Zeit ist ein kostbares Gut. Besonders für Firmengründer. Für sie ist Zeit quasi unbezahlbar, denn sie haben kaum welche. Um mehr von diesem kostbaren Gut zu haben, sollte man als Selbstständiger über die Investition in einen Sekretariatsservice nachdenken.
Wer sich zu viel zumutet, kann gleich wieder schließen
Wer ein Unternehmen aufbaut, jongliert unzählige Aufgaben gleichzeitig: Die eigenen Dienstleistungen beziehungsweise Produkte müssen eingeführt und verkauft werden, Vertriebs- und Logistikkanäle geschaffen. Und hinter den Kulissen wartet noch jede Menge Verwaltung und Administration. Wer sich das alles selbst zumutet, kann den Laden schnell wieder dichtmachen. Es gilt also, die Aufgaben zu unterteilen:
- Was muss ich selbst in die Hand nehmen?
- Was kann ich outsourcen?
Hier kann ein Büroservice ins Spiel kommen.
E-Mails und Telefonate immer à jour
Gerade der Firmengründer sollte sich auf die Dinge konzentrieren, die das Unternehmen auszeichnen, etwa besonders pfiffige Produkte oder eine tolle Dienstleistung. Das führt zu einer deutlich effektiveren und wirtschaftlicheren Arbeitsweise. Oft geht dies allerdings zu Lasten von Aufgaben, die als „weniger wichtig“ empfunden werden. Etwa Sekretariatstätigkeiten. Aber eine verlässliche (telefonische) Erreichbarkeit des Büros und eine rasche Bearbeitung von E-Mail und Post müssen gewährleistet sein, sonst sind die Kunden schnell vergrätzt und können sogar zu negativen Multiplikatoren werden (zur Bedeutung der Kunden als neue Vermarkter siehe auch: Empfehlungsrate: DIE ultimative Kennzahl). Ein schlechtes Image in Sachen Kundenverkehr wird man kaum wieder los, besonders wenn einem dieses gleich nach Unternehmensstart anhaftet. Gerade in der Startphase ist daher ein externer Büro- oder Sekretariatsservice besonders sinnvoll.
Die Vorteile von einem Sekretariatsservice
Die Vorteile eines solchen externen Sekretariatsservices beschränken sich aber nicht nur auf das Abarbeiten der Kontaktaufnahmen von außen. Zudem sorgt der Service dafür, dass auch die internen Prozesse eines Unternehmens optimiert werden. Zu diesem Zweck besitzen die Angestellten des externen Dienstleisters entsprechende Schulungen und Erfahrungen. Außerdem hält der Sekretariatsservice die Kosten in einem übersichtlichen Rahmen – gerade zu Beginn einer Unternehmung ein unschätzbarer Vorteil. Zum Beispiel ist das Arbeitsaufkommen im Büro anfangs oft nicht gleichmäßig verteilt. Für Festangestellte bedeutet dies, dass sich Phasen von Überlastung (siehe auch: Überforderung: Für viele Arbeitnehmer trauriger Alltag) mit solchen abwechseln, in denen so gut wie nichts zu tun ist. Ein externer Dienstleister stellt dagegen nur tatsächlich geleistete Tätigkeiten in Rechnung und spart so Kosten.
Weniger Kosten im Büro
Auch die Kosten für die Einrichtung eines eigenen Büros können durch die Beauftragung eines externen Services für Sekretariatsaufgaben heruntergeschraubt werden. Zum Beispiel lassen sich das Leasing oder der Ankauf von teuren Multifunktionskopierern aufschieben. So kann das neue Unternehmen organisch wachsen.
