… von Dr. Heiko Frank, Managing Director, Tefen Germany
Im Teil 1 des Fachbeitrages ging es um die Gründe für das Scheitern von M&A-Transaktionen sowie um die ersten beiden Phasen bei der Post Merger Integration – Strategic Impact Map (Plan) und Post Merger Implementation Phase (Do). Im Teil 2 geht es um das 360 Grad PMI Modell und die Monitor & Develop Phase (Review).
360 Grad PMI Modell
Tefen hat ein 360 Grad PMI Modell entwickelt, um sicherzustellen, dass diese Integrationsebenen auf effiziente Weise erkannt werden und dass der Transformationsprozess glatt abläuft und erfolgreich ist.
Quelle: Tefen AG – siehe Bildergalerie am Ende des Beitrags
Dieses Modell fordert von dem Integrationsteam und allen daran Beteiligten strukturiertes Arbeiten und Verständnis des Konzepts der Integration. Schnelligkeit ist ein grundlegender Faktor für den Erfolg und die Erfahrung hat gezeigt, dass dieser Ansatz die Umsetzung des PMI Prozesses beschleunigt.
Obwohl multilaterales (paralleles) Arbeiten gefördert wird, sollte es das Integrationsteam sich nicht zum Ziel setzen, alle miteinander verbundenen Themen gleichzeitig zu behandeln. Stattdessen sollte es die Ergebnisse und die Spezifikationen der Strategic Impact Phase prüfen, so dass es dazu befähigt wird, die richtigen Prioritäten zu setzen und die Kernziele und erwarteten Vorteile zu verfolgen.
Ein weiterer, für den Erfolg kritischer Faktor ist das Maß an Kommunikation zwischen dem Management und dem Integrationsteam. Diese Fragestellung sollte von Anfang an im Detail festgelegt sein und es sollte allen Betroffenen klar sein, dass eine eindeutige, über das normale Maß hinausgehende Kommunikation erforderlich ist. Da Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des Corporate Marketing und der Branding Strategie ist, sollten bewusst Anstrengungen unternommen werden, alle Erfolge zu feiern, aber auch alle entstehenden Probleme zu klären. Beispiele für eine gute Kommunikation, wie sie von Tefen praktiziert wird, umfassen e-Newsletter des Integrationsteams, Informationsveranstaltungen, Hotlines und FAQs. Es hat sich gezeigt, dass auch der selektive Einsatz von Social Media (z.B. Xing oder Facebook), das firmenseitige Intranet, interne Briefe der Geschäftsleitung oder Mitarbeiterzeitungen zu einem positiven Arbeitsumfeld beitragen. Dieser Ansatz sollte auch für die gesamte nach außen gerichtete Kommunikation
gewählt werden, beispielsweise Public Relations, Schulung der Vertriebsmitarbeiter oder des Messepersonals. Hier wird die Unterstützung vom Marketing, von der Unternehmenskommunikation, der Personalabteilung und den Beratungsgremien begrüßt.
Der Fokus der Integrationsaktivitäten variiert von Transaktion zu Transaktion, je nach Art und Ausmaß der Integration, mit der ein erfolgreicher Wandel sichergestellt werden soll. Einige Beispiele sind der Aufbau von Tandem-Teams, Coaching, Workshops, Schulungen, Optimierungsmeetings zum Austausch von Erfahrungen, Informationsveranstaltungen, Sitzungen, an denen die Gemeinde, das Management und Arbeiter teilnehmen.
Automobilzulieferer beispielsweise haben eine ganz andere Liste von PMI Prioritäten (F&E Synergien, Produktionskapazitäten, vollständige Integration) als ein internationales IT-Unternehmen (neue Dienstleistungen in neuen Märkten wie Outsourcing, Cross Selling, teilweise Integration). Es gibt keine Lösung, die für alle Fälle passt. Die Bausteine des 360 Grad PMI Modells eignen sich jedoch hervorragend für eine strukturierte Anwendung bei jeder Art Transaktion.
Monitor & Develop Phase (Review)
Sobald eine Transaktion im Kern abgeschlossen ist, wird die Größe des Integrationsteams schrittweise reduziert. Der Fokus der Aktivitäten verschiebt sich und richtet sich darauf, Hilfe zur Selbsthilfe zu geben. Die verschiedenen, bei der Integration involvierten Einheiten werden nach und nach melden, dass sie den Prozess abgeschlossen haben und bereit sind, zum Tagesgeschäft überzugehen. Hier hat sich gezeigt, dass eine schrittweise Übergabe der Verantwortung und der speziellen Funktionen mit einer entsprechenden Dokumentation der beste Ansatz ist.
