Der Außendienstmitarbeiter – der erste Eindruck zählt
Wissenschaftler haben herausgefunden, dass sich Menschen innerhalb von einer bis acht Sekunden einen ersten Eindruck verschaffen. Diese entscheidenden Sekunden sollten Außendienstmitarbeiter für sich als Chance nutzen. Zu 55 % wird dieser erste Eindruck durch die Kleidung und das Auftreten der Person geprägt. Daher führt kein Weg an ordentlicher Kleidung und einem gepflegten Äußeren vorbei. Die Erscheinung und das gesamte Auftreten bei dem Kunden sind demnach sehr wichtig. Aus diesem Grund muss der Außendienstmitarbeiter zum Image, der Corporate Identity sowie zur Marke des Unternehmens passen. All das wird vermittelt durch entsprechendes Auftreten, die Persönlichkeit, die Kleidung, das Fahrzeug und durch verschiedene andere Arbeitsmittel, die der Außendienstmitarbeiter beim Kunden verwendet und die dort sichtbar sind.
Aus diesem Grund müssen all die zuvor genannten Elemente auch auf die Erwartung der Kunden abgestimmt sein. Was ist in der Branche sonst üblich? Gibt es ein Differenzierungsmerkmal von den Mitbewerbern? Der Kunde macht an dem Außendienstmitarbeiter fest, ob er das Unternehmen, das er vertritt, positiv bewertet. Mit diesen sogenannten „Line of Visibility“-Merkmalen kann der Mitarbeiter sich – und somit auch das Unternehmen – von den Mitbewerbern abheben und damit auch dem Kunden vermitteln, dass sein Unternehmen besser und anders ist.
Dresscode – die richtige Businesskleidung im Außenbereich
Generell gilt für den Außendienst: lieber etwas zu konservativ als zu leger. Klassische Businesskleidung wird von den Kunden mit Vertrauenswürdigkeit, Seriosität und Kompetenz verbunden. Die klassischen Farben sind heute Dunkelgrau, Blau, Braun und auch Schwarz. Da der Mitarbeiter einen sympathischen Eindruck hinterlassen möchte, wird dies meistens mit einem schwarzen Anzug, der sehr streng wirkt, nicht erreicht. Besser ist Dunkelblau, denn die Farbe wirkt vertrauenerweckend, konservativ und ist immer korrekt und richtig. Dunkelgrau hingegen ist sehr stilvoll, wirkt aber auch zurückhaltend und weniger autoritär als ein schwarzer Anzug.
Ein Businesshemd ist immer langärmelig und kann hellblau, weiß oder rosa sein. Dabei gilt auch, egal wie heiß es ist: Der oberste Hemdknopf bleibt geschlossen! Die Krawatte hat ebenfalls eine große Wirkung, sie verstärkt den seriösen Eindruck. Auffällige Muster sind tabu, stattdessen sollten es dezente Farben sein. Geputzte und saubere Schuhe sind im Vertrieb ebenfalls ein Muss. Denn es gibt Menschen, die von dem Zustand der Schuhe auch auf die Arbeitsweise schließen.
Die richtigen Organisationshilfsmittel
Auch im Außendienst benötigt der Mitarbeiter bestimmte Werkzeuge, um seine Arbeit effizient erledigen zu können. Meistens ist dies die übliche Büroausstattung, aber auch das Firmenauto gehört dazu. Das Fahrzeug muss zum Beispiel zum Unternehmensimage passen und den Kundenerwartungen entsprechen. Produktproben, Muster und Beispiele müssen ebenfalls meistens mit. Diese sollten professionell untergebracht sein. Hierfür hat sich zum Beispiel Kabinengepäck bewährt, weil es genügend Stauraum bietet und aufgrund der Rollen auch schwerere Dinge mühelos transportiert werden können.
Mit dabei sein sollte auch ein moderner Laptop mit Anschluss an das Unternehmen, um die Verfügbarkeit der Produkte prüfen zu können, aber auch um gleich vor Ort die Bestellung aufnehmen zu können. Mit einem webbasierten CRM-System kann der Mitarbeiter zudem auf einen Blick erkennen, wie der jeweilige Stand der Produktion oder des Verkaufsprozesses ist. Ist der Außendienstmitarbeiter mit entsprechenden Vorlagen für Angebote oder für das Berichtswesen ausgestattet, so geht nicht unnötige Zeit mit administrativen Tätigkeiten verloren.
