Management

Interview mit Susanne Siekmeier über optimierte Büroorganisation

Ulrich B. Wagner, Institut für Kommunikation, Coaching & Managementberatung (ikcm), führt ab sofort im Rahmen der ikcm-Managementgespräche in regelmäßigen Abständen Interviews mit Geschäftsführern, Experten und Praktikern zu unterschiedlichen Themen durch.

Das erste Interview wurde mit Susanne Siekmeier, Beraterin für Büroorganisation und Veranstaltungsmanagement, geführt.

 

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Guten Tag Frau Siekmeier. Wir treffen uns heute hier im Rahmen der Bad Homburger Institutsgespräche. Können Sie sich kurz in ein paar Worten vorstellen?

Guten Tag Herr Wagner. Mein Name ist Susanne Siekmeier. Ich bin selbstständig und in den Bereichen Büroorganisation und Veranstaltungsmanagement tätig. Zum einen biete ich die Dienstleistung an und zum anderen bin ich auch als Referentin für beide Themen aktiv.

Wie ich Sie gerade verstanden habe, sind Sie mit ihrer Firma in zwei sehr unterschiedlichen Themenbereichen tätig. Auf der einen Seite Büroorganisation, was sehr trocken klingt, und auf der anderen Seite Veranstaltungsmanagement, was eher nach Event und Spaß klingt. Was reizt Sie eigentlich an zwei, auf den ersten Blick so unterschiedliche Tätigkeiten?

Einerseits klingt es sehr unterschiedlich, andererseits hat beides mit Organisation zu tun. Was mich reizt ist, dass ich mit sehr vielen unterschiedlichen Menschen und unterschiedlichen Projekten zu tun habe. Kein Tag gleicht dem anderen, sondern man hat täglich mit neuen Herausforderungen zu tun. Dadurch stellt sich keine Routine ein und das finde ich sehr spannend.

 

Wenn es Ihnen Recht ist, möchte ich mich gerne auf das Thema Büroorganisation konzentrieren. Ich denke, jeder von uns hat damit bestimmt schon seine Probleme gehabt. Welche Folgen kann mangelnde Büroorganisation für ein Unternehmen überhaupt haben?

Diese Frage ist eigentlich sehr einfach zu beantworten: Mangelnde Büroorganisation kostet Zeit, Nerven und Geld. Oft ist es so, dass Unterlagen nicht gefunden werden. Zu diesem Problem sage ich gerne, dass sich „Wanderdünen“ auf den Schreibtischen stapeln. Dadurch dauern oftmals Kostenvoranschläge viele Wochen oder Monate oder man erreicht die potentiellen Kunden gar nicht. Gerade in kleineren Unternehmen werden Rechnungen zu spät geschrieben. Jeder Unternehmer kann sich ausrechnen was das an Liquidität kostet. Man bekommt sich nicht organisiert, die Kunden merken das. Schlimmstenfalls bricht das Geschäft weg und die Kunden gehen zur Konkurrenz.

Ich denke wir alle kennen das Thema ein bisschen. Man überlegt: „Wie viel Zeit hab ich wieder mit Suchen zugebracht und nicht mit produktiver Arbeit?“ Daher finde ich das Thema sehr spannend. Wie darf ich mir das vorstellen? Sie kommen, räumen auf, verschwinden wieder und nächste Woche mach ich weiter bis zum nächsten Mal?

Das wäre ganz furchtbar. Nein, so geht das nicht. Meine Arbeit lässt sich in fünf Schritten einteilen. Zuerst findet natürlich das erste Gespräch statt. Dann mach ich grundsätzlich eine Bestandsaufnahme, um zu sehen wo Defizite zu finden sind. Es ist ja nicht so, dass ein Unternehmen komplett neu strukturiert werden muss. Oft sind es Kleinigkeiten, die geändert und optimiert werden müssen. Dann gehen wir zu einem Grobkonzept über. Dieses wird dann verfeinert und ein Feinkonzept in Form eines Aktenplans erstellt. Das ganze passiert natürlich maßgeschneidert für den Kunden mit dem Kunden. Es geht nicht darum, dass ich einem Unternehmen oder Unternehmer meine Büroorganisation aufdrücke, sondern es muss gemeinsam erarbeitet werden, damit auch der Unternehmer und seine Mitarbeiter mit der Büroorganisation, die für ihn zugeschnitten wurde, leben kann. Selbstverständlich findet auch eine Schulung am Arbeitsplatz statt und im Nachhinein betreue ich auch meine Kunden. Meine Beratung ist keine einmalige Geschichte, sondern beruht auf Nachhaltigkeit, damit die Strukturen die wir dort gemeinsam geschaffen haben auch umgesetzt und vor allem auch beibehalten werden. Das ist mir ein sehr großes Anliegen.

