Finanzen

Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen: Selbst machen, Mitarbeiter anstellen oder auslagern?

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Steuervoranmeldung, Einnahmenüberschussrechnung, Steuererklärung: Viele Selbstständige und Kleinunternehmer übernehmen buchhalterische Aufgaben selbst – und stellen sich damit organisatorisch und fachlich großen Herausforderungen. Wir zeigen Ihnen, unter welchen Umständen sich die Auslagerung der Buchhaltung oder die Beschäftigung eines Mitarbeiters lohnt – und wann Sie die Aufgaben besser selbst übernehmen sollten.

Was beinhaltet die Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen?

Am Anfang steht der Schritt, sich über seine buchhalterischen Pflichten zu informieren. So fällt für jeden Freiberufler und Kleinunternehmer ein Mindestmaß an Buchhaltung an:

  • Erfassung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben
  • Einnahmenüberschussrechnung
  • Einkommenssteuererklärung.

Je nach Art des Unternehmens und Höhe von Umsatz und Gewinn müssen zudem folgende Vorschriften beachtet werden:

Informieren Sie sich also zunächst über die genauen Vorgaben für Ihre Unternehmensform, denn nur so können Sie den tatsächlichen Arbeitsaufwand für die Buchhaltung einschätzen.

Buchhaltung auslagern

Fachlich gesehen ist man mit einem professionellen Buchhaltungsservice auf der sicheren Seite. Unternehmen wie die Buchhaltung Graf Accounting bieten jahrelange Erfahrung und ein breites Angebotsspektrum, beispielsweise:

  • Lohnbuchhaltung
  • Finanzbuchhaltung
  • Steuererklärung.

Auch Nebentätigkeiten zur Buchhaltung (beispielsweise Datenpflege, Erstellung von Rechnungen, oder Zahlungsverkehr) können so ausgelagert werden. Der Vorteil: Mit der externen Buchhaltung können Sie die benötigten Services passgenau zusammenstellen und zeitbegrenzt buchen. So geben Sie nur Geld für die buchhalterischen Aufgaben aus, die Sie brauchen und wenn Sie sie brauchen.

Mitarbeiter für Buchhaltung einstellen

Laufende Ausgaben für Lohn und Lohnnebenkosten, der Prozess der Einstellung eines Mitarbeiters sowie dessen Einarbeitung – all das ist mit einem hohen finanziellen und zeitlichen Aufwand für den Arbeitgeber verbunden. Doch dieser Aufwand kann sich in bestimmten Fällen lohnen: Denn ist ein fest angestellter Mitarbeiter für die Buchhaltung erst einmal im Unternehmen integriert, kann er als Fachkraft mit umfassenden Einblick in die Unternehmensstrukturen wirkungsvolle Verbesserungsvorschläge zu bestehenden Abläufen einbringen und diese effizient umsetzen.

Diese Vorteile eines internen Buchhalters zahlen sich in der Regel jedoch erst ab einer gewissen Unternehmensgröße beziehungsweise bei einem großen buchhalterischen Arbeitsaufwand aus. Überschlagen Sie also die monatlichen Arbeitsstunden für die Buchhaltung und basieren Sie darauf Ihr Urteil, ob die Einstellung eines Mitarbeiters finanziell und zeitlich eine gute Investition für Ihr Unternehmen ist.

Buchhaltung selbst erledigen

Der Vorteil davon, die Buchhaltung einfach selbst zu erledigen, liegt auf der Hand: man spart sich weitere Ausgaben. Diese Rechnung geht jedoch nur auf, wenn durch das Buchhalten auf eigene Faust mehr eingespart wird, als mit der regulären Arbeit in der gleichen Zeit verdient werden würde. Hier sollten nicht nur die Arbeitsstunden für die eigentliche Buchhaltung bedacht werden, sondern auch die Stunden, die in die Recherche und Vorbereitung fließen. Haben Sie die Zeit für buchhalterische Aufgaben eh übrig, so spricht finanziell nichts dagegen, diese Aufgaben auch selbst zu erledigen. Allerdings ist es ratsam, dass Sie Ihre Fachkenntnisse und den tatsächlichen Zeitaufwand realistisch betrachten und darauf basierend urteilen, ob Sie doch Hilfe benötigen.

Hilfreiche Tipps zum Thema Buchhaltung sind auf zahlreichen Websites zu finden. So informiert zum Beispiel das Existenzgründungportal des BMWi über Controlling und gibt somit auch kleinen Unternehmern die wichtigsten Werkzeuge zur Buchhaltung und Unternehmensbeurteilung an die Hand. Wer weniger Zeit in Recherche und Vorbereitungen stecken will, die Buchhaltung inhaltlich aber trotzdem in eigener Hand behalten will, für den kann die Investition in Buchhaltungssoftware ein guter Kompromiss sein.

Fazit: eine Buchhaltung passend zum Unternehmen

Ob man die Buchhaltung selbst erledigen kann, einen Mitarbeiter einstellen oder sie gar komplett auslagern sollte, hängt also von diversen Faktoren ab:

  • Welche und wie viele buchhalterischen Aufgaben fallen an?
  • Welche Fachkenntnisse werden für die Buchhaltung benötigt?
  • Welche finanziellen Mittel stehen für Buchhaltung zur Verfügung?
  • Wie lässt sich die Buchhaltung zeitlich am effizientesten umsetzen?
  • Wie viel eigene Kontrolle über die Buchhaltung ist gewünscht?

Wenn Sie diese Fragen mit einem realistischen Blick auf Ihr Unternehmen beantworten, können Sie schnell umreißen, welche zeitlichen und finanziellen Investitionen in die Buchhaltung für Sie am günstigsten sind. Doch bedenken Sie: Mit Ihrer Selbstständigkeit beziehungsweise Ihrem Unternehmen verändern sich auch die Ansprüche an die Buchhaltung – weswegen Sie die Frage, welche Art der Buchhaltung die beste ist, regelmäßig neu beurteilen sollten.

Beate Greisel

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