EU DSGVO für Vermieter: Es geht nicht nur um Unternehmen!
Personenbezogene Daten bestimmen den geschäftlichen Alltag – und das geht bis ins Detail unserer Privatwohnungen. Auch privat oder sozial engagiert geben wir sogar einige Informationen preis, die in einem nicht-privaten Kontext verarbeitet werden, beispielsweise an
- Unternehmen
- Verbände
- Vermieter
- Hausverwalter
- Handwerker
- weitere beauftragte Dienstleister.
Wirklich klar sein muss allerdings, wer in der Pflicht ist. Im Falle der Vermietung sagt die EU DSGVO, dass die Pflichten zum strengeren Schutz der personenbezogenen Daten dem Vermieter zufallen. Das bedeutet, dass im Zuge der EU DSGVO die Vermieter darauf achten müssen, dass die Dienstleister die Spielregeln einhalten.
Personenbezogene Daten für die Vermietung – EU DSGVO-relevant!
Einige Daten, die für die Vermietung und EU DSGVO-relevant sind, sind etwa
- Name
- Telefonnummer
- Weitere Kontaktdaten
- Kontodaten
- Angaben zum Beschäftigungsverhältnis.
Neben diesen dürften etwa aus alten Dokumenten zur Mieterselbstauskunft etwa so einige Daten stammen, die für eine Vermietung unter der EU DSGVO nicht mehr relevant oder überhaupt zugelassen sind. Mal ganz abgesehen von den Geboten der Dokumentation und der Datenminimierung sollte hier auch überprüft werden, welche personenbezogenen Daten überhaupt (noch) gebraucht werden und welche im Zuge gesetzlicher Neuerungen der letzten Jahre ohnehin gelöscht werden sollten.
Worauf Vermieter der EU DSGVO wegen achten sollten
Daten, die unter der EU DSGVO für Vermieter weiterhin erhoben dürfen, beziehen sich konkret auf das Mietverhältnis. Sprich: Alles, was zu Beginn des Mietverhältnisses, währenddessen und bei der Beendigung notwendig ist, also auch beispielsweise Angaben zum Einkommen – sofern ernsthaftes Interesse besteht. Was damit nun wirklich nichts zu tun hat, sind etwa Informationen zu Konfession oder geschlechtlicher Orientierung.
Allgemein bleibt zu sagen, dass die EU DSGVO für Vermieter eine Mahnung zur Sorgfalt ist – für sich selbst und für beauftragte Dienstleister. Drei wichtige Kernfragen zur EU DSGVO sind in diesem Sinne:
- Serverstandort für Speicherung: Werden die personenbezogenen Daten innerhalb Europas gespeichert?
- Dokumentation der Verarbeitung der Daten: Was wurde wie erhoben und verarbeitet und wem offengelegt?
- Wenn die Daten nicht mehr relevant sind: Werden nicht (mehr) benötigte personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht?
Jedoch Vorsicht: Diese Vorgaben zur Speicherung von personenbezogenen Daten zur Vermietung hinsichtlich der EU DSGVO gelten nur für den Fall, dass ein Mietverhältnis zustande gekommen ist.
Wenn aus Interessenten keine Mieter wurden…
Die personenbezogenen Daten von Interessenten an Immobilien, mit denen kein Mietvertrag zustande gekommen ist, dürfen nicht gespeichert werden. Die Ausnahme besteht wie auch im Personalwesen darin, dass sie die explizite Erlaubnis – idealerweise in schriftlicher Form – erteilt haben. Ein Beweggrund darin bestehen, für zukünftige Angebote in eine Art Interessentenpool zu kommen. Liegt diese nicht vor und werden die Daten nicht mehr benötigt – nach dem Auszug für letzte Abrechnungen und dergleichen – sind diese personenbezogenen Daten der Mieter unverzüglich zu löschen.
Trotz ihrer zusätzlichen Pflichten ist die EU DSGVO für Vermieter machbar – rüsten Sie sich jetzt!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag stellt weder eine rechtliche Beratung noch einen Ersatz derselben dar.