Es hört sich ein bisschen so an wie „Hilfe zur Selbsthilfe“.

Ja, genau so ist es auch gedacht. Das ist der richtige Ausdruck.

Jetzt zu einem leidigen Thema, dass man bestimmt auch oft zu hören bekommt. Beratung verursacht ja zweifelsohne erst einmal Kosten. Wie schnell amortisiert sich der Aufwand in der Regel für Ihre Klienten?

Auch das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wie ich eben schon sagte, es ist ein Unterschied, ob ein Betrieb neu „organisiert“, oder ob nur einige Abläufe optimiert werden müssen. Man müsste die Zeit für die unnötige Suche für Unterlagen einfach mit den Stundensätzen der Mitarbeiter multiplizieren. Untersuchungen haben ergeben, dass teilweise 1,5 Stunden oder ungefähr 20% der täglichen Arbeitszeit mit Suchen vergeudet werden. Wenn man das mal hochrechnet mit einem Stundensatz von 50 Euro, die man als Arbeitgeber natürlich schnell auf der Uhr hat, dann hat man ganz schnell mehr als 15.000 Euro an unnötigen Kosten pro Jahr und Kopf.

Das klingt nach Einsparungspotenzial.

So ist es. Im Normalfall amortisiert sich das Beratungshonorar innerhalb von wenigen Monaten.

 

Wo liegen ihrer Erfahrung nach die größten Defizite in der betrieblichen Büropraxis?

Die Defizite liegen einfach darin, dass wir viel zu viel Papier haben. Vor einigen Jahren habe ich einen Vortrag zu dem Thema „Das papierlose Büro“ besucht. Das gibt es nicht, gab es nicht und wird es nie geben. Es gibt höchstens das papierarme Büro. Die Defizite liegen darin, dass die Papierflut viel zu groß ist. Erstmal in Form von Papier und zweitens in Form einer Informationsflut von Zeitschriften, Angeboten und auch E-Mail-Newslettern. Das wächst einem vielfach über den Kopf und man kann sich nicht mehr richtig auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Das ist eigentlich immer sehr negativ.

Wir kommen jetzt zum Ende unseres doch sehr spannenden Interviews. Vielleicht haben Sie noch einen Praxistipp für unsere Leser. Auf welche Knackpunkte in der Büroorganisation sollte man besonders achten? Vielleicht haben Sie auch das eine oder andere Geheimrezept, dass Sie uns auf den Weg mitgeben können?

Da komme ich wieder zu meinem Lieblingsbegriff vom Anfang des Interviews: Vermeiden Sie „Wanderdünen“ auf dem Schreibtisch, sorgen Sie dafür, dass alle Unterlagen und Arbeitsmittel ihren richtigen Platz haben und konzentrieren Sie sich auf die Dinge und erledigen Sie sie sofort. Das sind für mich so die drei wichtigsten Punkte. Alles am richtigen Platz, bitte keine Wanderdünen und am besten das Sofortprinzip, dann muss man die Arbeit nicht auf später verschieben.

Vielen Dank Frau Siekmeier für das interessante Gespräch. Vielleicht können wir uns im kommenden Jahr noch einmal treffen und uns dann auch dem ebenfalls sehr spannenden Thema des Veranstaltungsmanagements widmen.

Das würde mich freuen. Das ist in der Tat ebenfalls ein spannendes Thema. Ich bedanke mich auch bei Ihnen Herr Wagner, auf Wiedersehen.

 

Zur Interviewpartnerin:

Susanne Siekmeier ist Beraterin für Büroorganisation und Veranstaltungsmanagement. Ihre Schwerpunkte liegen in der Optimierung von Arbeitsplatzorganisation und Arbeitsabläufen, der Ablagestruktur sowie der effizienten Zeitplanung. Sie schafft Freiräume für das Wesentliche bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Freiberuflern.

Vor ihrer Selbständigkeit war Susanne Siekmeier über 25 Jahre als Vorstandssekretärin und Assistentin der Geschäftsführung in Konzernen und mittelständischen Unternehmen verschiedener Branchen tätig.

Ihr fundiertes Wissen vermittelt Frau Siekmeier als Referentin / Dozentin an begeisterte Teilnehmer in Seminaren und Vorträgen zu vielfältigen Themen rund um das Thema Büro und Organisation.

Weitere Informationen finden Sie unter www.susanne-siekmeier.de.

 

ElSchnuppero

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