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Digitale Archivierung: Scanner und Vorschriften

Dokumente, Scanner, Archivieren

Immer mehr Unternehmen haben es sich zur Aufgabe gemacht, lang verjährte Archivakten mithilfe der Technik neu anzulegen – digital. Dieser digitale Fortschritt bringt einige wichtige Komponenten, welche beachtet werden sollten. Sicherlich ist die Frage nach dem richtigen Scanner die wichtigste. Allerdings muss auch die Aufbewahrungspflicht eingehalten werden, denn rechtlich gesehen, dürfen nach dem einscannen nicht alle Dokumente vernichtet werden.

Der richtige Scanner für alle

Damit das Einscannen der Dokumente so schnell wie möglich verläuft, darf man ruhig etwas mehr Geld für einen guten Scanner ausgeben. Die neueste Technik schenkt den Anwendern eine Auswahl von drei verschiedenen Lösungen für ein schnelles Einscannen der Dokumente – wer möchte schon jede Seite einzeln einscannen?!

Dokumentenscanner sind für die digitale Archivierung der Akten die smarteste Lösung. Dokumentenstapel von bis zu 100 Seiten, mit einer Schnelligkeit von 80 Seiten pro Minute, werden hiermit im Nu digitalisiert. So können Sie am Tag problemlos bis zu 6.000 Blätter einscannen.

Wer gerade ein Startup gegründet hat sollte sofort mit der Digitalisierung beginnen. Um unnötige Papiermassen zu vermeiden gibt es Kompaktscanner, welche standardmäßig bis zu 20 Seiten einscannen. Hiermit kann man sich vor allem als Startup einiges an Geld sparen, da riesige Aktenberge sicherlich noch ausbleiben, man von Anfang an mit der Digitalisierung beginnt und somit keinen teuren Dokumentenscanner benötigt.

Mobile Scanner sind der Alleskönner für unterwegs. Bei Kundenmeetings erhält man eine Vielzahl an Informationen. Möchte man diese also so schnell wie möglich auch mit den Kollegen teilen und den Scan-Stau umgehen, sorgen mobile Scanner für eine schnelle Abwicklung des Prozesses. Einfach zu den Meetings mitnehmen, das wichtigste einscannen und schon spart man sich kostbare Zeit im Büro.

Rechtliche Vorschriften beim ersetzenden Scannen

Grundsätzlich ist es rechtlich erlaubt, dass Dokumente nach dem einscannen vernichtet werden. Es muss aber sichergestellt sein, dass die Dokumente keinen internen Gebrauch finden oder vertragliche Verpflichtungen zur Aufbewahrung bestehen. Auch die Rechtswirksamkeit des Dokumentes geht dabei nicht verloren. Durch die Unterschrift darauf wird nachgewiesen, dass das Dokument in schriftlicher Form einmal vorlag und somit rechtswirksam unterzeichnet wurde. Mögliche Veränderungen an Dokumenten können mithilfe der revisionssicheren Archivierung nachvollzogen werden. Werden die folgenden Punkte bei der digitalen Archivierung befolgt, so wird auch der Beweiswert der digitalen Dokumente sichergestellt.

  • Die Archivierung hat vollständig und zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erfolgen.
  • Das Dokument muss unverändert archiviert werden.
  • Die Zugriffsrechte müssen strikt geregelt sein.
  • Jede Veränderung muss protokolliert werden.
  • Die Prüfung der Archivierung von Dritten muss ermöglicht werden.

Weiter gilt: Nicht alle Unterlagen dürfen eingescannt werden. Bürgschaftsurkunden und Urkunden, die durch ein Siegel, einen Prägestempel oder anderweitig speziell gesichert sind müssen weiterhin in Papierform vorliegen. Wird trotzdem eine Kopie gemacht, dann nur zum schnelleren Auffinden des Originaldokuments in den Archiven.

Lydia Hagen

2 Kommentare zu “Digitale Archivierung: Scanner und Vorschriften

  1. Ein schöner und informativer Artikel. Ergänzend möchte ich feststellen, dass es sich nicht nur lohnt über einen Dokumentenscanner allein nachzudenken, sondern gleich über ein digitales Archiv mit Volltextsuche. Es ist sehr bequem und schnell, aus den vollständigen Geschäftsunterlagen bei Bedarf das gesuchte Dokument auf den Bildschirm googlen zu können.

  2. Da schließe ich mich dem Vorrender zu 100% an – das ist eine Investition, die sich auf jeden Fall lohnt. Nur dann hat man auch zu 100% was von seinem neuen Digital Office.

    Ansonsten gilt es natürlich ein genaues Auge auf die Rechtsgrundlagen zu werfen, die leider hierzulande immer noch unnötig kompliziert erscheinen in manchen Situationen.

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