EU DSGVO: Was der Betriebsrat mit Datenschutz am Hut hat
Wenn es um die Wahrung der Rechte der Mitarbeitenden geht, liegt zumindest in größeren Unternehmen der Gedanke an den Betriebsrat nahe. Im Hinblick auf die Neuerungen im Datenschutz erinnert das Aufgabenfeld leicht dem der Datenschutzbeauftragten. Besonders große Sorgfalt erfordert – neben den personenbezogenen Mitarbeiterdaten allgemein – hier etwa die Einsicht in E-Mail-Postfach und Arbeitsfestplatte, wenn die betreffenden Mitarbeitenden abwesend sind. Theoretisch ist hierfür das Einholen einer individuellen Einwilligung notwendig. Ein praktikablerer und dennoch datenschutzkonformer Umgang mit der Situation im Einzelnen wird etwa durch einheitliche Betriebsvereinbarungen vereinfacht. Für diese Vereinheitlichung, die insbesondere der Geschäftsleitung zugutekommt, ist jedoch die Kooperation des Betriebsrates notwendig.
Betriebsvereinbarungen sind Kollektivvereinbarungen
Besieht man sich den Gesetzestext der EU DSGVO hinsichtlich Betriebsrat-Aufgaben genauer, fällt auf, dass Betriebsvereinbarungen explizit als Kollektivvereinbarung genannt werden. In diesen ergibt sich die Möglichkeit, weitere Vorschriften für personenbezogene Beschäftigtendaten – im Kontext der Beschäftigung selbst und unter Einhaltung der Auflagen – im Zuge etwa der folgenden Zwecke zu spezifizieren:
- Einstellungsverfahren
- Erfüllung des Arbeitsvertrags
- Management, Planung und Organisation der Arbeit
- Gleichheit und Diversität am Arbeitsplatz
- Mitarbeitergesundheit
- Arbeitssicherheit
- Individuelle oder kollektive Rechte und Leistungen, die mit der Beschäftigung zusammenhängen
- Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Bei bereits bestehenden Betriebsvereinbarungen sind diese vor dem Hintergrund der Datenschutz-Grundverordnung zu überprüfen. Besondere Aufmerksamkeit müssen hier der Transparenz, der Datenübermittlung und dem Aspekt der Überwachung zukommen.
Um bestehende Betriebsvereinbarungen den Neuerungen anzupassen, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder werden die Vereinbarungen einzeln erneuert, zum Beispiel mittels inhaltlich angepasster Textblöcke, die in die Vereinbarungen übernommen werden. Oder es wird eine Rahmenbetriebsvereinbarung erstellt, die zwar die gegebenenfalls umfangreichen Anpassungen aufführt und damit bestehende Vereinbarungen ergänzt. Allerdings leidet hier gerade im Zuge von Einzelbestimmungen die Transparenz und kann prinzipiell nur für allgemeine Bestimmungen angewandt werden.
Vorsicht: Betriebsvereinbarungen sind kein Freifahrtschein!
Auch wenn Betriebsvereinbarungen eine wichtige Grundlage für unternehmensinterne Prozesse darstellen, sollte und darf er nicht überschätzt werden. Ein grundlegendes Beispiel findet sich in der umstrittenen PC-Überwachung der Mitarbeitenden. Denn auch wenn mittels einheitlicher Vereinbarung – vor dem Hintergrund der EU DSGVO – der Betriebsrat einen beispielhaften Unternehmensprozess vereinfachen kann, müssen alle weiteren Vorgaben dennoch berücksichtigt werden. Diese betreffen etwa die Rechte der Mitarbeitenden, die Informationspflichten oder allgemeinen Grundsätze des Datenschutzes.
Dementsprechend ist auch hier Sorgfalt geboten; schließlich erlebt die Sensibilität für den Datenschutz Hochkonjunktur. Wer die EU DSGVO, den Betriebsrat und dessen Arbeit sowie allgemein die eigenen Mitarbeitenden angemessen einschätzt, kann nur gewinnen. Schließlich werden auf diesem Weg nicht nur Abmahnungen und potenzielle Strafen vermieden. Diese Gelegenheit für ein verbessertes Employer Branding im Hinblick auf das eigene Recruiting sollten sich Arbeitgeber nicht entgehen lassen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag stellt weder eine rechtliche Beratung noch einen Ersatz derselben dar.