Der Prozess wird von dem Project Management Office überwacht, das alle üblichen Zahlen einschließlich des Zeitaufwands und der benötigten Ressourcen, der Einhaltung von Fristen und des Maßes an Erfüllung einzelner Aktionen prüft. Auch die Kennzahlen des Integrations-Controllings sind wichtig. Sie reichen von der Zufriedenheit der Mitarbeiter (direkt nach dem Abschluss, während der Integration und danach), über die Fluktuation der Angestellten, den Markterfolg (Imagegewinn oder –verlust) bis zur Integration des Produktportfolios und zu Einführungen neuer Produkte. Im Tagesgeschäft sollte auf die Sprachgewohnheiten und die Schnelligkeit und Tiefe geachtet werden, mit der Prozesse übernommen werden.
Die zu messenden Parameter sollten am Anfang der Planungsphase festgelegt werden, um ein kontinuierliches und methodisches Erfassen der relevanten Daten während des gesamten Prozesses zu ermöglichen. Dann können die Daten auf quantitativen und qualitativen Integrations-Dashboards abgebildet werden. Sie sollten den Beteiligten auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt werden. Das höchste Ziel ist eine signifikante Verbesserung des Umsatzes und eine deutliche Steigerung des Unternehmenswertes.
In der Regel dauern Post Merger Integrationen zwischen sechs (bestenfalls) und 24 (normal) Monaten. Deshalb ist es von grundlegender Bedeutung, dass jeder Betroffene weiß, dass es ein langer Prozess ist. Auch kulturelle Änderungen sind ein langsamer, stetiger Prozess. Das macht eine ständige Überwachung und Bewertung so wichtig. Es sollte die ständige Bereitschaft da sein, es besser zu machen, sich auf die erfolgreichen Methoden zu konzentrieren und ganz allgemein, die Verfahren zu verbessern. Wir raten Ihnen, den Integrationsprozess nach einem bestimmten Zeitraum zu überprüfen (ungefähr nach 6 -12 Monaten). Damit wirklich ein neuer Ansatz für jede Transaktion gewählt wird, empfehlen wir, jedes Mal ein auf dem jeweiligen Fall basierendes Integrationsteam zu erstellen.
Zusammenfassung
Wir haben gesehen, dass der rechtskräftige Abschluss einer M&A Transaktion nicht notwendigerweise zu einem erfolgreichen Abschluss des Projektes führt und dass eine gründliche Integration des erworbenen Unternehmens ein wichtiger Teil der Prozesses ist und nicht einfach nur der Luxus einer Beigabe. Auch wenn der von uns untersuchte Ansatz nicht alle Facetten einer Post Merger Integration umfasst, stellt er eine solide Grundlage für die Einleitung Ihrer PMI Anstrengungen dar.
Lassen Sie uns die wichtigsten Punkte zusammenfassen, die man sich zu Herzen nehmen muss:
1. Strukturiertes Vorgehen mit „plan-do-review“
2. Vier Integrationsebenen (strategisch, strukturell, systemisch und kulturell)
3. Anwendung des 360 Grad Modells für eine erfolgreiche PMI Umsetzung
4. Integrationsteam hoher Qualität, viel Aufmerksamkeit durch das Management
5. Schnelligkeit als Quintessenz
6. Respektvolles Eingehen auf kulturelle Faktoren
7. Gute Kommunikation toppt alles
8. Differenzierter Einsatz der Change Management Methoden
9. Sicherstellen des operativen Geschäfts neben der Integration (Organisationen tendieren dazu, vom Weg abzukommen, wenn sie sich auf sich selbst konzentrieren)
10. Konzentration auf Ertrags- und Wertsteigerung durch Priorisierung der Handlungsbereiche und Arbeitsinhalte
11. Schwung zur Erneuerung des gesamten Unternehmens nutzen
12. Ständige Arbeit an der Realisierung von Integration und Veränderung (Inhalte über persönliche Präferenzen stellen) – Motto: Kunde an erster Stelle, Unternehmen an zweiter, man selbst an dritter.
Wir ermutigen alle Organisationen dazu, nach dem Abschluss aus einem neuen Blickwinkel auf die Handhabung von Fusions- und Übernahmetransaktionen zu schauen. Engagement über einen begrenzten Zeitraum hinweg kann für Ihr gesamtes Unternehmen beträchtliche und nachhaltige Vorteile bedeuten.
