Personal

Mit der digitalen Personalakte in die Zukunft

Aktenschränke waren – und sind es wahrscheinlich in vielen verstaubten Büros und Behörden auch immer noch – ein nicht wegzudenkendes Element verwaltungstechnischer Tätigkeiten: Mit all ihren Nachteilen. Pflege, Wartung, Platz, Reproduktionskosten und ein erhöhter Such- und Zeitaufwand sind nur einige erschwerende und ineffiziente Nebenerscheinungen der klassischen Papierakte.

Helfer im Personalbereich

Seit einigen Jahren geht der Trend in den Personalabteilungen daher logischerweise in die Richtung einer digitalen Personalakte. Doch was muss man darunter verstehen? Ganz einfach: Es handelt sich um eine Software zur elektronischen Erstellung, Archivierung und Verwaltung der Personalakten. Darunter können Sie sich vorstellen, dass die routinemäßigen Arbeitsschritte Aufstehen, Akte heraussuchen, Bearbeiten und anschließend die Akte wieder weghängen entfallen. Vielmehr steht ein bequemes, schnelles und vor allem sicheres System zur Verfügung, dass Ihnen mit nur wenigen Klicks die gewünschte Akte liefert und deutlich mehr Zeit für andere Prozesse lässt. Eine digitale Personalakte ermöglicht eine revisionssichere elektronische Ablage gemäß den VOI-Kriterien, die nachvollziehbar, unveränderbar, wiederherstellbar und unzerstörbar ist.

Kleine und mittelständische Unternehmen noch scheu

Obwohl die Vorteile einer digitalen Personalakte für den überwiegenden Teil der Unternehmen klar ersichtlich sind, scheuen dennoch immer noch einige Firmen vor diesem Schritt zurück. Die Argumente beziehen sich dabei auf die Befürchtungen, dass hohe Kosten und eine umständliche Einführung auf die Belegschaft zu kommen. Überwiegend sind es die KMU die hier teilweise noch skeptisch sind.

Expertenratgeber zu Nutzen und Vorzügen

Für skeptische Personaler und Entscheider gibt es jedoch eine kleine Hilfe, um auch die letzten Zweifel zu beheben. Ein zwölfseitiges Whitepaper räumt mit falschen Vorstellungen auf und gibt dem Leser Tipps rund um die richtigen Lösungsanbieter und worauf man achten muss. Der Ratgeber wurde vom Expertenteam des ERP-Software-Hersteller HS – Hamburger Software verfasst und ist als kostenloser Whitepaper Download erhältlich. Der Herausgeber verfügt über mehr als drei Jahrzehnte Erfahrung in der Entwicklung und Betreuung von personalwirtschaftlicher Software.

Ein Kommentar zu “Mit der digitalen Personalakte in die Zukunft

  1. Das Whitepaper geht auf (von HR-Systemen) unabhängige Lösungsanbieter überhaupt nicht ein, was im Herausgeber begründet ist.
    Die digitale Personalakte als reines Abbild der Papierakte zu betrachten ist zu kurz gegriffen, da die Möglichkeiten durch Softwaretechnologien vielfältiger sind. Ein Beispiel ist die Volltextsuche in den Dokumenten, Dashboards, Wiedervorlagefunktionen und Fristenmanagement.
    Der im Artikel dargelegte Nutzen ist unumstritten. Betrachtet man die Digitale Personalakte jedoch nicht nur als sichere Ablage von Belegen (aus dem HRM-System), sondern als Ausgangspunkt und Endpunkt aller dokumentbasierten Personalprozesse, wird rasch klar, dass auch andere Funktionen (neben Archiv und Suche) gefordert sind. Beispiele sind: Flexible Workflow-Funktionen, Vorlagenmanagement, die einfache Handhabung dieser Disziplinen sowie die Integrationsmöglichkeit in Management- und Mitarbeiterportale und die Unterstützung der wachsenden Mobilitätsanforderungen – sicherer Zugriff überall und jederzeit, von allen Geräten.

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