Wer vertrauliche Dokumente und Schriftstücke online versenden will, muss sich über das „Wie“ Gedanken machen. Eine Lösung bieten nicht nur spezielle Verschlüsselungsverfahren, sondern auch Hilfsmittel und Tools, die fast jeder Anwender bereits besitzt.
Schnell und einfach – Versand von E-Mails per Word
Ein einfach mit dem Mailprogramm versandtes Dokument ist wie eine Postkarte: Jeder kann sie theoretisch lesen. Will man verhindern, dass ein gedrucktes Dokument vor dem Einblick fremder Personen geschützt ist, verwendet man einen Briefumschlag und sichert ihn mithilfe von Sicherheitsetiketten, die beim Entfernen in kleinste Stücke zerreißen. Uns allen bekannt sind TÜV Plaketten, die aus einem ähnlichen Material bestehen.
Wer nun eine E-Mail entsprechend schützen will, muss dafür Sorge tragen, dass die Schriftstücke nicht als Postkarte, sondern als versiegelter Brief das Postfach verlassen. Gut dafür geeignet ist das Textverarbeitungsprogramm Word. Nach dem Schreiben wird der Text möglichst im neuen docx-Format gespeichert. Zwar bieten auch die alten Word-Formate eine Verschlüsselung an, doch diese ist nicht sicher.
Beim Speichern wählt man unter dem Register „Allgemeine Optionen“ die Option „Kennwort zum Öffnen“. Dort wird das Kennwort eingetragen und wiederholt. Die Länge und Qualität des Kennwortes bestimmt auch den Sicherheitsgrad. Am besten ist eine Kombination aus Sonderzeichen und Buchstaben, wobei auch die Klein- und Großschrift beachtet werden sollte.
Die einfachste Versendungsart des Dokuments erfolgt gleich aus Word heraus, indem man es als Anlage versendet. Selbstverständlich kann das verschlüsselte Dokument ebenfalls mit jedem anderen Mail-Programm versendet werden. Der Empfänger benötigt zum Öffnen der Datei ein Kennwort, welches ihm per SMS übersendet oder telefonisch mitgeteilt werden kann. Noch sicherer ist es, das Kennwort bei einem persönlichen Treffen mitzuteilen.
Nachträgliche Bearbeitung unmöglich – verschlüsselte PDFs
Sitzungsprotokolle und Dokumente, die vertraulich sind und vom Empfänger nicht geändert werden dürfen, versendet man am besten als PDF-Dokument. Dieses kann man ebenso, wie zuvor geschrieben, per Word erstellen und verschlüsseln. Ab der Word Version 2007 ist es möglich, ein Dokument gleich als PDF abzuspeichern und mit einem Kennwort zu versehen.
Ebenfalls ist es möglich, eines der vielen kostenlosen PDF-Programme zu nutzen, die online Word-Dateien in PDFs verwandeln.
Win7zip – ideal für den Versand von gleich mehreren Dateien
Sollen per Mail noch zusätzlich Dateien oder sonstige Anlagen versendet werden, benutzt man am besten die kostenlose Freeware 7 Zip File-Manager. Dies hat den Vorteil, dass die versendeten Dateien zusätzlich auch noch komprimiert werden.
Die Vorgehensweise nach dem Herunterladen und Installieren ist kinderleicht:
- Dateien abspeichern.
- Im 7-Zip Datei Manager die zu versendenden Dateien markieren. Unter dem Reiter „Datei“ „7-Zip“ und „Archivieren und Versenden“ wählen. Als Datei Format sollte möglichst das Format „zip“ gewählt werden. Dies hat den Vorteil, dass jeder Empfänger die Datei selbst per Doppelklick öffnen kann, wenn er selbst das Programm 7-Zip nicht installiert hat.
- In der Sektion „Verschlüsselung“ wird in das „Passwort eingeben“-Feld das Passwort eingegeben, was dem Empfänger auf dem Weg wie zuvor beschrieben mitgeteilt wurde.
