Management

Unternehmenskommunikation wird immer digitaler

Ob nun mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Kunden … die Unternehmenskommunikation erfolgt zunehmend digital. Treiber für diesen Trend sind  technologische Entwicklungen, neue Vorgaben seitens des Gesetzgebers sowie veränderte Gewohnheiten. Ob deshalb aber das Papier eines Tages komplett aus dem Alltag verschindet, bleibt fraglich.

Elektronische Rechnungen widerfährt Gleichstellung

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Mitarbeiter, Geschäftspartner und Endverbraucher sind es inzwischen gewohnt, dass die Unternehmenskommunikation zunehmend digital erfolgt. (Bild: Viktor Hanáček / picjumbo.com)

Es hat schon eine gewisse Symbolkraft. Ausgerechnet via Portable Document Format, Privatanwendern besser bekannt unter dem Kürzel PDF, verkündete das Bundensministerium für Finanzen (BMF) vor gut vier Jahren, dass von nun an, gemäß § 14 Absatz 1 Satz 8 Umsatzsteuergesetz (UStG), „ … auch Rechnungen, die per E-Mail […] übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.“* Diese, für Juristen durchaus übliche, trockene Formulierung bedeutete für Unternehmen, unabhängig der Größe und zugehörigen Branche, eine Revolution. Denn erstmals waren elektronische Rechnungen, gegenüber jenen in Papierform, gleichberechtigt. Seitdem ist es Unternehmen möglich Formen der digitalen Unternehmenskommunikation, die sie dank Anbietern wie webpdf.de bereits im betriebsinternen Kontext verwendet haben, auch auf Geschäftsbeziehungen und Transaktionen zwischen Unternehmen und Privatkunden (B2C) sowie zwischen dem eigenen und anderen Unternehmen (B2B) anzuwenden.

Interne Unternehmenskommunikation seit Langem digital

Wie bereits erwähnt, wird innerhalb der Betriebe die Unternehmenskommunikation bereits über einen längeren Zeitraum digital geregelt. So wird jegliche Art von Dokumenten in PDF konvertiert. Ingenieurbüros zum Beispiel stellen damit ihren Angestellten technische Zeichnungen zur Verfügung, sodass diese weiter bearbeitet werden können. Eine weiteres Anwendungsbeispiel sind E-Mails, die aus verschiedenen Gründen oft rechtssicher archiviert werden müssen … die Liste liese sich beliebig fortsetzen.

Veränderten Gewohnheiten gerecht werden

Mit der Digitalisierung der externen Unternehmenskommunikation, das heißt in der Interaktion mit Geschäftspartnern oder Kunden, wird man vor allem veränderten Gewohnheiten gerecht. So ist es für den Endverbraucher inzwischen selbstverständlich, dass er beispielsweise seinen Urlaub auf der Homepage eines Reiseveranstalters bucht, seine Rechnung und weitere Unterlagen per E-Mail erhält sowie papierlos via Online-Überweisung bezahlt.

Papierloses Büro wird weiterhin ein Traum bleiben

Die Digitalisierung ist eine Antwort auf die Komplexität unserer Zeit“ so Unternehmensberater Ralf Hocke gegenüber AGITANO. Damit hat er recht. Doch auch wenn schon seit Längerem viele Prozesse innerhalb und außerhalb eines Unternehmens digital ablaufen: der Traum vom papierlosen Büro wird sich deshalb aber nicht gleich erfüllen. Schließlich werden auch weiterhin in vielen Fällen, aus rechtlichen Gründen, eine eigenhändige Unterschrift notwendig sein.

*Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011, als PDF abrufbar auf www.bundesfinanzministerium.de

 

 

Christoph Schroeder

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