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Digitales Personalmanagement fängt bei der Gehaltsabrechnung an

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Experten beklagen den Aufholbedarf von HR und Personalmanagement in Sachen Digitalisierung. Während andere Unternehmensbereiche längst digital vernetzt sind, regiert in der Lohnbuchhaltung oft noch immer der Aktenschrank. Gehaltsabrechnungen werden Monat für Monat umständlich erstellt – dabei könnte es mit der passenden Datenverarbeitung so einfach sein.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Arbeiten 4.0, Industrie 4.0, web 2.0, Social Intranet – die Schlagworte rund um die Digitalisierung sind schier endlos. Aber HR und Personalmanagement scheinen sich noch zu sträuben gegen die schöne neue digitale Welt (Lesen Sie zu diesem Thema unser Interview mit Ralf Hocke: „Die Digitalisierung ist die Antwort auf die Komplexität unserer Zeit“). Warum nur? Schließlich sollten gerade sie mit gutem Beispiel vorangehen. Denn die Aufgabe der Personalabteilungen ist es ja, die Kompetenzen der Mitarbeiter weiterzuentwickeln und zu fördern.

Go digital!

Oberste Aufgabe von HR ist es deshalb, sich selbst zu digitalisieren. Denn nur so können digitale Kompetenzen im Unternehmen glaubhaft verbreitet werden. Das fängt schon bei der Gehaltsabrechnung an: Digitale Software-Lösungen können hier Zeit und Kosten sparen. Angebote gibt es z.B. von Sage (mehr Informationen unter http://www.rakers-computer.de/sage-hr/sage-lohn-und-gehaltsabrechnung.html), die sowohl branchentypische Anforderungen als auch verschiedene Lohnmodelle berücksichtigen.

Datenschutz und Co.: Rechtliche Vorgaben zur Gehaltsabrechnung

Digital Natives der Gen Y können sich ein analoges Leben nicht mehr vorstellen. Gerade in älteren Generationen ist das Misstrauen gegenüber digitalen Lösungen dagegen groß. Vor allem wenn es darum geht, rechtliche Vorgaben zur Gehaltsabrechnung einzuhalten sollte man genau hinschauen.

  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Der Arbeitnehmer hat die Sorgfaltspflicht. Er muss dafür sorgen, dass die Daten nicht in die Hände Unbefugter gelangen.
  • Gewerbeordnung: Arbeitnehmer müssen ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnung schriftlich erhalten.
  • Arbeitsrecht: Der Empfang muss sichergestellt sein und gegebenenfalls nachweisbar, damit Fehler- und Kostenquellen schnell aufgedeckt werden können.

Genauere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch auf der Seite des Human Resources Manager.

Checklist: Das sollte eine Software haben

Damit eine Software tatsächlich eine Arbeitserleichterung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung darstellt, sollten Sie darauf achten, dass sie einige Voraussetzungen erfüllt:

  • Beiträge zur Sozialversicherung und weitere gesetzliche Vorgaben sollten sich über das Internet regelmäßig aktualisieren
  • Automatische Meldung zur Sozialversicherung (DEÜV-Meldewesen)
  • verschlüsselte elektronische Versendung der Beitragsnachweise über Dakota
  • integriertes Bescheinigungswesen für Sozialversicherungen und die Berechnung von Mutterschaftsgeld
  • ELSTER für Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen
  • Standard-Schnittstellen zur Fremdsoftware
  • Erweiterungen für branchenspezifische Speziallöhne
  • Berücksichtigung verschiedener Gehalts- und Lohnmodelle (Stundenlohn, Monatsgehalt, Werksstudenten, 400-Euro-Jobber etc.)
  • Export von eigenen Auswertungen in andere Dokumenttypen (z.B. Excel)
  • Archivierung der Auswertungen für rechtssichere Dokumentation

Eine digitale Gehaltsabrechnung macht zwar noch kein digitales Unternehmen. Sie ist aber auf jeden Fall der erste Schritt dazu und erleichtert nicht zuletzt Arbeitnehmern und Personalabteilungen das Leben!

Katja Heumader

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