wochen lang und liefern Ihnen pointiertes Hintergrundwissen, um das Arbeitsbuch sukzessive zu erweitern.

2. Exklusiv für alle AGITANO-Leser gibt’s nun das Nikolaus-Buchpaket von Stefan Gottschling zum Interview: 3 Bücher rund um den Brief + 30 Coaching-Mails. Im Paket 55,80 EUR anstatt 65,80. Sie sparen 10,– EUR. Ausgeliefert wird am 12.12.2011. Zum Nikolaus-Buchpaket geht´s hier …

 

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