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Vorbeugen statt Sanieren: Risiken abschätzen und kommunizieren im Projektmanagement

Bisher ging es in den Beiträgen von Henning Zeumer meist darum, warum Projekte in Schieflage geraten (Zeit, Organisation, Aufgabe, Mensch) oder wie man sie wieder aus der Krise holt. Wie überall gilt aber auch im Projektmanagement: Vorsicht ist besser als Nachsicht – oder: Vorbeugen ist besser als Sanieren. Deshalb geht es in den nächsten beiden Beiträgen darum, wie man Fehlern im Projektmanagement vorbeugen kann.

Heute stellt Henning Zeumer in seinem Beitrag zur Themenserie „Turnaround in Projekten“ die Punkte Auftragsklärung und Team-Kommunikation vor – in zwei Wochen geht es dann um den Projektmanager und die Organisation.

 

Fehlern im Projektmanagement vorbeugen – auf diese Punkte kommt es an

Statistiken über Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren für Projekte gibt es viele. Alle weisen besonders auf die Bereiche

  • Auftragsklärung
  • Kommunikation
  • Kompetentes Projektmanagement und
  • Unterstützung durch Management und Unternehmen

hin. Was bietet sich also mehr an, als aus gemachten Fehlern zu lernen, wenn man ihnen in Zukunft vorbeugen will?

Verhindern Sie mangelhafte Auftragsklärung

Unzureichende Auftragsklärung ist die häufigste Fehlerursache, meist verbunden mit unkontrollierten Änderungen. Das Problem beginnt oft schon beim Vertrieb, mit unrealistischen, mit den Ausführenden nicht abgestimmten Erwartungen, und/oder wenn die Basis der Planungen unvollständige oder widersprüchliche Anforderungen waren. Dann kann kein Plan aufgehen, dann sind Verluste schon zu Beginn des Projekts vorprogrammiert! Wie können Sie solchen Fehlplanungen vorbeugen?

Kalkulieren Sie die Risiken

Stellen Sie als Projektmanager oder auch als Projektverantwortlicher im Management also sicher, dass Sie, bevor Sie irgendwelche Zusagen über Dauer oder Kosten des Projekts machen, den Projektinhalt und die Rahmenbedingungen (Risiken, Verfügbarkeit von Schlüsselressourcen, Beistellungen usw.) sehr genau kennen.

Und wenn dies zu Anfang des Projekts nicht möglich ist, etwa weil Anforderungen erst im Laufe des Projekts ermittelt werden? Dann beziehen Sie genau diese Auftragsklärung als Teil des Projekts in Ihr Angebot ein, z.B. im Wege einer Auftragsentwicklung mit agilen Methoden oder einem vorgeschalteten Six-Sigma Teilprojekt.

Wenn sich dann während des Projekts noch Änderungen ergeben, lassen Sie diese nur mit einem beiderseits vereinbarten Änderungsmanagement-Prozess kontrolliert in die Planungen und Kalkulationen einfließen.

Fehlern vorbeugen durch Kommunikation und Transparenz

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Besprechungsräume verbessern die Kommunikation. (Bild: Rainer Sturm / pixelio.de)

Oft müssen viele unnötige (Doppel-)Arbeiten oder Korrekturen nur deshalb erfolgen, weil man aneinander vorbei geredet oder sich nicht eindeutig auf das Wer-macht-was geeinigt hat. Fehlerhafte Anforderungen, lange Warteschleifen, falsche Entscheidungen und böse Überraschungen sind typische Symptome schlechter Kommunikation.

Ihr Projektteam muss zu jeder Zeit genau wissen

  • worauf es ankommt,
  • was und wann geliefert werden soll,
  • wer dafür jeweils zuständig ist
  • und an wen man Probleme oder auch erzielte Fortschritte meldet.

Daher muss eine gute Projektplanung sich auch auf die regelmäßige Kommunikation (Risiko-, Fortschritts- oder Verzugsmeldungen, Berichtswesen, Besprechungen usw.) und auf die Verfügbarkeit bzw. Verteilung von wichtigen Projektinformationen, etwa durch definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, Mitteilungs- und Eskalationswege achten. Gemeinsam genutzte Räume auf der Etage (für das direkte Gespräch statt Telefonaten und eMails) und auf dem Projekt-Server (für Projektpläne, Prozess- und Zuständigkeitsbeschreibungen und im Team zu bearbeitende Dokumente) erleichtern die Kommunikation.

Aktiv zuhören!

Vielleicht sollten Sie zusammen mit Ihrem Team auch mal die Technik des „aktiven Zuhörens“ üben. Kein Scherz: Wie oft hätte schon eine kurze Rekapitulation des gerade Verstandenen oder eine klärende Nachfrage im Gespräch so manches Missverständnis und Rennen in die falsche Richtung vermieden?!

In meinem nächsten Beitrag in zwei Wochen geht es um die Rolle des Projektmanagers und der Organisation beim erfolgreichen Projektmanagement.

Ihr

Henning Zeumer

 

Henning Zeumer, gutes Projektmanagement
Der Projekt-Sanierer Henning Zeumer. (Bild: © Henning Zeumer)

Über Henning Zeumer

Henning Zeumer ist seit mehr als 25 Jahren freiberuflicher Programm- und Projektmanager, PMI-zertifizierter PMP®, PgMPSM und auch Certified Scrum Master (CSM®). Seine besondere Expertise ist die Begutachtung und Sanierung gefährdeter Projekte. Er ist dabei auch beratend tätig im Portfolio-, Programm- und Projektmanagement als Advisor zur Entwicklung von PM-Aufbau- und Ablauforganisationen und -Infrastruktur, sowie Coach für Operational Excellence in Projekten.

Weitere Informationen zu Henning Zeumer finden Sie im AGITANO-Expertenprofil von Henning Zeumer und unter www.der-Projekt-Sanierer.de.

Katja Heumader

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