Eine Betriebsprüfung ist für jeden Unternehmen ein einschneidendes Erlebnis. Sie findet nicht oft statt, aber wenn sich das Finanzamt angemeldet hat, dann sollte jede Firma alles daran setzen, die Unterlagen in bester Ordnung zu haben und sicherzustellen, dass alle notwendigen Angaben verfügbar sind. Doch die Praxis zeigt: Was sich oftmals wie selbstverständlich anhört, ist im Einzelfall oftmals richtiggehend schwierig. Die Erfahrung zeigt: Nur wer seine Betriebsprüfung richtig vorbereitet, der wird die Kontrolle der Betriebsprüfer gut bestehen und auf diese Weise Ärger und Nachzahlungen vermeiden.
Mit dem Betriebsprüfer in einen Vertrauensverhältnis gehen
Wichtig zu wissen ist: Kein Betriebsprüfer kann unangemeldet erscheinen, sondern muss seine Prüfung rechtzeitig und fristgemäße ankündigen. Zu verhindern ist die Prüfung nicht, wohl aber können einzelne Teilaspekte wie Zeitpunkt und Ort der Prüfung in Frage gestellt werden. Sinnvoll ist es, nicht sofort Einspruch gegen den Termin einzulegen, da dies erfahrungsgemäß zu einem gespannten Klima und einer sehr engen, umfassenden Detailprüfung führt. Sinnvoll ist es, zunächst das telefonische Gespräch mit dem Prüfer zu suchen, um einen Alternativvorschlag zu besprechen.
Belege rechtzeitig umfassend sortieren
Die Phase zwischen Ankündigung und Beginn der Betriebsprüfung sollte zwingend dafür genutzt werden, die Unterlagen zu kontrollieren, vollständig bereitzuhalten und Rechnungen wie Belege zu sortieren. Prüfen Sie, ob Sie gegebenenfalls Verstöße zu konstatieren haben. In diesem Falle könnten Sie vor Beginn der Betriebsprüfung eine Selbstanzeige beim Finanzamt einreichen. Zwar müssen Sie dann die Steuerschuld nachzahlen, umgehen damit aber eine Strafe. Wichtig: In jedem Falle sollten Sie jedoch zunächst Ihren Steuerberater konsultieren und sich sachkundigen Rat einholen. Sortieren Sie außerdem alle Belege möglichst umfassend und so, dass sie transparent nachvollzogen werden können. Je logischer und besser der Betriebsprüfer Ihre Unterlagen nachvollziehen kann, desto schneller wird er prüfen. Kann er es nicht nachvollziehen, schätzt er gegebenenfalls den Gewinn – und Sie werden möglicherweise zu Ihren Ungunsten besteuert. Außerdem sollten Sie im Vorfeld unbedingt klären, wer im Rahmen der Betriebsprüfung Auskünfte erteilen darf. Legen Sie einen Verantwortlichen fest, damit Sie falsche Auskünfte oder Missverständnisse vermeiden. Soll Ihr Steuerberater Aufgaben während der Betriebsprüfung übernehmen, dann klären Sie auch das mit ihm und vereinbaren Sie vorab die Kosten für das entstehende Honorar.
